Concern Worldwide est la plus grande agence d’aide et humanitaire d’Irlande. Depuis sa fondation il y a 50 ans, elle a travaillé dans 50 pays.
À propos du rôle : Il s’agit d’un poste de 24 mois basé à Ouagadougou, au Burkina Faso, avec des déplacements réguliers dans notre zone de programme à Koupela, dans la région Centre-Est. Il s’agit d’un poste de grade 5 avec un salaire de 48 648 € à 54 053 € et des avantages sociaux.
Le programme de Concern au Burkina Faso est un programme en pleine croissance qui couvre désormais deux régions – le Centre-Est et la Boucle de Mouhoun. Grâce au financement d’Irish Aid, de BHA et du Fonds régional du Sahel, Concern met en œuvre des programmes dans les domaines de la santé et de la nutrition, de l’eau, de l’assainissement et de l’hygiène alimentaires, de la sécurité alimentaire et des moyens de subsistance et des interventions d’urgence. Vous rendrez compte au directeur de pays (CD) et gérerez le responsable financier ainsi que la supervision technique des autres membres du personnel financier dans le pays, tels que le comptable des programmes et des partenariats, le comptable de terrain et le caissier à Koupela et l’assistant financier à Ouagadougou. Vous assurerez la liaison avec les autres membres de l’équipe de gestion nationale, les détenteurs du budget, le personnel des ressources humaines, de la logistique, de Dublin et des finances régionales, les banques locales, les auditeurs, les partenaires et le personnel financier des donateurs.
Nous aimerions que vous commenciez dès que possible.
Votre raison d’être : En tant que membre de l’équipe de gestion pays de Concern Burkina Faso, le contrôleur financier pays (CFC) est responsable de la gestion efficace de la fonction financière de Concern Burkina Faso. Il s’agira notamment de s’assurer que des contrôles internes sont en place, de gérer l’équipe des finances, de surveiller les finances des partenaires, de former, de gérer la trésorerie, de planifier et de budgétiser les finances et de produire des rapports. Le candidat retenu sera responsable d’assurer une bonne gestion financière et de rendre compte de toutes les subventions reçues par Concern Burkina Faso. Le maintien et la gestion des contrôles et des procédures pour protéger et comptabiliser tous les actifs, fonds et intérêts des opérations de Concern est une partie cruciale du rôle. Le CFC assurera la formation et le perfectionnement du personnel. En tant que membre de l’équipe de gestion de pays, le Comité de gestion de pays participera à toutes les décisions clefs relatives au programme de pays, conformément aux politiques organisationnelles et au plan stratégique de pays.
Vous serez responsable de :
Systèmes et contrôles financiers
- Veiller à ce que les systèmes et les registres de gestion financière des pays soient adéquats afin d’identifier et de protéger les actifs et les intérêts de l’organisation.
- Veiller à ce que les systèmes et procédures en place améliorent, dans la mesure du possible, l’efficience et l’efficacité de l’utilisation des actifs.
- Maintenir et surveiller un système efficace et efficient de contrôles internes (grand livre, livres de caisse, rapprochements de bilan, gestion de trésorerie et bancaire, etc.) qui respectent les directives financières de Concern Worldwide et minimisent le risque de fraude ou de détournement.
- Veiller à ce que les systèmes financiers du programme de pays fonctionnent conformément aux procédures standard de Concern et qu’ils répondent aux exigences de suivi et d’établissement de rapports de l’équipe de gestion de pays et des donateurs
- Veiller à ce que les opérations financières du pays soient conformes aux exigences légales et statutaires, par exemple l’audit et l’établissement de rapports financiers à toutes les autorités nationales compétentes.
- Avec le soutien de l’équipe des finances, se tenir au courant des règlements des donateurs et s’assurer que tous les contrôles sont en place pour respecter la conformité des donateurs.
- Aider le directeur des systèmes à s’assurer qu’il y a un registre complet des immobilisations et qu’elles sont gérées adéquatement.
- Effectuer des visites régulières sur le terrain pour évaluer les systèmes financiers en place et mettre en œuvre des améliorations au besoin.
- Suivre de près toutes les activités financières et tenir la Conférence du désarmement et l’équipe de gestion de pays informées de toutes les situations susceptibles d’avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou la gestion financière.
- Accepter, promouvoir et poursuivre tout nouvel objectif ou responsabilité qui pourrait être assigné par le directeur de pays, y compris le transfert de tâches existantes et / ou la réaffectation à d’autres responsabilités si l’organisation l’exige
- Responsable de la maintenance des documents financiers et de la sauvegarde sur le terrain afin que toutes les transactions contiennent une piste d’audit suffisante. Cela comprend tous les détails de sauvegarde de l’allocation des coûts de soutien, les rapports aux donateurs, les rapports trimestriels et de fin d’année.
Rapports financiers et rapports aux donateurs
- Diriger la préparation du nouveau budget national annuel et révisé et des budgets des donateurs avec le soutien de la Conférence du désarmement et des détenteurs de budget et conformément aux plans stratégiques et aux objectifs organisationnels, y compris
- préparation d’un modèle de budget,
- consolidation des packs budgétaires,
- achèvement de la présentation du budget à Dublin
- remplir les réponses sur les commentaires budgétaires de Dublin conjointement avec le comptable des services partagés.
- Rapprocher tous les éléments du bilan sur une base mensuelle, conformément aux politiques et procédures de Concern Worldwide, avec le soutien des Services comptables internationaux, le cas échéant.
- Produire en temps opportun une préparation précise des données pour les comptes de gestion mensuels des services de comptabilité internationale, des titulaires de budget et de la gestion des pays afin de s’assurer qu’ils peuvent surveiller l’utilisation du budget et prendre les mesures appropriées sur tout écart important. Présenter des commentaires et des écarts importants à l’OMC
- Superviser la préparation rapide et précise des rapports des donateurs pour les donateurs / agences externes.
- Assurer la préparation opportune et précise des rapports financiers pour le siège social de Concern (Financial Reporting Pack incluant les commentaires des pays) et traiter les commentaires du siège social, éventuellement avec le soutien des Services comptables internationaux (IAS)
- Assurer un enregistrement correct des revenus et des dépenses pour se conformer à Concern et aux règlements des donateurs.
- Maintenir un système de gestion financière des donateurs afin d’optimiser le financement et d’assurer des rapports efficaces et précis aux donateurs, y compris la conformité des donateurs.
- Finaliser les comptes de fin d’exercice pour les auditeurs externes et fournir tout rapport financier ad hoc pour le siège social de Concern.
- Fournir des analyses financières, au besoin, en particulier sur la maximisation des fonds disponibles et des conseils au DC.
Gestion du personnel et renforcement des capacités
- Assurer le leadership et la direction de l’équipe des finances dans le pays
- Développer une deuxième couche de personnel qui peut combler le vide chaque fois qu’un poste est vacant dans l’équipe des finances
- Entreprendre des initiatives spécifiques de formation, de renforcement des capacités et d’autres initiatives pertinentes pour s’assurer que le personnel recruté sur le plan national s’acquitte de ses rôles et responsabilités avec précision et professionnalisme et créer également l’espace permettant au personnel recruté sur le plan national de devenir des candidats crédibles pour pourvoir les postes vacants au sein de l’équipe des finances et fournir une couverture solide pour les congés.
- Fournir de la formation et du soutien au personnel financier et non financier concernant les procédures financières et les contrôles internes de Concern
- Entreprendre une formation financière des titulaires de budget, pour les aider à appliquer les contrôles financiers et à prendre des décisions fondées sur les rapports financiers.
- Veiller à ce que les valeurs et les engagements politiques de Concern, y compris la responsabilité et l’égalité, soient reflétés dans le travail de l’équipe / du département des finances.
- S’assurer que les descriptions de travail des finances sur le terrain sont à jour.
- Veiller à ce que des examens du développement de la performance (PDR) soient effectués pour tout le personnel financier du pays au moins une fois par an et à ce que des informations en retour sur le rendement soient fournies régulièrement.
Gestion des donateurs
- Veiller à ce que les délais nécessaires pour l’établissement des rapports des donateurs soient respectés
- Veiller à ce que les rapports des donateurs soient liés au grand livre général à partir du logiciel de comptabilité et des budgets initiaux des donateurs
- Veiller à ce que les postes du personnel soient mis en correspondance avec le financement des donateurs, en veillant à ce que les lacunes soient identifiées et incluses dans les futures propositions des donateurs, et à ce que des décisions soient prises sur l’élimination des postes s’il n’y a pas suffisamment de financement pour le rôle en consultation avec CMT
- Veiller à ce que toutes les lignes directrices, politiques, propositions, rapports périodiques et autres communications pertinents des donateurs soient facilement accessibles, classés par subvention et documentés dans un dépôt électronique et papier
- Préparer et/ou examiner les budgets des donateurs
Comptabilité de partenariat :
- Entreprendre la composante financière de l’outil d’évaluation intégrée des partenaires locaux (CILPAT) avec les partenaires potentiels en temps opportun et de manière exhaustive en collaboration avec les départements des programmes et des systèmes.
- Résumer les conclusions de la CILPAT et élaborer des plans d’action pour remédier aux faiblesses financières lorsque le partenariat est réalisable avec les ressources disponibles.
- Assurer des visites de suivi et fournir les formations nécessaires au partenaire pour aborder toute action financière identifiée dans le plan d’action pour le renforcement des capacités.
- S’assurer que tous les documents relatifs à la relation financière de Concern avec le partenaire sont classés correctement et mis à jour si nécessaire.
- S’assurer que les partenaires sont en mesure de soumettre des rapports financiers réguliers et exacts à l’aide du modèle fourni par Concern. Pour tout problème détecté dans le rapport de financement des partenaires, obtenez des explications appropriées de la part du personnel du partenaire avant de recommander le déblocage de la tranche de fonds suivante. Intégrer toutes les faiblesses relevées dans la compilation du rapport des partenaires dans le plan d’action sur le financement des partenaires. Aider le partenaire à satisfaire à toutes les exigences procédurales (qu’il s’agisse de Concern ou d’un donateur) détaillées dans le Contrat partenaire.
Autres fonctions
- Faciliter les audits internes, externes et des donateurs et les examens connexes des systèmes sur le terrain
- Veiller à ce que toutes les retenues légales et tous les impôts concernant le personnel recruté sur le plan national soient respectés et assurer la liaison avec les autorités compétentes à cet égard.
- Mettre en place un système de suivi efficace des dons en nature (DIK) afin que tous les éléments reçus du donateur en tant que DIK soient correctement enregistrés, distribués aux bénéficiaires, et qu’un rapprochement garantisse la piste d’audit.
- Aider le directeur de pays à mettre à jour le document de délégation de pouvoir en fonction des changements fondamentaux (nouveau projet / projet clôturé / structure du personnel / intervention d’urgence / etc.)
- Mettre en œuvre la rétroaction relative aux systèmes financiers fournie par le comptable régional ou les vérificateurs internes.
- Aider à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan stratégique du pays
- Contribuer à l’élaboration de l’orientation stratégique du pays et à la direction générale du programme de pays
- Toute autre mission liée aux finances
Concerner le code de conduite et les politiques connexes
- Assurer le respect du code de conduite de Concern et des politiques connexes
- S’assurer que le personnel des finances comprend et respecte le Code de conduite et les politiques connexes
Confidentialité
- Assurer la non-divulgation de toute information acquise dans l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux activités de Concern Worldwide, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans l’exécution normale des fonctions ci-dessus
- Assurer une surveillance et une sécurité strictes des données et documents financiers à tout moment, y compris un stockage sécurisé, un classement précis et complet et la limitation de l’accès au bureau des finances au personnel autorisé uniquement
Responsabilité
Conformément aux engagements de Concern en vertu de la Norme humanitaire fondamentale (CHS) :
- promouvoir activement une participation et une consultation communautaires significatives à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation);
- travailler avec les collègues concernés pour veiller à ce que le mécanisme de traitement des plaintes et des réponses (CRM) soit fonctionnel et accessible, à ce que les commentaires et les plaintes soient accueillis et traités;
- travailler avec les collègues concernés pour veiller à ce que les informations sur le CRM, la protection et le comportement attendu du personnel soient diffusées parmi les participants au programme et les communautés ;
- Travailler avec les collègues concernés pour s’assurer que les paiements aux participants au programme sont exacts et opportuns.
Vos compétences et votre expérience incluront :
- Qualification en comptabilité (p. ex. CPA, ACA, ACCA)
- 3 ans d’expérience post-qualification dans Concern ou une organisation similaire, de préférence en tant que personnel international
- Expérience dans le développement des capacités du personnel sur les aspects techniques et de gestion
- Expérience de la gestion de budgets de programmes importants et multi donateurs (en particulier USAID, ECHO, UKAID, etc.)
- Doit être parfaitement à l’aise en français avec une bonne connaissance pratique de l’anglais
Nous aimerions également :
- Connaissance des questions et concepts de développement
- Formation universitaire ou solide expérience pratique en matière de politique macro-économique et/ou budgétaire
- Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés
- Bon travail d’équipe
- Bonnes compétences en communication et en négociation
- Une bonne compréhension des applications informatiques, c’est-à-dire Microsoft Word, Excel, les systèmes de communication et les compétences de base en dépannage
- Sensibilisation et sensibilité interculturelles
- Empathie avec les objectifs de Concern et engagement envers le renforcement des capacités, la protection et la participation
- Bonnes compétences en communication et en formation / renforcement des capacités
- Compétences avérées en organisation, en planification et en gestion
- Capacité à travailler de sa propre initiative et à diriger des équipes diversifiées
- Flexible et adaptable à un environnement changeant
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