COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d’un futur dans lequel soient garantis pour tous des bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d’urgence dans 50 pays, employant plus de 30.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 millions de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l’Europe de l’Est, COOPI favorise l’accès à l’eau et le droit à la santé et à l’instruction des communautés les plus pauvres.
COOPI est présent au Niger depuis 2012 avec un bureau de coordination à Niamey, et de bases terrain à Diffa, Agadez, Tillabéry, Maradi et Tahoua. COOPI intervient dans les secteurs de la santé, santé mentale et soutien psychosocial (SMSPS), éducation, protection et nutrition/sécurité alimentaire. Les principaux bailleurs de fonds sont ECHO, la Coopération Suisse, la Coopération Italienne (AICS), OFDA et les agences des nations unies (UNHCR, UNICEF).
I.RESPONSABILITES
A / RECRUTEMENT
a1/ Elaborer les offres de poste en collaboration avec les responsables d’équipes concernés et soumettre l’ensemble à l’Administrateur Base.
a2/Après validation, envoyer la demande de recrutement à la coordination et préparer les grilles d’émargement pour le dépôt des dossiers.
a3/ Participer le cas échéant au dépouillement des dossiers de candidature et entretiens de sélection.
a4/ Participer le cas échéant à la rédaction des grilles d’entretien, des tests de sélection et à la rédaction du PV de sélection.
a5/ Appeler, sur demande du l’Administrateur Base ou du CDB, les candidats sélectionnés aux différentes étapes du processus de recrutement.
a6/ S’assurer en collaboration avec l’Administrateur Base que les processus de recrutement soit traçables et transparents.
a7/ Classer les documents selon les procédures COOPI et transmettre à la Coordination.
a8/ En cas de recrutement sur les autres bases, s’assurer de l’affichage de l’offre sur toutes les sous-bases de la zone, collecter les candidatures reçues et transmettre à la base concernée.
B/ ACCUEIL DES NOUVEAUX ARRIVANTS ET SUIVI DES DOSSIERS DU PERSONNEL
b1/ Elaborer, mettre à jour, remplir et imprimer les documents liés à la prise de poste et les soumettre à l’Administrateur Base.
- Profils de poste à chaque recrutement en collaboration avec le responsable d’équipe concerné
- Contrat de travail
- Badge (en collaboration avec le Gestionnaire de Base de Donnée)
b2/ Diffuser la lettre ou l’email de constitution du dossier administratif avant la date prévue de commencement du contrat.
b3/ Participer à l’accueil du nouveau personnel, organiser son planning de briefing et assurer le briefing administratif avec une présentation du kit d’accueil, des procédures admin, du contrat, du RI, de la charte COOPI et du code de conduite.
b4/ Assurer la constitution du dossier administratif individuel des nouveaux arrivants : Immatriculation auprès de la CNSS, et collecte des documents demandés dans la fiche de constitution de dossier administratif.
b5/ Collecter et transmettre à la coordination les dossiers de remboursement des frais médicaux.
b6/ S’assurer que le dossier de chaque employé est complet, conformément aux règles de la mission COOPI et au respect de la législation nationale du travail.
b7/ Recevoir, faire signer et transmettre les contrats de travail, les bulletins de paie et autres documents du terrain vers la coordination, à la demande de l’administration financière et RH,
C/ SUIVI DES PRÉSENCES ET CONGÉS
c1/ S’assurer que la fiche de présence est tenue à jour chaque semaine dans le bureau admin.
c2/ Mise à jour du fichier du planning des congés et des jours de récupération.
c3/ A partir des fiches de présence collectées, effectuer le pointage de chaque employé dans la base de données RH.
c4/ S’assurer que la planification des congés soit faite semestriellement afin que l’ensemble du personnel ait pris ses congés et jours de récupérations avant le 31 décembre ou la date de fin du contrat de travail si elle tombe avant.
c5/ Effectuer des contrôles inopinés du cahier de présence tenu par les gardiens à l’entrée de la base : contrôle de l’heure d’arrivée et de départ, du respect des horaires de travail, et de la cohérence des heures d’arrivée inscrites sur le cahier avec l’heure effective d’arrivée.
D/ CONTRAT ET PRÉPARATION DE LA PAIE
d1/ Préparer les contrats des nouveaux employés, les renouvèlements et avenants de contrats. Après validation de l’Administrateur Base, envoi à la Coordination pour contrôle et signature.
d2 / Contrôler les dates de fin de contrat et anticiper les renouvellements, en envoyant des demandes de confirmation aux supérieurs hiérarchiques.
d3/ Compléter la BDD RH avec toutes les informations liées aux nouveaux employés, aux absences, congés, heures supplémentaires, changement de situation…. Afin de préparer la paie, envoie à l’Administrateur Base pour validation.
d4/, Imprimer les bulletins de paie pour signature par le Responsable de Base et diffusion aux employés.
d5/ Préparer les contrats des prestataires (gardiens, chauffeurs…) et transmission à l’Administrateur base pour paiement après signature par le Responsable de base.
E/ COMMUNICATION LIEE AUX RESSOURCES HUMAINES
En interne
e1 / Participer le cas échéant aux réunions d’information générale sur la gestion du personnel si nécessaire.
e2/ S’assurer que toute information administrative relative au personnel est correctement relayée aux intéressés (contrat, congé, règlement intérieur, paiement salaire, etc.).
e3/ Informer les DP de la planification de la réunion mensuelle avec l’Administration, participer à cette réunion et rédiger des comptes rendus.
En externe
e4/ Être avec l’Administrateur Base, l’un(e) des principaux (pales) interlocuteurs (trices) de COOPI avec la CNSS et l’inspection du travail : immatriculation, accident de travail, congés maternité, allocations familiales.
F/TACHES ADMINISTRATIVES
f1/ Mise à jour mensuelle de la liste de contact de la base.
f2/ Réaliser le classement et l’archivage des documents RH suivant les procédures COOPI.
f3/ Sur demande du l’Administrateur Base, préparer la rédaction de courriers administratif.
G/FINANCE
g1/ Gestion de la trésorerie (banque, Coffre, caisse) ;
g2/ Check mensuel de la trésorerie ;
g3/ Archivage électronique et physique des pièces comptables.
Cette liste des tâches est non-exhaustive et peut être adapatée au besoin des activités sur demande du superviseur direct.
II.PREREQUIS
- Être de nationalité Nigérienne ;
- Avoir un diplôme de BAC+3 en Gestion des ressources humaines ; gestion ou en administration générale ;
- Avoir minimum une expérience de 2 ans dans le domaine des ressources humaines ou administration
- Avoir une expérience professionnelle dans les ONG serait un atout ;
- Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/ Word), Internet et autres logiciels RH ;
- Excellente connaissance du français écrit et parlé
III. APTITUDES ET QUALITES RECHERCHEES
- Autonomie et bonne volonté ;
- Appréciation du travail en équipe ;
- Capacité à porter un regard critique sur son travail et les activités de son équipe et à proposer des améliorations pertinentes à sa hiérarchie ;
- Très bonne capacité d’adaptation et bon esprit relationnel avec le milieu de travail ;
- Capacité de répondre à des priorités changeantes.
- Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
- Capacité d’effectuer plusieurs tâches au même moment
- Capacité de respect des deadlines
- Excellentes aptitudes de communication, verbalement et par écrit
- Connaissance des règles et règlements des donateurs
- Être disposé à travailler dans des situations de stress et à faire face à l’imprévu ;
COMMENT POSTULER
Le dossier de candidature composé du CV et de la carte ANPE doivent être envoyés par mail en mentionnant en objet l’intitulé du poste pour lequel vous postuler au plus tard le 18/10/2022 à l’adresse suivante: [email protected]
