Fondée en 1965 par Vincenzo Barbieri (le « père » italien du volontariat international), COOPI est basée à Milan et compte 20 bureaux locaux dans le Sud du Monde.
L’ONG Handicap International (HI) recrute pour ces 05 postes (10 Juillet 2023)
POSTE 1 : ASSISTANT(E) LOGISTIQUE
Responsabilité :
Responsabilité N°1 : Coordination 1 Réception et centralisation les achats de biens et services du projet.
2 Elaboration des rapports hebdomadaires à l’attention de la hiérarchie sur les achats et les besoins.
3 S’assurer du respect rigoureux des procédures d’achats telles que décrites dans les procédures de COOPI.
4 Réceptionner et centraliser les commandes des personnels de terrain.
5 Contrôler et soumettre à la hiérarchie pour validation, les demandes d’achats des personnels de terrain.
6 Centraliser et assurer le suivi fournisseurs (contrats, bons de commandes, bons de réception, factures).
7 Superviser les activités du personnel sous sa responsabilité.
Responsabilité N°2 : Achat de biens et service
8 Assurer l’intendance générale de la base (prévisionnel achat de biens et d’équipements).
9 Définir le circuit d’achat local.
10 Coordonner les commandes, négocier et élaborer des contrats avec les fournisseurs locaux sous contrôle du chef de projet.
11 Conduire les études de marchés.
12 L’analyse des cotations et saisies des données dans le système informatisé.
13 Planifier les achats en fonction des besoins en collaboration les projets.
14 Veiller à la bonne réception des commandes et vérifie leurs conformités.
15 Respecter en toute transparence les procédures d’achats de COOPI (demande de devis, réception des cotations, analyse des offres (pics), bon de commande, contrat d’achat, bon de livraison, paiements etc…).
16 Planification des déplacements des véhicules du projet.
17 L’élaboration des documents de transport (liste de colisage, etc.).
18 S’assurer avant chaque déplacement la sécurité de la zone.
Responsabilité N°3 : Gestion des stocks
19 Responsable du magasinier base : contrôle et supervision.
20 Réalise en collaboration avec le magasinier du plan d’aménagement et de rangement du stock.
21 Compilation et contrôle de tous les inventaires des bases.
Responsabilité N°4 : Communications
22 Mettre à disposition les outils de communication aux équipes qui se déplacent sur le terrain.
23 Veiller à la bonne marche des moyens de communication.
24 Régularisation des factures de communication (Internet, Téléphones, Thuraya etc…).
Responsabilité n°5 : Gestion du charroie automobile
25 Gérer professionnellement le parc automobile
26 Organiser la planification journalière des déplacements
27 Organiser et planifier les entretiens et réparations des véhicules
28 Suivi des logbook et consommation des véhicules
29 Suivi et commande des pièces de rechanges
30 Remplissage de carburant et s’assurer d’avoir un stock minimum de carburant
31 S’assurer d’une bonne sécurité qui est respecté autour de la pompe et stock du carburant
32 Entretient et bon fonctionnement des générateurs
Responsabilité n°6 : Gestion logistique aérienne
33 Tâche n°1 : Aider à la gestion des demandes de réservations de vols passagers et des cargos.
Responsabilité N°7 : Disponibilité 34 Être disponible à d’éventuelles déplacements sur les bases avancés.
Profil recherché :
Profils souhaités :
– Etude supérieur ou l’équivalant en expérience en Logistique de terrain.
– Connaissance Technique comme l’électricité, mécanique moto, générateur et voiture, ….
– Bonne compétence sur l’encadrement individuel et/ou associatif.
– Créativité, sens de l’initiative et autonomie dans le travail.
– Disposition à motiver et accompagner les équipes, bon esprit d’équipe.
– Expériences en ONG indispensable, Capacité à travailler dans un contexte politique/sécuritaire instable.
– Capacités de travail sous pression et de façon autonome.
– Bonne connaissance du contexte de la province de l’Ituri.
– Maîtrise du français parlé et écrit. – Maitrise des langues locales est souhaitable.
– Fort sens organisationnel.
– Maitrise de l’outil informatique
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POSTE 2 : UN(E) CHEF(FE) DE PROJET- PROTECTION
RESPONSABILITE : Il assure l’obtention des résultats prévus par le projet
1) Gestion du projet 1.1. Gestion des activités
– Assurer une planification adéquate des activités afin d’en réaliser les objectifs selon le chronogramme établi par le bailleur.
– Assurer l’implication des structures communautaires au niveau des différentes activités et mettre en œuvre une stratégie assurant l’acceptation du projet dans la zone d’intervention.
– Suivre et rédiger la contractualisation des protocoles de partenariats ainsi que leur respect.
– Superviser les équipes et assurer un suivi régulier des activités de chacun tout en faisant remonter tout point bloquant à la coordination. – Planifier et organiser les formations des équipes, partenaires et bénéficiaires du projet.
– Assurer que la prise en charge psychosociale et médicale soit adéquate, régulière et correctement documentée.
– Evaluer les capacités des associations locales existantes et leurs besoins en formation afin d’établir des partenariats avec des structures capables de mettre en œuvre les activités du projet.
– Faire l’analyse de nouveaux besoins du projet afin de réorienter les stratégies d’exécution. 1.2. Suivi et évaluation du projet
– S’assurer que la base de données des bénéficiaires soit constamment mise à jour et que les informations contenues soient véridiques.
– Collaborer avec coordinatrice programme pays et sous sa supervision, être le responsable de la mise en œuvre, du suivi et de l’évaluation de l’impact de projet ;
– Assurer le rapportage immédiat de tout incident de protection sur le projet
– Suivre la gestion des plaintes de manière prompte, adéquate et confidentielle.
1.3. Rapportage
– Rédiger et transmettre les rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels en lien avec les ONGs partenaires et la coordination nationale
– Maintenir une archive organisée et promptement disponible des annexes et autres documents du projet utile.
– Participer de manière ad hoc a la rédaction de nouvelle proposition de projet sous la supervision de la coordinatrice programme.
1.4. Compétences transversales
– Être le garant de la bonne gestion des équipements, fournitures du bureau ;
– Faire respecter le règlement d’ordre intérieur de l’ONG, de code de bonne conduite ainsi que les principes de protection et de confidentialité des bénéficiaires ;
– Evaluer quotidiennement les activités des ONG locales partenaires et garantir leur bon déroulement ainsi que leur adéquation avec les objectifs à atteindre.
– Coordonner et organiser les recrutements et remplacements du staff, changements d’équipes et toutes les questions concernant les ressources humaines impliquées dans le projet
– S’assurer que chaque membre du staff prépare des TdR clairs à chaque mission de terrain assorti d’un rapport écrit une fois celle – ci effectuée ;
– Signaler tous problèmes à la coordination provinciale et nationale des activités de projet :
– Tout manquement grave de la part de staff qui peut bloquer le bon fonctionnement des activités du projet ;
– Toute difficulté dans le cadre de collaboration avec les partenaires sur terrain afin de trouver les solutions.
2) Responsabilités administratives/financières En collaboration avec l’assistant
– administrateur national de son projet et l’admin expatrié référent pour son projet
– Planifier les dépenses à effectuer
– Contrôler la cohérence des dépenses par rapport au budget du projet
– Contrôler régulièrement les dépenses effectuées et superviser la comptabilité et la gestion de caisse et du compte du projet en utilisant les outils de gestion COOPI
– Préparer le plan d’achat du projet
3) Responsabilités logistiques/sécurité
– Superviser et organiser la bonne préparation des ressources matérielles nécessaire à l’exécution du projet
– Assurer la bonne gestion des biens acquis pour le projet
– Contrôler le respect effectif des procédures de sécurité par l’ensemble des membres de l’équipe du projet/de la Base
– Contribuer à l’élaboration / mise-à-jour du plan de sécurité en suivant les indications et les formats fournis par le Chef de mission et le coordinateur logistique
– En lien avec le Chef de mission et le coordinateur logistique, analyser la situation sécuritaire de la zone d’intervention du projet et décider des actions à mettre en œuvre, en appliquant les dispositions du plan de sécurité.
– Transmettre un rapport (au format requis) pour tout incident et prévenir la coordination Kinshasa dans les plus brefs délais 4) Ressources Humaines
– Organiser et documenter (PV, tests écrits, etc…) le recrutement de l’équipe technique du projet, en collaboration avec l’administration et la responsable RH à Kinshasa
– Gérer le staff affecté sur le projet, en suivant les plans de travail de chaque personnel, et en développant un esprit d’équipe ;
– Recadrer (par un entretien individuel avec courrier récapitulatif) tout comportement non respectueux des règlements, politiques et procédures de COOPI – Organiser / animer des réunions hebdomadaires de coordination de l’équipe projet et partager les minutes avec la coordination Pays
– Procéder à l’évaluation périodique du personnel et en référer à la coordination pays.
– S’assurer que le personnel du projet suit les modules de formation (e-learning) et transmette les certificats dans les délais requis par la coordination Kinshasa ou le bailleur
5) Autres taches
– Représenter l’ONG auprès des partenaires nationaux et internationaux
– Assurer la visibilité/représentativité de l’ONG au cours des différentes réunions du secteur et rapporter sa participation sur la Google sheet prévue à cet effet
– Participer au plaidoyer sur les thèmes de Protection.
– Analyser le contexte sanitaire et sécurité, assurer une veille dans tous les domaines de travail de l’ONG et effectuer des recherches sur les thématiques de Protection.
– Contribuer à la rédaction de nouvelles propositions de projet, et à la recherche de nouveaux bailleurs
– Effectuer des missions exploratoires pour le développement des projets Protection
– Contribuer à l’élaboration de la stratégie de chaque projet, à la budgétisation des activités, à évaluer la faisabilité et les risques, etc.
– Réalisation des contacts ordinaires avec les interlocuteurs opérationnels et institutionnels impliqués dans la réalisation du projet ;
– Assurer la représentation de COOPI dans les réunions humanitaires provinciales, si besoin et rapporter sa participation sur la Google sheet prévue à cet effet
– Contrôler / appuyer le travail de l’ONG Nationale partenaire (si prévu dans le projet)
Profil recherché :
Profils souhaités (Formation, Expérience, Compétences, Attitudes) :
Qualités requises :
– Profil de Sociologue, Psychologue, Juriste avec minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans les projets de lutte contre les VSBG et de protection de l’enfant
– Formation en sciences sociales, psychologie, droits humains d’au moins un niveau équivalent à Bac +3 / Bac +5 – Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion de projets, dont 2 ans au minimum comme chef de projet avec la gestion d’un budget supérieur à 300 000 $ / contrat
– Excellente connaissance du cycle du projet ;
– Bonne connaissance du paquet Office (sera testée lors du processus de sélection)
– Excellente maîtrise du français, parlé et écrit – Bonnes capacités rédactionnelles (seront testées lors du processus de sélection)
– Excellente capacité à travailler/vivre sur une base avancée en brousse ;
– Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.
– Excellente capacité organisationnelle, flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail ;
– Excellentes capacités de négociation et communication ; – Excellente capacité de travailler sous pression ;
– Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs, capacité de former les collaborateurs selon les besoins ;
– Travail en contexte d’insécurité.
– La maitrise des procédures du FH, UNICEF, et autres Bailleurs des Fonds est un atout
– Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs, capacité de former les collaborateurs selon les besoins
– Capacité à gérer les risques (PSEA, Sécurité, Fraude & corruption) dans un cadre humanitaire
– Être de Nationalité Congolaise Qualités souhaitées :
– Conduite de la moto (125 cm3) et permis de conduire (moto) en cours de validité
– Formation à la sécurité (e-learning ou présentiel)
– Un bon niveau d’Anglais, lu, écrit et parlé constitue un atout pour certaines opportunités
– Connaissance et expérience dans l’écriture de projets
– Connaissance et expérience dans la méthodologie de suivi et évaluation (MEAL)
– Précédente expérience de travail avec COOPI et connaissance de ses procédures.
