I. Rôle principal :
Sous la supervision hiérarchique de la Senior ADM/RH Officer, le/ la Secrétaire Réceptionniste est chargé(e) d’assurer toutes les opérations liées à la gestion du secrétariat, des fournitures de bureau et des produits d’entretien.
II. Tâches et responsabilités principales :
- Répondre aux appels téléphoniques et les transférer aux personnes concernées ;
- Prendre les messages téléphoniques et les passer rapidement aux personnes concernées ;
- Effectuer des appels dans le cadre du service à la demande de la hiérarchie;
- Enregistrer tous les appels téléphoniques sortants sur le registre d’appels ;
- Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
- Photocopier et/ou scanner des documents, à la demande, au sein ou hors du bureau;
- Assurer que le courrier soit régulièrement retiré de la boite postale de Concern-Niamey ;
- Expédier le courrier entrant aux personnes concernées ;
- Rédiger les courriers à la demande du supérieur hiérarchique.
- Distribuer les courriers à l’externe à la demande ;
- Suivre l’utilisation des Photocopieurs;
- Tenir à jour le tableau d’affichage et l’archivage des anciennes affiches.
- Assurer les réceptions de certaines commandes administratives.
Responsabilité 2 : Administration
- Assurer la gestion de stock des fournitures du bureau et veiller à son approvisionnement
- Assurer l’approvisionnement des guest house et bureaux de Niamey en produit d’entretien ;
- Assurer la gestion des produits de consommation courante du bureau (thé, café, lait, eau,)
- Appuyer la Senior ADM / RH dans la gestion de l’hygiène dans les guest et dans les bureaux de Niamey ;
- Maintenir le tableau d’affichage du bureau à jour ;
- Classer et archiver les courriers (arrivée et départ) ;
- Rédiger des SR à la demande de la hiérarchie ;
- Estimer les besoins en matériel bureautique, produits d’entretien, ustensile de cuisine… et remonter à la hiérarchie ;
Autres tâches :
En dehors de ses responsabilités et tâches mentionnées ci-dessus, le titulaire du poste pourrait être demandé à :
- Promouvoir et garantir le respect des politiques de sauvegarde de Concern et de la politique antifraude, ainsi que de la mise en œuvre des normes humanitaires fondamentales (CHS), y compris le mécanisme de gestion et de réponse aux plaintes (CRM) afin d’assurer une protection maximale aux bénéficiaires du programme.
- Signaler au responsable approprié toutes les violations du CoC et politiques associées. Ceci est un devoir obligatoire de tout le personnel de Concern.
- Participer aux formations et ateliers organisés/identifiés par le supérieur hiérarchique.
- Contribuer autant que possible à la poursuite et à la promotion de la redevabilité y compris les engagements de Concern au CHS.
- Maintenir la confidentialité de toutes les informations acquises à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et responsabilités, soit par des collègues ou concernant toute autre activité menée par Concern en général, qui n’ont pas encore été rendues publiques par la Direction.
- Fournir tout appui supplémentaire au programme sur les problèmes Admin quotidiens, et effectuer toute autre tâche supplémentaire, selon les besoins identifiés la Senior ADM/RH.
- Etc.
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :
Qualifications/Profil:
- Etre titulaire (BAC + 1 au moins) dans le domaine du secrétariat/ Réception, ou dans une discipline connexe;
- Avoir au minimum 2 ans d’expérience dans le domaine du secrétariat/ Réception, idéalement avec une ONG humanitaire ou une autre expérience pertinente.
- Bonne capacité en rédaction de courriers administratifs ;
- Expérience de travail dans des situations complexes d’urgence et capacité à travailler avec les autres tout en produisant les résultats escomptés.
- Bonnes compétences en gestion du temps et capacité à répondre positivement et de manière constructive à un environnement opérationnel en évolution rapide.
- Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français.
- Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines
- Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité;
- Très bonnes compétences informatiques.
- Empathie avec les objectifs de Concern et engagement envers le renforcement des capacités, la responsabilité, la participation et l’égalité du genre.
Compétences :
Caractère essentiel
- Orientation vers les résultats
- Patience et bon esprit d’équipe
- L’intégrité personnelle
- Raisonnement analytique
- Proactivité, anticipation
- Rigueur/attention aux détails
- Capacité à prendre des initiatives
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Compétences essentielles
- Service à la clientèle
- Planification et organisation
- Technologie de l’information
- Comprendre les autres
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Compétences préférés
- Aptitude à savoir
- Flexibilité
- Pensée créatrice
- la pensée d’indépendant
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