COOPI – Cooperazione Internazionale est une organisation humanitaire italienne fondée par le père Vincenzo Barbieri en 1965. Au cours des 55 dernières années, COOPI a pour objectif de briser le cycle de la pauvreté et de soutenir les populations touchées par les guerres, les crises socio-économiques ou les catastrophes afin d’encourager résilience et développement durable.
POSTE 1 : Chargé(e) de Mise en œuvre
I.DESCRIPTIF DU POSTE
Le Chargé(e) de Mise en œuvre est responsable du bon déroulement, opérationnel et financier du projet et assure la réalisation des activités et résultats du projet, ainsi que à l’atteinte des indicateurs du projet. Il coordonne l’équipe de projet et assure le respect des procédures internes de COOPI transversales aux différents départements.
Liens direct et hiérarchique : Chargé de Programme – Cheffe de Mission.
Liens fonctionnels :
- Le personnel attaché aux autres départements de COOPI (Programmes, Opérations, RH, Logistique, Audit, Administration, IT/DB etc).
- Le personnel de support installé dans la base d’intervention (région d’Agadez) ;
- Le personnel des Directions Régionales impliquées dans le projet.
- Les leaders communautaires dans la zone d’intervention.
- Les représentants du bailleur du projet ;
- Le personnel des ONG nationales et internationales partenaires et tout autre acteur impliqué dans la réponse humanitaire ;
- Les leaders politiques, religieux et associatifs dans les communautés cible ;
- Tout partenaire d’exécution supplémentaire, gouvernementale et non gouvernementale.
Sous la supervision de la Chargée des Programmes et Chargé des Operations, et en collaborant activement avec les coordinateurs sectoriels, les responsables des services de la coordination (Meal, Administration et Logistique, Audit, Ressources Humaines, Administration, IT/DB), le/la Chargé(e) de Mise en œuvre devra dans le respect des procédures de COOPI :
A / PLAN ORGANISATIONNEL
- Développer et maintenir des relations fortes avec les partenaires et collaborateurs de l’opération aux niveaux organisationnel et institutionnel ;
- Faciliter la communication entre les équipes du projet à travers les réunions, les contacts réguliers et l’utilisation des outils de communication ;
- Superviser la planification, la structure, l’évaluation et la production des comptes rendus des réunions du projet ;
- Stimuler une dynamique sectorielle pour l’analyse, l’étude des questions sectorielles et transversales, la concertation et le partage d’expériences.
- Réaliser une cartographie des acteurs locaux et maintenir les liens avec les principaux partenaires locaux, surtout les acteurs Etatiques pour une meilleure coordination/planification.
- Effectuer des déplacements sur le terrain pour le suivi des activités du projet.
- Collaborer activement avec les entités nationales et étatiques, dans le respect des procédures de COOPI.
B/ GESTION LOGISTIQUE
- Jouer un rôle central dans la planification, la coordination des activités, outre que de la supervision et de l’évaluation continue du projet ;
- Gérer les procédures internes pour l’équipe du projet (ex. classement des dossiers, besoins d’IT, reportage interne) ;
- Appuyer les équipes du projet pour qu’elles se conforment aux règles et principes organisationnels, comme par exemple, la politique de formation, publication des modules de formation, présentation au niveau institutionnel, les lignes directrices des éthiques ;
- Elaborer un plan d’achats en consultation avec le coordinateur logistique pays ; ceci dans le respect des procédures du bailleur de fonds et de COOPI ;
- Assurer l’exécution des contrats avec les fournisseurs et prestataires de services ;
- Garantir la supervision des données logistiques (consommation, stocks, distributions) et l’analyse de celle-ci y compris la gestion du stock des médicaments et produits pharmaceutiques ;
- Assurer le bon fonctionnement du système de communication en ce qui concerne également le plan de la sécurité pour lequel il est responsable de l’application.
- Suivre les donations de produits offerts aux structures appuyées et faire l’archivage des certificats de donation.
C/ GESTION FINANCIER
- Elaborer une programmation financière pour l’exécution du budget en utilisant les outils prévus ;
- Veiller à ce que les budgets soient utilisées de manière transparente, efficiente, en conformité avec les politiques de l’organisation et les exigences du bailleur de fonds;
- Suivi de la planification budgétaire, les dépenses du projet avec l’administrateur de la base et l’administration pays ;
- Contribuer à la rédaction de rapports financiers en garantissant le respect des échéances avec la coordination pays, les bailleurs de fonds et des partenaires ;
- Représenter la Cheffe de Mission / Responsable des Programmes aux réunions et ateliers du projet lorsque cela s’avère nécessaire.
- Garantir l’envoi mensuel des documents administratifs, logistiques et financiers aux responsables de la Coordination et communication du prévisionnel mensuel des besoins en trésorerie.
D/ GESTION ADMINISTRATIF
- Participer à la mise en place du Règlement pour la gestion du personnel local / Règlement pays COOPI Niger avec l’administration ;
- Participer aux recrutements du personnel du projet, la question des contrats et la gestion ordinaire (congés, absences, des propositions de sanction, etc.) ;
- Superviser les mouvements du personnel sous sa supervision dans le respect des formalités administratives et les règles de sécurité ;
- Définir les besoins de formation ou de renforcement de capacité du personnel et toutes autres tâches nécessaires à la mise en œuvre correcte et en temps opportun du projet, identifié d’un commun accord.
- Faire l’évaluation de tous les agents et assurer la mise à jour des fiches de poste .
E/ PLANIFICATION ET RAPPORTAGE
- Faire la rédaction des différents TDRs des missions et d’activité et ainsi que le rapport du projet et des activités soumis par l’équipe terrain.
- Remplir les outil MEAL de COOPI et garantir la mise en place des systèmes de suivi et d’évaluation pour mesurer l’impact des interventions.
- Rédiger les rapports mensuels et ceux demandés par les bailleurs.
- Garantir la collecte de données relative aux activités du projet.
III.PREREQUIS
- Être de nationalité Nigérienne ;
- Avoir BAC+5 en Gestion des Projets de Développement ou Humanitaires ;
- Expérience en gestion de projets d’au moins 3 ans dans une ONG Internationale ou nationale ;
- Avoir une bonne connaissance des activités d’assistance humanitaire aux PDIs et aux personnes vulnérables ;
- Une expérience dans la gestion des projets de protection et santé mentale serait un atout
- Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/Word), Internet et autres logiciels ;
- Capacité de travailler dans un contexte instable, de gérer le stress à faire face à l’imprévu ;
- Expérience antérieure avec COOPI et connaissances de ses procédures est un atout ;
- Excellentes aptitudes de communication, verbalement et par écrit ;
- Très bonne maitrise du français et aptitudes à travailler en anglais .
IV. APTITUDES ET QUALITES RECHERCHEES
- Autonomie et bonne volonté ;
- Expérience en rapportage, rédaction et développement de projets ;
- Connaissance des outils de gestion de projet humanitaire et/ou de développement (cycle de projet, cadre logique, plan de monitoring, etc.), gestion budgétaire ;
- Capacité à gérer une équipe ;
- Capacité d’analyse, de proposition et de prise de décision pour garantir la qualité des interventions ;
- Avoir une forte capacité organisationnelle et habilité à prendre des décisions de façon indépendante ;
- La connaissance du milieu des ONG représente un atout ;
- Bonne moralité, motivé(e) et volontaire.
- Très bonnes qualités relationnelles .
IV. DEPOTS DES DOSSIERS
Le dossier de candidature devra contenir :
- Un CV détaillé avec les références d’au moins trois personnes à contacter pour la vérification des expériences antérieures ;
- Une copie légalisée du diplôme ;
- Une lettre de motivation datée et signée adressée à la Cheffe de Mission de COOPI Niger ;
- Carte ANPE.
Le dossier de candidature est à envoyer exclusivement par mail avec en objet la mention « Chargé de Mise en Œuvre » au plus tard le 08/03/2024 à l’adresse suivante : [email protected]
POSTE 2 : Assistant(e) au Chargé de Mise en œuvre
I.DESCRIPTIF DU POSTE
L’Assistant(e) au Chargé de Mise en œuvre veille à la réalisation opérationnelle des consignes données par son supérieur avec le but d’accomplir les activités et résultats du projet en respectant l’approche de mise en œuvre de COOPI.
Liens direct et hiérarchique : Chargée de Programme – Chargé de Mise en Œuvre.
Liens fonctionnels :
De par sa fonction, l’Assistant(e) au Chargé de Mise en œuvre est amené à collaborer avec :
– son superviseur direct (Chargé de Mise en Œuvre) et le personnel technique du projet ;
– le personnel attaché aux autres départements de COOPI (Programmes, Opérations, RH, Logistique, Audit, IT/DB, MEAL etc.) ;
– Le personnel des Directions Régionales impliqués dans le projet ;
– Les leaders communautaires dans la zone d’intervention ;
- Le personnel des ONG nationales et internationales partenaires et tout autre acteur impliqué dans la réponse humanitaire ;
- Les leaders politiques, religieux et associatifs dans les communautés cible.
Sous la supervision directe du Chargé de mise en œuvre et en collaborant activement avec les coordinateurs sectoriels, les responsables des services de la coordination (Operations, Programmes, Meal, Administration et Logistique, Audit, Administration), le (la) Titulaire du poste sera basé(e) à Agadez, avec des déplacements réguliers sur le terrain et au besoin sur Niamey pour les besoins de suivi des activités il (elle) aura pour missions principales de :
A / PLAN ORGANISATIONNEL
- Assister le Chargé de Mise en œuvre dans le développement et le maintien de relations solides avec les partenaires et collaborateurs de l’opération aux niveaux organisationnel et institutionnel ;
- Faciliter la communication entre les équipes du projet par le biais de réunions, de contacts réguliers et de l’utilisation des outils de communication ;
- Aider dans la planification et la production des comptes rendus des réunions du projet ;
- Contribuer à stimuler une dynamique sectorielle pour l’analyse, l’étude des questions sectorielles et transversales, la concertation et le partage d’expériences ;
- Assister dans la réalisation d’une cartographie des acteurs locaux et dans le maintien des liens avec les principaux partenaires locaux, en particulier les acteurs étatiques pour une meilleure coordination/planification ;
- Participer aux déplacements sur le terrain pour le suivi des activités du projet ;
- Collaborer avec les entités nationales et étatiques, dans le respect des procédures de COOPI.
B/ Gestion Logistique :
- Participer à la planification et à la coordination des activités, ainsi qu’à la supervision et à l’évaluation continue du projet ;
- Aider à gérer les procédures internes pour l’équipe du projet (ex. classement des dossiers, besoins d’IT, reporting interne) ;
- A la demande du chargé de mise en œuvre contribuer à l’élaboration d’un plan d’achats en consultation avec le coordinateur logistique pays ; ceci dans le respect des procédures du bailleur de fonds et de COOPI ;
- Participer à l’exécution des contrats avec les fournisseurs et prestataires de services ;
- Contribuer à la supervision des données logistiques (consommation, stocks, distributions) et à l’analyse de celles-ci, y compris la gestion du stock des médicaments et produits pharmaceutiques ;
- Aider au bon fonctionnement du système de communication en ce qui concerne également le plan de la sécurité pour lequel il est responsable de l’application.
- Participer au suivi des donations de produits offerts aux structures appuyées et à l’archivage des certificats de donation.
C/Gestion Financière :
- Assister le chargé de mise en œuvre dans l’élaboration d’une programmation financière pour l’exécution du budget en utilisant les outils prévus ;
- Participer au suivi de la planification budgétaire et des dépenses du projet avec le chargé de mise en œuvre, l’administrateur du projet et l’administration pays ;
- Aider à la rédaction de rapports financiers en garantissant le respect des échéances avec la coordination pays, les bailleurs de fonds et des partenaires ;
- Représenter le chargé de mise en œuvre aux réunions et ateliers du projet lorsque cela s’avère nécessaire.
D/ Gestion Administrative :
- Assister le chargé de mise en œuvre dans la supervision du personnel du projet;
- Remonter au chargé de mise en œuvre toute difficulté concernant la gestion du staff.
E/ PLANIFICATION ET RAPPORTAGE
- Aider à la rédaction des différents TDRs des missions et d’activité et ainsi que le rapport du projet et les rapports d’activités soumis par l’équipe terrain.
- Aider à la rédaction des rapports mensuels et ceux demandés par les bailleurs.
III.PREREQUIS
- Être de nationalité Nigérienne.
- Avoir au moins BAC+3 en Sociologie ou en Communication ;
- Une expérience préalable d’au moins 3 ans dans le domaine de la gestion de projets de protection et santé mentale ou dans la communication pour le développement au sein d’une ONG internationale ou nationale est souhaitable.
- Bonne connaissance des activités d’assistance aux PDIs et aux personnes vulnérables.
- Maîtrise des outils informatiques (Excel/Word, PPT), Internet et autres logiciels.
- Capacité à travailler efficacement dans un contexte instable, à gérer le stress et à faire face à l’imprévu.
- Excellentes aptitudes de communication, à l’oral et à l’écrit.
- Maîtrise du français requise, compétences en anglais appréciées.
IV. APTITUDES ET QUALITES RECHERCHEES
- Capacité à travailler de manière autonome avec une bonne volonté et une grande motivation.
- Expérience en rédaction, rapportage et développement de projets.
- Connaissance des outils de gestion de projet humanitaire et/ou de développement (cycle de projet, cadre logique, plan de suivi, etc.), ainsi que de la gestion budgétaire.
- Capacité démontrée à travailler en équipe et à gérer des relations interpersonnelles de manière efficace.
- Aptitude à analyser, proposer et prendre des décisions pour garantir la qualité des interventions.
- Fortes compétences organisationnelles et capacité à prendre des décisions de manière indépendante.
- La connaissance du milieu des ONG constitue un atout.
- Bonne moralité, motivation et volonté de contribuer à des initiatives humanitaires.
- Excellentes qualités relationnelles et capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
IV. DEPOTS DES DOSSIERS
Le dossier de candidature devra contenir :
- Un CV détaillé avec les références d’au moins trois personnes à contacter pour la vérification des expériences antérieures ;
- Une copie légalisée du diplôme ;
- Une lettre de motivation datée et signée adressée à la Cheffe de Mission de COOPI Niger ;
- Carte ANPE.
Le dossier de candidature est à envoyer exclusivement par mail avec en objet la mention « Assistant Chargé de Mise en Œuvre » au plus tard le 08/03/2024 à l’adresse suivante : [email protected]
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