CARE est un leader mondial de l’aide humanitaire et du développement au sein d’un mouvement mondial voué à l’élimination de la pauvreté.
Description
Le but du coordinateur de flotte est de soutenir le gestionnaire de flotte en assurant une gestion efficace et efficiente de la flotte du sous-bureau de Tamale. Cela comprend les véhicules et motos gérés depuis le sous-bureau et les véhicules affectés aux partenaires de mise en œuvre. Le poste est requis pour analyser la demande globale en cours en matière de flotte de tous les projets et pour assurer le déploiement efficace et efficient des véhicules possédés et loués.
Il / elle soutiendra la planification de la maintenance régulière de la flotte du sous-bureau de Tamale pour l’efficacité opérationnelle. Le titulaire du poste doit également veiller à ce que toutes les activités de gestion de la flotte soient menées conformément aux lois, politiques et procédures de CARE et du pays afin de promouvoir une exploitation sûre, rentable et appropriée de la flotte.
Le responsable des opérations du sous-bureau relèvera directement du responsable des opérations du sous-bureau.
RESPONSABILITÉS CLÉS DU RÔLE
Services de transport
Coordonne la planification hebdomadaire des besoins de transport pour tous les projets à Tamale (comprend les services de transport au sein de Tamale et pour les visites sur le terrain en dehors de Tamale vers les zones opérationnelles de CARE).
Facilite le lien entre les demandes et l’équipe d’approvisionnement lorsque la flotte interne n’est pas en mesure de répondre aux demandes et tient un journal des services rendus.
Coordonne l’affectation des chauffeurs à l’intérieur et à l’extérieur de Tamale conformément à la politique de transport de CARE, garantissant la sécurité des voyageurs.
Surveille la bonne utilisation du journal de bord du véhicule dans le sous-bureau et prend les mesures correctives nécessaires.
Faciliter l’utilisation du questionnaire de satisfaction client, participer à la fourniture de feedback aux chauffeurs après chaque déplacement et identifier les améliorations des processus liés à la gestion de la flotte.
Entretien des véhicules
Participe à la planification et à la mise en œuvre subséquente de l’entretien préventif des véhicules et voit à ce que tous les véhicules, motos et génératrices soient entretenus selon l’horaire.
Prépare les exigences de réparation et de maintenance et prend en charge le suivi des progrès avec les fournisseurs pour garantir la qualité et la fourniture de services en temps opportun.
Effectuer un suivi avec l’unité des achats et des finances pour s’assurer que les demandes d’achat sont formulées et que les règlements sont effectués conformément au travail réellement effectué.
Contrôle et vérifie l’exactitude de la réparation des véhicules effectuée par les garages et le confirme à la cellule d’approvisionnement.
Assure une utilisation et un réapprovisionnement appropriés en carburant, huile, lubrifiants et autres fournitures.
Participe aux tendances et analyses connexes requises pour les coûts opérationnels de la flotte de CARE et conseille des moyens de minimiser les coûts d’exploitation sur la base de ces études.
Plans d’assurance et d’inspection
et assure une couverture d’assurance en temps opportun et une inspection annuelle de tous les véhicules, motos et machines CARE.
Prépare les rapports d’accident en temps opportun pour les compagnies d’assurance et soumet régulièrement des rapports d’incidence.
S’assure que toutes les formalités sont remplies par les donateurs et par la Driver and Vehicle Licensing Authority (DVLA) pour obtenir de nouvelles plaques pour les véhicules et les motos.
Gestion et supervision du personnel
Aide au recrutement des chauffeurs.
Coordonne et consolide les plans de vacances annuels des unités afin que les opérations quotidiennes ne soient pas perturbées en raison d’une mauvaise utilisation des vacances.
S’assure que l’évaluation des performances est effectuée en temps opportun et soumise aux RH.
Crée un environnement de travail collaboratif et propice pour les membres de l’équipe dans le but de renforcer le travail d’équipe et la satisfaction au travail.
Veiller à ce que les conducteurs reçoivent en permanence des orientations sur les politiques et procédures requises du bureau de pays et la loi du pays, ainsi que la tenue de registres de reconnaissance écrite de celles-ci par les conducteurs.
Évalue périodiquement les besoins de soutien technique des fonctions liées à la gestion de la flotte dans le sous-bureau.
Rapports
Consolide tous les rapports mensuels sur l’état des véhicules du sous-bureau pour un examen en temps opportun par le gestionnaire de flotte.
Fournit une analyse régulière des informations du journal de bord pour chaque véhicule.
Veiller à documenter les coûts de carburant, de pneus, d’assurance, d’entretien/réparation et autres coûts d’exploitation du véhicule pour chaque véhicule, moto ou machinerie afin que l’historique/les dossiers automobiles du véhicule soient entièrement conservés en temps opportun.
Surveille les coûts liés au transport pour garantir que les dépenses sont conformes aux budgets approuvés.
Autres
Assiste le gestionnaire de flotte dans la préparation du budget annuel et la gestion ultérieure.
Effectue d’autres tâches assignées par le gestionnaire de flotte et le responsable des opérations du sous-bureau.
Compétences requises
Connaissances
Compétences informatiques de base et expérience de l’utilisation d’applications de gestion de véhicules et d’autres systèmes de gestion de flotte externalisés.
Compétences
Compétences démontrées en conduite hors route
Compétences avérées en coordination et en planification
Compétences analytiques et en résolution de problèmes
Expérience
Au moins trois (3) années d’expérience en gestion de flotte.
Éducation
Diplôme en mécanique automobile, génie mécanique et gestion des transports.
Comment postuler
Soumettez votre CV et une lettre de motivation par e-mail à [email protected]
Incluez le titre du poste de l’opportunité dans la ligne d’objet.
La date limite de soumission est le mercredi 6 décembre 2023.
Les candidatures seront examinées et présélectionnées sur une base continue et seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour des entretiens.
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