Concern Worldwide est la plus grande agence d’aide et humanitaire d’Irlande. Depuis sa création il y a 50 ans, elle a travaillé dans 50 pays.
POSTE 1 : Area Coordinator (1621)
A propos du rôle : Il s’agit d’un poste de remplacement de 12 mois non accompagnés basé à Bossembelé, préfecture d’Ombella M’Poko, RCA avec un salaire de grade 4 – €44,133 – €49,038
Vous rapporterez au Directeur Pays (CD) et serez responsable de la gestion globale des programmes dans les préfectures d’Ombella M’Poko et de Lobaye en République Centrafricaine, avec une expansion prévue. Comme Coordinateur/ice de zone, vous serez chargé de représenter l’organisation à divers forums, de gérer les responsables de programme, le responsable du suivi et de l’évaluation et le responsable de la base ; et s’assurer que le mécanisme de réponse communautaire (CRM) et les protocoles de sécurité appropriés sont en place.
Nous aimerions que vous commenciez des que possible
Votre objectif : est d’assurer un leadership de qualité et d’assurer la gestion efficace et professionnelle des programmes de Concern dans les préfectures d’Ombella M’Poko et de Lobaye. Cela comprend la supervision de la mise en œuvre de la stratégie, du budget et des programmes, l’élaboration de programmes et la garantie que l’administration, les ressources humaines, les finances et la logistique peuvent soutenir efficacement les programmes dans une situation d’urgence complexe. En tant que coordinateur/ice de zone, vous serez responsable de la gestion de la sécurité, assurant la conformité du personnel aux protocoles de gestion de la sécurité. Vous devrez répondre de manière positive et constructive à un environnement opérationnel en évolution rapide.
Vous serez responsable de :
Mise en œuvre du programme
- Superviser et assurer la mise en œuvre de qualité de tous les programmes conformément à la stratégie de Concern, aux approches sectorielles (y compris WASH et Livelihoods), aux politiques et procédures internes et aux meilleures pratiques reconnues, aux normes fondamentales et minimales.
- Contribuer et coordonner l’équipe dans l’élaboration et la soumission de notes conceptuelles, de propositions et de rapports en collaboration avec le directeur de programme
- Assurer la mise en œuvre de tous les projets et programmes conformément aux budgets, plans de travail, cadres de résultats et de suivi, plans d’approvisionnement, etc.
- S’assurer que le potentiel de ressources logistiques, financières et humaines est optimisé, conformément aux valeurs, normes et politiques de Concern.
- En liaison avec le directeur de programme (PD), s’assurer qu’un système de S&E efficace est en place et fonctionne tout au long du cycle du projet et informe les rapports réguliers tant en interne qu’en externe.
- Coordonner toutes les évaluations et enquêtes sur le terrain en veillant à ce qu’elles soient conformes au Guide de qualité du programme Concern et aux normes largement acceptées.
- Veiller à ce que les leçons apprises et les résultats des évaluations ou des enquêtes soient partagés avec les clusters concernés et lors des réunions de coordination, le cas échéant.
- Assurer la participation de la communauté à la planification et à la mise en œuvre de la programmation par des mécanismes appropriés.
- Renforcer les capacités des membres de l’équipe affectés à la mise en œuvre des programmes.
- Assurer une intégration maximale de la sécurité alimentaire et des moyens de subsistance, WASH et d’autres programmes pertinents, en collaboration avec les responsables de programme.
- Participer aux revues trimestrielles et annuelles des programmes
- Veiller à ce que le genre et l’égalité, la protection, la RRC (réduction des risques de catastrophe) et le PEER (préparation pour une réponse d’urgence efficace) et la sensibilité aux conflits soient intégrés dans la conception et la mise en œuvre de tous les programmes
- Assurer la liaison et informer régulièrement le CD sur les programmes et le contexte situationnel, ainsi que coordonner les examens mensuels des progrès/problèmes avec les gestionnaires de programme et informer le CD et le PD si nécessaire.
Direction financière
- Responsabilité globale de l’intégrité des systèmes financiers dans les préfectures d’Ombella M’Poko et de Lobaye et veiller au strict respect de la politique et des procédures financières de Concern.
- S’assurer que les projections financières sont préparées et soumises au CD, au PD et au département des finances.
- En étroite collaboration avec les gestionnaires de programme, surveiller les dépenses mensuelles de tous les budgets du programme et le respect de la politique et des directives de Concern pour la gestion financière, et informer le PD, le CD et le service financier de tout écart et recommander une solution.
- En collaboration avec les responsables de programme, s’assurer que les prévisions de trésorerie mensuelles sont exactes et soumises à temps.
Gestion des ressources humaines
- Diriger, gérer et motiver l’équipe en veillant à ce que le personnel directement hiérarchiquement hiérarchique ait des objectifs clairs, des plans de travail et reçoive des commentaires significatifs et réguliers sur leurs performances ainsi que l’identification des opportunités de développement professionnel ; s’assurer qu’il en est de même pour l’ensemble de l’équipe
- Participer au recrutement du personnel national, y compris l’élaboration des descriptions de poste, et assurer la liaison avec les RH pour soutenir le processus de recrutement.
- Renforcer et développer les compétences programmatiques, managériales et opérationnelles du personnel par le biais d’un mentorat et d’un coaching en cours d’emploi, de mécanismes de retour d’information, garantissant leur participation aux formations pertinentes.
- Traiter et atténuer les plaintes et les conflits du personnel en coordination avec le responsable des ressources humaines et, si nécessaire, les membres concernés du SMT.
- S’assurer que toutes les politiques et directives de Concern sont bien connues et respectées par le personnel et les partenaires locaux (code de conduite, politique de protection des participants au programme (P4), égalité, politique anti-fraude et normes de responsabilité, etc.)
Logistique/Gestion administrative
- Responsabilité globale de s’assurer que les procédures logistiques sont suivies dans l’approvisionnement, l’entreposage et la gestion des véhicules.
- Superviser la planification et la mise en œuvre en temps voulu des processus d’approvisionnement, selon les besoins des programmes et s’assurer que tous les programmes/projets adhèrent aux plans d’approvisionnement
- S’assurer que les registres des actifs sont tenus et à jour et que les contrôles des stocks sont en place et respectés.
- Superviser la mise en œuvre de la politique de santé et de sécurité dans les bureaux et la zone résidentielle pour le personnel international.
Gestion de la sécurité
- Le coordinateur/ice de zone est le point focal de sécurité (SFP) pour les préfectures d’Ombella M’Poko et de Lobaye et s’assure que le groupe focal de sécurité local fonctionne efficacement.
- Vous assurez que l’équipe et les visiteurs comprennent et adhèrent au plan de gestion de la sécurité (SMP) de Concern Worldwide et aux procédures opérationnelles standard (SOP).
- Surveiller et signaler la situation de sécurité et tout incident de sécurité dans la zone du programme, en temps opportun, au CD, SD et PD et assurer un suivi approprié.
Rapports
- Assurer l’achèvement en temps opportun des rapports internes et des bailleurs et de la documentation connexe conformément aux normes et aux exigences du contrat de Concern Worldwide.
- Fournir des rapports mensuels et des plans de travail à temps, dans les bons formats avec les informations correctes ; fournir des mises à jour hebdomadaires des programmes au PD et au CD
Coordination, réseautage et représentation
- Développer et maintenir des relations de travail efficaces avec toutes les parties prenantes au niveau de la sous-préfecture- y compris les acteurs armés et civils, les dirigeants communautaires, les ONG, les agences des Nations Unies, les organisations communautaires, les bénéficiaires et autres parties prenantes clés – pour renforcer la coopération et la coordination et minimiser les problèmes de sécurité.
- Représenter Concern lors de visites potentielles d’agences donatrices, d’autorités nationales, d’agences des Nations Unies, de partenaires et d’autres parties prenantes.
Politiques de sauvegarde et mécanisme de réponse aux plaintes
- Assurer la diffusion et la mise en œuvre complète de tous les aspects des politiques de sauvegarde de Concern (P4, code de conduite, politique de sauvegarde de l’enfance et politique de lutte contre la traite) et signaler les violations au SD et au CD.
- Diriger le processus du mécanisme de réponse aux plaintes (CRM) pour les préfectures d’Ombella M’Poko et de Lobaye, notamment en s’assurant que le CRM est en place dans la communauté et dans les bureaux de terrain et que le comité CRM se réunit et fait rapport mensuellement conformément aux directives convenues
- Soutenir l’équipe de la haute direction dans les enquêtes, au besoin.
Travailler en tant que membre de l’équipe de Concern Worldwide CAR
- Établir et développer une relation de travail efficace avec le personnel de Concern au niveau de Bangui et d’autres sites sur le terrain pour assurer le travail d’équipe et l’intégration.
- En tant que membre de l’équipe, participant efficacement à tout processus de préparation à une intervention d’urgence efficace (PEER) si cela est jugé nécessaire. Cela peut inclure le déploiement pour répondre aux urgences au besoin.
- Soutenir le bureau de pays et d’autres domaines de programme en RCA chaque fois que cela est demandé.
- Adhérer au programme de Concern et à d’autres politiques sur les ressources physiques et financières, cela inclut, mais sans s’y limiter, les politiques de sauvegarde et la politique anti-fraude
- Entreprendre des tâches supplémentaires comme convenu d’un commun accord avec le PD et le CD.
Vos compétences et votre expérience comprendront :
Indispensable:
- Diplôme pertinent (développement international ou discipline connexe)
- Au moins cinq ans d’expérience de travail dans le secteur humanitaire ou du développement, dont au moins 3 ans de gestion et de coordination d’opérations sur le terrain, de préférence dans les secteurs de la sécurité alimentaire, de la santé et de la nutrition dans des endroits éloignés et fragiles
- Expérience pertinente dans la supervision, la gestion/le coaching, la formation et le développement des compétences des autres
- Expérience antérieure dans la conception, la planification, le suivi et l’évaluation de projets dans un contexte de développement et humanitaire
- Expérience dans les relations avec les autorités locales, les ONG nationales et internationales/agences des Nations Unies
- Aptitude avérée à assumer la responsabilité des problèmes de sécurité
- Capacité à évaluer le problème et à recommander des solutions
- Capacité à travailler sous pression et dans des délais stricts.
- Méthodique et minutieux
- Expérience et capacité à diriger une équipe de programme multisectorielle internationale travaillant dans un endroit éloigné
- Familiarité et connaissance de la finance, de la logistique et de l’administration
- Expérience du suivi et de l’établissement de rapports sur les budgets dans l’ensemble d’un programme et de la garantie d’une utilisation efficace et responsable des fonds
- Maîtrise de l’informatique et bonne connaissance de Word, PowerPoint et Excel.
- Excellentes compétences en communication en français tant à l’écrit qu’à l’oral, et bonne connaissance pratique de l’anglais.
- Empathie envers les objectifs de Concern et engagement envers le renforcement des capacités, la responsabilité, la participation et l’égalité des sexes.
Souhaitable:
- Master en études du développement, développement rural, WASH, Santé publique ou toute autre étude liée au développement
- Expérience dans la promotion de la participation communautaire dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation des programmes
- Expérience de travail dans des zones difficiles et peu sûres et volonté de travailler et de vivre dans un environnement éloigné
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POSTE 2 : Country Financial Controller (1622)
Concern Worldwide started working in DRC in 1994. Since that time we have grown into one of the leading humanitarian organisations operating in DRC with national rapid response programmes, resilience programmes, cash, WASH and nutrition programmes. This is an exciting opportunity to support the implementation of our programmes in DRC. Today, 1 in 10 people in humanitarian need live in DRC- come and help us do our part.
About the role: This is a 24 month, replacement role with accompanied terms based in Kinshasa, DRC with frequent travel to our programme areas in North Kivu and Tanganyika (30% of the time). This is a grade 5 role with a salary of €48,648 to €54,053 and benefits.
You will report to the Country Director (CD) and will line manage the Grants Finance Manager, and two Programme Accountants for North Kivu and Tanganyika respectively. You and have overall responsibility for the Finance team. You will also work closely with the Shared Services Accountant. You will liaise with other Senior Management Team members, budget holders, HR, Logistics, Dublin and Regional Finance staff, local banks, auditors, partners & donor finance staff.
We would like you to start on ASAP.
Your purpose: As a member of Concern DRC’s SMT, the Country Financial Controller (CFC) is responsible for the effective management of Concern DRC’s finance function. This will include ensuring internal controls are in place, managing the finance team, partner finance oversight, training, treasury management, financial planning/budgeting, and reporting. The successful candidate will be responsible for ensuring proper financial management and reporting on all grants received by Concern DRC. Maintaining and managing controls & procedures to safeguard and account for all assets, funds and interests of Concern’s operations is a crucial part of the role. The CFC will undertake staff training & development. The CFC is also a member of the senior management team and will participate in all key decisions relating to all programmes in accordance with organizational policies and the Country Strategic Plan.
You will be responsible for:
Financial Systems and Controls
- Ensure that country financial management systems and records are adequate in order to identify and protect the assets and interest of the organization.
- Ensure that the systems and procedures in place enhance, as far as possible, the efficiency and effectiveness of the manner in which assets are utilized.
- Maintaining and monitoring an effective and efficient system of internal controls (i.e. ledger, cashbooks, balance sheet reconciliations, cash and bank management etc.) which comply with Concern Worldwide’s financial guidelines and minimise the risk of fraud or misappropriation.
- Ensuring financial systems of the country programme are operating in line with standard Concern procedures and they meet the monitoring and reporting requirements of the Country Management Team, Donors and National Authorities
- Ensure that the country financial operations comply with legal and statutory requirements e.g. audit and financial reporting to all relevant national authorities.
- With the support of the finance team, keep up to date with donor regulations and ensure that all controls are in place to meet donor compliance.
- Support the SD in ensuring there is a complete record of capital assets and that they are adequately safeguarded
- Organising and supporting financial assessments, reviews, monitoring and training of local partner organisations;
- Undertaking regular field visits to assess the financial systems in place & implement improvements wherever needed
- Closely monitor all financial activities, and keep the CD/Senior Management Team advised of all situations that have the potential for a negative impact on internal controls or financial management performance.
- Accepting, advancing and pursuing any new objectives or responsibilities that may be assigned by the Country Director including transfer of existing duties and/or re-assignment to other responsibilities should the organisation so require
- Undertaking financial assessments & evaluation of partners, in line with Concern’s standard financial procedures
- Participating in the review, monitoring and capacity building of partners
- Assist the Shared Service Accountant (SSA) based in Dublin to ensure that the global accounting package (Microsoft Great Plains) is maintained in a proper manner and utilised in an appropriate and effective manner.
- As the field general ledger will maintain be maintained by the SSA, the CFC is responsible for maintaining all financial documents and back up at field level so that all transactions must pass the audit trail. The CFC should also provide all back up details to SSA related to the support cost allocation, donor reporting and quarterly and year-end reporting.
Financial Reporting and Donor Reporting
- Assist the CD and budget-holders in preparing budgets and revisions in line with strategic plans and organisational objectives. This involves supporting, facilitating and consolidating the financial budgets.
- Ensure proper recording of income and expenditure to comply with Concern and donor regulations.
- Provide all financial information ( Cash/bank /Journals) to SSA timely so that he/she can produce monthly management accounts (budget vs. actual) on time and work with the programme teams and department managers to understand their expenditure reports (management accounts) and budgets. Also analyse the major variances and collate the comments from budget holder on major variances and present it to SMT.
- Prepare journals with accurate backing documentation for entry into Microsoft Great Plains by the SSA
- Assisting the SSA to produce monthly management accounts (budget vs. actual) and working with the programme teams and department managers to understand their expenditure reports (management accounts) and budgets
- Overseeing the accurate preparation of financial reports and ensuring both organisational and donor requirements are met within agreed timeframes
- Overseeing the process of for new project/programme budgets and reviews
- Maintaining a donor financial management system in order to optimize funding and to ensure efficient and accurate reporting to donors, including donor compliance
- Ensure timely and accurate preparation of financial reports for Concern’s Head Office (Financial Reporting Pack) with the assistance of the SSA
- Review and complete the financial reporting pack prepared by Shared Services Accountant including country commentary and CMT approval and dealing with feedback from Dublin jointly with Shared Services Accountant. Support the timely & accurate preparation of donor reports for external donors / agencies.
- Ensure all balance sheet items are reconciled on a timely basis, in accordance with Concern Worldwide policies & procedures
- Finalise year end accounts for the external auditors and provide any ad-hoc financial reports for Concern’s Head Office with the assistance of the SSA
- Provide financial analysis where necessary especially on maximizing available funds and advice to CD.
Staff Management and Capacity Building
- Providing leadership and direction for the in-country Finance Team
- Develop a second layer of staff who can fill the gap whenever any position is vacant in the finance team
- Undertake specific training, capacity building and other relevant initiatives to ensure national staff perform their roles and responsibilities with accuracy and professionalism and also create the space for national staff to develop into credible candidates to fill vacant positions in the finance team and to provide strong cover for leave.
- Providing training and support to financial and non-financial staff regarding Concern’s financial procedures and internal controls
- Undertake financial training of budget-holders, to assist them in enforcing financial controls and making decisions based on financial reports.
- Ensuring Concern’s values and policy commitments, including accountability and equality, are reflected in the work of the Finance Team/Department;
- Ensure that Job Descriptions of field finance are up to date
- Ensure that PDRs are completed for all country finance staff at least annually
Donor Management
- Ensure that necessary donor reporting deadlines are met
- Ensure that donor reports tie back to the general ledger from GP and donor original budgets
- Ensure staff positions are mapped to donor funding, ensuring that gaps are identified and included in future donor proposals, with decisions made on eliminating positions if there isn’t sufficient funding for the role in consultation with CMT
- Ensure all relevant donor guidelines, policies, proposals, periodic reports and other communications are readily available, categorized by grant, and documented in soft and hard copy filing
- Review of prepared donor budgets
Other Duties
- Facilitate internal, external and donor audits and associated reviews of field systems
- Ensure that all statutory deductions & taxes in respect of national staff are complied with & to liaise with relevant authorities in this respect.
- Review and established an effective monitoring system for the donations in Kind (DIK) so that all items received from donor as DIK and distribute to beneficiaries are recording properly and a reconciliation procedures need to develop to pass the audit trail.
- Assist Country Director to update the delegation of authority document in line with fundamental changes (New project/ closed project/ staff structure/emergency response/ etc.)
- Implement the finance systems related feedback provided by Regional Accountant or internal auditors.
- Assist in the development and implementation of the Country’s Strategic Plan
- Contribute to the development of the country’s strategic direction and to the overall leadership of the country programme
- Any other finance-related assignments
Concern Code of Conduct and Associated Policies
- Ensure adherence to the Concern Code of Conduct and Associated Policies
- Ensure finance staff understanding and adhere to the Concern Code of Conduct and Associated Policies
Confidentiality
- Ensure the non-disclosure of any information whatsoever acquired in the course of duty, relating to the practices and business of Concern Worldwide, to any other person or Organization without authority, except in normal execution of the above duties
- Ensure strict guardianship and security of financial data and documents at all times, including secure storage, accurate & complete filing and limiting access to the finance office to authorised personnel only
Accountability
In line with Concern’s commitments under the Core Humanitarian Standard (CHS):
- actively promote meaningful community participation and consultation at all stages of the project cycle (planning, implementation, M&E);
- work with relevant colleagues to ensure that the Complaints and Response Mechanism (CRM) is functional and accessible, that feedback and complaints are welcomed and addressed;
- work with relevant colleagues to ensure that information about CRM, safeguarding and expected staff behaviour is disseminated among programme participants and communities.
Your skills and experience will include:
- Accountancy Qualification (e.g. CPA, ACA, ACCA)
- 3 years post qualification experience in Concern or a similar organization preferably as international staff.
- Experience in developing staff capacity both on technical and management aspects
- Experience managing large and multi donor (especially USAID, ECHO, DFID, etc.) programme budgets
- Must be fully fluent in English with a good working knowledge of French.
We would also like:
- Knowledge of development issues and concepts.
- Academic background of or strong practical experience in macro-economic and/or fiscal policy.
- Ability to work under pressure to meet tight deadlines
- Good team worker
- Good Communication and negotiation skills
- A good understanding of computer applications i.e. Microsoft word, Excel, communications systems and basic trouble shooting skills.
- Cross cultural awareness and sensitivity
- Empathy with Concern’s goals and a commitment to capacity building, protection and participation
- Good communication and training / capacity building skills
- Proven organization, planning and management skills
- Ability to work on own initiative and lead diverse teams
- Flexible and adaptable to a changing environment
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