DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

• • Assurer la bonne mise en œuvre des activités d’approvisionnement de l’activité conformément aux politiques et réglementations de l’USAID et du CNFA.
  • Diriger et / ou superviser les processus d’approvisionnement, y compris la rédaction / révision des demandes de propositions (RFP) et des demandes de devis (RFQ), la gestion du processus RFP / RFQ, la réalisation d’examens, d’analyses et d’évaluations des offres, la rédaction de contrats d’approvisionnement et l’examen des livrables contractuels .
  • Préparer le fournisseur unique, les mémos de sélection, les bons de commande, les contrats de sous-traitance et les contrats d’achat généraux.
• • Préparer des modifications à la documentation en fonction des ajustements effectués au cours du processus d’approvisionnement.
  • Préparer une documentation de sauvegarde complète pour les achats d’approvisionnement et la soumettre à l’équipe des finances de l’activité.
  • Soutenir la gestion de l’inventaire et du registre des actifs de l’activité.
  • Assurez-vous que tous les actifs du projet sont étiquetés et enregistrés dans le registre des actifs.
  • Effectuer des examens réguliers de la documentation de sauvegarde liée à l’approvisionnement pour garantir l’exhaustivité, l’exactitude et la conformité.
• • S’entretenir avec les vendeurs et les fournisseurs (sources locales, régionales et internationales) pour obtenir des informations sur les produits ou services tels que le prix, la disponibilité et le calendrier de livraison.
  • Obtenez une estimation de la valeur des biens et services grâce à plusieurs devis de fournisseurs fiables et compétitifs.
  • Vérifier les spécifications détaillées de l’appel d’offres et les normes de performance avec les équipes techniques et opérationnelles pour faciliter l’achat d’équipements, de biens et de services dans le strict respect de la politique approuvée.
  • Effectuer des vérifications ponctuelles régulières des dossiers d’approvisionnement à l’aide d’outils d’audit.
  • Veiller à ce que des mesures appropriées soient en place pour prévenir et/ou détecter l’incidence de la fraude.
  • Organiser des réunions de sélection des marchés («comités d’évaluation technique») pour examiner les demandes d’appel d’offres par rapport aux spécifications techniques approuvées et en tenant dûment compte du prix du marché, du coût, de la qualité et de la rapidité de livraison ainsi que de l’économie des opérations.
  • Aider les autres membres du personnel du projet à se familiariser avec et à comprendre les politiques et procédures du projet liées à l’approvisionnement.
• • S’assurer que les achats sont approuvés par les responsables CNFA/projet requis et/ou que les approbations des clients sont reçues avant que les attributions et les paiements ne soient effectués.
  • Gérer la distribution des fournitures de bureau et autres articles.
  • Grâce à des études de marché, identifier et qualifier les fournisseurs et prestataires de services potentiels. Veiller à ce que des relations éthiques, transparentes et appropriées avec les fournisseurs soient créées et maintenues conformément aux politiques d’approvisionnement.
  • Veiller à ce que tout le matériel de bureau soit entretenu et en bon état de fonctionnement.
  • S’assurer que les dossiers d’approvisionnement sont conservés physiquement et électroniquement, dans un système ordonné et à jour, conformément aux réglementations et aux normes internes de l’USAID.
  • Effectuer d’autres tâches à la demande du COP ou du DCOP

QUALIFICATIONS

• • Doit être légalement autorisé à travailler au Nigeria.
  • Diplôme universitaire avec un diplôme en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
  • Minimum de quatre ans d’expérience dans l’administration des achats.
  • Expérience antérieure dans la direction et la gestion des aspects d’approvisionnement de l’USAID ou d’autres projets financés par des donateurs, de préférence, y compris une compréhension démontrée des réglementations des donateurs (réglementations du gouvernement américain et de la réglementation fédérale sur les acquisitions (FAR)).
• • Capacité démontrée à déballer et à communiquer simplement des concepts complexes avec un éventail de parties prenantes et de secteurs.
  • Capacité à répondre efficacement aux demandes et demandes urgentes.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office et d’autres logiciels pertinents.
  • Excellentes compétences organisationnelles avec une volonté de prendre des initiatives et d’être proactif dans le processus d’approvisionnement.
  • • Capacité à gérer et à hiérarchiser plusieurs offres simultanées.
    • Excellentes compétences en communication et en gestion du personnel et capacité à établir des relations avec des personnes à tous les niveaux d’une organisation et de différentes origines multiethniques.
    • Personne bien organisée et autonome avec de solides compétences techniques et une capacité d’analyse
    • Capacité de voyager pour soutenir le travail du projet ; et
    • Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais.
    • La connaissance des langues locales est un avantage.