Responsable de : La logistique et la gestion de la chaîne d’approvisionnement du Burkina Faso. Missions visant à assurer les opérations efficaces du département, y compris les achats, la flotte, le stock d’actifs et d’équipements, la gestion des entrepôts et de la base, l’archivage et le reporting.
Localisation : Ouagadougou, avec visites de terrain dans les zones d’intervention au Burkina Faso (selon conditions de sécurité)
Date limite : 27/12/2024
Date de début : dès que possible
Lieu d’affectation familial : NON
R&R : OUI
Contexte de travail :
WeWorld aide les gens à surmonter les situations d’urgence et s’efforce de garantir que chacun puisse avoir une vie décente et digne ainsi que des opportunités et un avenir meilleur. WeWorld est une organisation italienne indépendante qui travaille depuis 50 ans dans la coopération internationale et l’aide humanitaire. WeWorld a débuté ses activités au Burkina Faso en 1985. Après une interruption, elle a repris ses activités en 2012 en se concentrant sur la promotion de l’autonomisation des femmes et le soutien aux groupes vulnérables pour fournir des secours d’urgence aux plus vulnérables, soutenir les populations déplacées et renforcer la résilience des populations. populations locales. Les secteurs d’intervention s’étendent de la sécurité alimentaire et de la nutrition à la protection et au développement local. WeWorld travaille actuellement dans les provinces du Soum, Oudalam et Kadiogo avec des bureaux à Ouagadougou, Djibo et Gorom Gorom.
Objectif du rôle
WeWorld recrute un Coordonnateur Logistique et Approvisionnement basé à Ouagadougou. Elle/Il travaille sous la supervision directe du Représentant Pays et sous la direction technique du Spécialiste Régional des Achats et du Conseiller Logistique Mondial. Elle/Il gère l’équipe logistique au Burkina Faso et travaille en coordination avec les équipes financières pays, les chefs de programme et les représentants pays.
Principales tâches et responsabilités
Responsabilités générales
- Assurer le strict respect des procédures et directives d’approvisionnement de WeWorld et des donateurs.
- Examiner et adapter les SOP de la logistique de la mission et des achats au contexte local.
- Améliorer la capacité de l’équipe logistique grâce à la formation, à la planification et aux suivis
- Former le responsable logistique pour assurer une autonomie dans la gestion du département après le départ du coordinateur
- Facilitez un flux efficace d’informations logistiques via des réunions, des rapports et des systèmes de suivi
- Favoriser la collaboration entre les équipes de programme, financières et logistiques pour une planification efficace
- Coordonner et gérer les opérations logistiques et supply chain. Cela comprend l’élaboration d’un organigramme logistique complet (RACI), la supervision de la gestion des équipes, la création et le maintien des calendriers, l’évaluation de la capacité logistique, la détermination des exigences de dimensionnement et la préparation des budgets. Les responsabilités comprennent également l’organisation des réunions de coordination au sein de l’équipe logistique et la promotion de la collaboration avec les autres départements (programme, finances, etc.)
- Collaborer avec le cluster logistique, les agences partenaires et le gouvernement pour tirer parti des opportunités de services communs
Gestion des achats
- Superviser et soutenir la mise en œuvre des procédures d’approvisionnement, en garantissant l’alignement avec le manuel d’approvisionnement mondial de WeWorld et les directives des donateurs, de la planification à l’achèvement.
- Gérer les processus d’approvisionnement de grande valeur et garantir que les contrats complexes sont efficacement suivis tout au long du cycle du projet.
- Assurer un archivage approprié des documents de passation des marchés pour se conformer aux audits et aux examens
- Prévoir les besoins d’approvisionnement à venir et les aligner sur les délais du projet
- Établir et standardiser les processus logistiques en coordination avec les services d’approvisionnement, de flotte, d’actifs, d’entrepôt et informatique et en conformité avec les manuels mondiaux de WeWorld
- Former le personnel aux procédures et outils Achats
Gestion de flotte
- Supervise l’optimisation de la performance de la flotte
- Assure le respect des procédures standard de gestion des véhicules
- Supervise le suivi global des véhicules de mission et des rapports associés, y compris les contrôles de consommation et la planification de la maintenance.
- Effectue des contrôles ponctuels périodiques
- Former le personnel aux normes et outils de gestion de flotte
Gestion des actifs/équipements
- Assure le respect des procédures standards et supervise la mise en œuvre des contrôles et vérifications spécifiques
- Gérer et suivre efficacement l’équipement de mission, y compris la maintenance de la base de données de gestion des actifs/équipements, les processus de codage, de distribution et de transfert.
- Effectue des inventaires réguliers et intègre les résultats dans la stratégie d’approvisionnement de la mission
- Former le personnel aux normes et outils de gestion d’actifs
Gestion des stocks, des entrepôts et des bases
- Superviser et aider l’équipe logistique à maintenir des fournitures et des équipements adéquats pour le bureau, en veillant à ce que tous les articles soient bien entretenus.
- Fournit des conseils et des orientations sur les questions de gestion d’entrepôt et organise des sessions de formation sur le terrain pour la gestion d’entrepôt.
- Former le personnel à la gestion du transport et du stockage : bonnes pratiques en matière de transport et de stockage, notamment :
- Opérations quotidiennes de l’entrepôt
- Coordination du programme
- Demandes de stock, fiches de stock, lettres de transport, GRN (Goods Receiver Notes)
- Inventaires des stocks et rapprochement
Rapports
- Évalue la qualité des rapports logistiques intra et interdépartementaux en termes d’exactitude, de rapidité et d’efficacité, en aidant le coordinateur logistique à établir une structure de reporting efficace.
- Supervise la création et la mise à jour du plan d’approvisionnement
- Saisir les données de passation des marchés pour les rapports de passation des marchés intermédiaires et finaux conformément aux exigences des donateurs.
Gestion de la sécurité
- Collabore avec le représentant du pays et le point focal de la sûreté et de la sécurité pour contribuer à l’exécution des directives, des SOP et des plans de sûreté et de sécurité.
- Aide à garantir la préparation aux plans d’évacuation et d’urgence, y compris la vérification des kits d’urgence et des trousses de premiers secours.
- Participe activement aux réunions de coordination logistique et sécurité, ainsi qu’aux sessions de partage d’informations
Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du rôle peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires.
Spécifications du poste
EXIGENCES ESSENTIELLES
Qualifications et connaissances
- Master ou équivalent en Logistique / Achats / Ingénierie / Administration des Entreprises
- Compréhension approfondie du contexte sahélien
- La maîtrise du français est essentielle
- Bon niveau en anglais (B2/C1)
Expérience professionnelle
- Au moins 3 ans en logistique humanitaire dont 2 ans dans des postes similaires dans un contexte comparable
- Vaste expérience en gestion et procédures de logistique et/ou de sécurité
- Expérience en planification stratégique avec de solides compétences analytiques
- Expérience de représentation auprès des institutions et participation à des réunions de coordination
Compétences et capacités
- Compétences en leadership, en planification, en organisation et en travail d’équipe
- Attitude proactive et dynamique
- Capacité à s’adapter et à travailler sous contrainte, sous pression et dans des contextes complexes et multiculturels
- Compétences relationnelles et approche interculturelle
- Bonnes capacités d’écoute et de communication
- Bonnes compétences en négociation et en résolution de conflits
- Fort engagement envers la mission de WeWorld, réel intérêt pour les sujets de développement de la coopération internationale
- Fait preuve d’intégrité en ce qui concerne les valeurs et les normes éthiques des ONG
- Fait preuve d’une sensibilité et d’une capacité d’adaptation liées à la culture, au sexe, à la religion, à la nationalité et à l’âge.
- Traite tout le monde équitablement, sans favoritisme
EXIGENCES SOUHAITÉES
- Une expérience dans des contrats importants serait considérée comme un atout
- Expériences professionnelles antérieures en Afrique subsaharienne
- Expérience en gestion à distance
- Bon niveau en italien
Ce que nous proposons
Type de contrat : un contrat de collaboration de 4 (quatre) mois
Conditions économiques : à définir selon la politique de rémunération des expatriés de WeWorld : Salaire de base (ancienneté/fonction occupée) + Cotisations (rôle complexe ; difficultés et logement en fonction du lieu de travail)
Congé annuel : 2,5 jours/mois (jours ouvrés)
R&R : 5 jours toutes les 12 semaines – L’indemnité journalière couvre les frais de nourriture et d’hébergement
Billet d’avion : un vol aller-retour
Assurance maladie : couverte
Postulez ici
Le processus de recrutement peut être clôturé plus tôt si un candidat approprié est trouvé. En raison du grand nombre de candidatures, nous nous excusons par avance et ne répondrons qu’aux profils jugés adaptés au poste.
