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Principales responsabilités :
Le directeur financier adjoint du Fonds mondial est responsable de la comptabilité complète et de la gestion financière, du suivi budgétaire global et de la surveillance de la conformité de la subvention du Fonds mondial et de tous les sous-bénéficiaires/sous-traitants associés. Le poste supervise la conception et la mise en œuvre de contrôles internes solides et de procédures/politiques de rapports financiers appropriées pour minimiser/gérer les risques associés à la mise en œuvre de la subvention, protéger les investissements du Fonds mondial, assurer une conformité constante avec l’accord de subvention du Fonds mondial, le plan de travail/budget approuvé, les politiques et réglementations du Fonds mondial, les politiques et procédures de WV International (WVI) et de World Vision International en République centrafricaine (WVI RCA), ainsi que les lois et réglementations locales. La personne coordonne les évaluations et le renforcement des capacités, la budgétisation et la gestion financière et travaille activement avec les sous-bénéficiaires (SR) et le ministère de la Santé (UGP) pour développer leur capacité de gestion financière des subventions. Il/elle élabore et met en œuvre une stratégie financière pour prévenir ou réduire les responsabilités et les risques liés à la conformité. Le champ d’action couvre tous les aspects de la gestion financière du programme.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
30%
- En coordination avec le chef de projet, assurez-vous que tous les accords et amendements des sous-bénéficiaires (SR), des SSR et des prestataires de services sont bien préparés, que les dossiers de subvention sont mis à jour/maintenus et que les documents clés de subvention sont partagés comme défini dans l’accord de subvention avec le donateur et par les politiques internes de World Vision.
- Veiller à ce que les rapports destinés aux donateurs soient préparés avec précision et diffusés dans les délais impartis. Cela implique de veiller à ce que les rapports (par exemple les rapports financiers de terrain (FFR)) soient discutés collectivement avec les différentes fonctions (gestion du programme, S&E, finances) pour garantir une analyse de qualité des problèmes et l’identification de solutions appropriées, en veillant à ce que cela soit pris en compte dans le rapport et en effectuant des contrôles d’exactitude et de qualité avant de les soumettre au Fonds mondial.
- Examiner toutes les lettres de gestion et s’assurer que tous les problèmes soulevés sont résolus rapidement en collaboration avec le gestionnaire du programme du portefeuille du Fonds et l’équipe de pays du Fonds mondial.
- Diriger l’identification des besoins budgétaires et de conformité et superviser la mise en œuvre des formations sur la budgétisation et la conformité avec l’ensemble du personnel concerné du programme du Fonds mondial et le(s) SR de la subvention.
- Suivre de manière proactive les dépenses budgétaires par rapport au budget et fournir des recommandations au chef du parti sur les actions nécessaires pour remettre l’exécution du budget sur la bonne voie.
- Diriger les révisions budgétaires en cas de reprogrammation des activités pour garantir que le projet est mis en œuvre dans les délais, la portée et le budget prévus, conformément à l’évolution de l’environnement opérationnel.
- Développer des outils efficaces de suivi budgétaire et les mettre en œuvre pour toutes les activités du programme de lutte contre le paludisme, le VIH et le sida, la tuberculose et le renforcement des systèmes de santé du Fonds mondial ; examiner les budgets SR par rapport aux dépenses et fournir des commentaires / recommander l’approbation par le chef de projet.
- Participer activement aux discussions budgétaires et générer des retours d’information à l’Unité de gestion des programmes (PMU) du Fonds mondial sur les écarts budgétaires défavorables lors des réunions mensuelles et les résultats du suivi des SR.
- Prendre l’initiative de collaborer avec les équipes financières de WVI CAR et des États-Unis, préparer les projections de trésorerie, s’assurer que les comptes appropriés sont utilisés, examiner les journaux des avances de décaissement de fonds, examiner et approuver les journaux de liquidation et examiner les journaux publiés pour détecter les erreurs.
- Effectuer des rapprochements réguliers des soldes de trésorerie, des avances SR (le cas échéant) et des actifs non monétaires pour assurer une gestion efficace des ressources de subvention.
30%
- Veiller à ce que tous les processus et rapports financiers du programme soient conformes aux politiques, procédures et réglementations de WVI CAR et du Fonds mondial, à la législation locale et aux autres organismes internationaux.
- Assurez-vous que les documents du projet et les dossiers financiers sont conservés et facilement disponibles pour les audits et examens internes/externes.
- Coordonner en étroite collaboration l’élaboration et la mise en œuvre des formations en gestion financière des subventions et des activités de renforcement des capacités.
- Assurez-vous qu’une répartition rigoureuse des coûts, une comptabilité générale, des contrôles internes et des systèmes administratifs sont en place.
- Mettre en œuvre les politiques financières conformément au manuel financier de terrain de World Vision, aux règles et réglementations du Fonds mondial et aux réglementations financières locales.
- Pratiquer des systèmes financiers standards, y compris la mise en œuvre de bons contrôles internes, la surveillance des actifs et le rapprochement de tous les comptes de fonds.
- Superviser les processus de comptabilité des subventions, y compris celui des SR et du ministère de la Santé (UGP).
- S’assurer que toutes les politiques et réglementations en matière de subventions sont respectées aux fins de l’éligibilité des dépenses déclarées
- Assurer le respect total des exigences de filtrage des parties bloquées (BPS) de WVI et des donateurs. Cela concerne le filtrage des fournisseurs, des partenaires et du personnel, et la responsabilité directe de s’assurer que les SR se conforment pleinement à cette exigence.
- Assurer la pleine conformité avec les rapports de répartition du travail (LDR) et les rapports de feuille de temps conformément aux politiques de WVI.
- Assurez-vous que la subvention couvre sa juste part des coûts de soutien, comme le permettent les réglementations des donateurs, et que l’allocation des coûts de soutien démontre un recouvrement complet des coûts conformément à la politique d’allocation des coûts de WV CAR et aux exigences des donateurs.
- Gérer de manière proactive les dépenses et le budget exécutif en collaboration avec les équipes de la chaîne d’approvisionnement et des programmes, afin de maintenir le taux de consommation des subventions sur la bonne voie et d’éviter les dépenses excessives en subventions.
- En coordination avec le chef de projet et le directeur financier, élaborer et mettre en œuvre le plan de clôture de la subvention conformément aux politiques et procédures de WVI et aux directives du Fonds mondial pour garantir une clôture rapide et efficace de la subvention.
25%
- Veiller à ce que le programme du Fonds mondial ait mis en place et respecte un calendrier de visites de suivi d’audit planifiées ; la base de la sélection, le calendrier et la fréquence de ses visites de suivi doivent être correctement documentés.
- Assurez-vous que les évaluations et les visites de suivi sont effectuées conformément aux politiques de Virginie-Occidentale en matière de rapidité, d’exhaustivité, de professionnalisme et de documentation.
- Si nécessaire, assurez-vous que les plans d’action correctifs sont préparés dans les soixante jours calendaires suivant la visite d’évaluation ou de suivi, et que le personnel du programme soutient la mise en œuvre de l’audit pour résoudre les problèmes identifiés dans les délais convenus.
- Assurez-vous que le personnel financier et de programmation participe au suivi financier du SR (y compris les visites sur place) ; les rapports de voyage doivent indiquer les étapes de suivi effectuées, les processus examinés, le résultat des tests et des examens, ainsi que les mesures correctives recommandées.
- Examiner et analyser l’évaluation, le suivi, les rapports de voyage et les mises à jour mensuelles en temps opportun et pour éclairer les actions de suivi.
- Assurez-vous que l’équipe d’audit reçoit le soutien de WV pour corriger les faiblesses détectées par les auditeurs internes et externes, le personnel du programme du Fonds mondial et d’autres ; traitez directement les problèmes qui sont signalés.
- Veiller à ce que les systèmes de contrôle interne soient examinés et surveillés afin de vérifier que les tâches financières sont correctement séparées ; le personnel des finances et de la conformité des programmes du Fonds mondial doit régulièrement surveiller et évaluer la capacité de l’UGP à enregistrer et à publier avec précision toutes les transactions financières et à fournir un retour d’information à la communauté de pratique et au directeur financier.
- Assurer l’élaboration d’un plan de renforcement des capacités du personnel et des SR, par lequel le personnel des finances et de la conformité fournit un soutien technique direct pour soutenir tous les aspects des finances, de la conformité et du contrôle interne des SR. Veiller à ce que le SR du projet évalue et surveille efficacement tous les SSR et/ou partenaires afin de parvenir à une utilisation efficace des ressources du Fonds mondial.
- Veiller à ce que le personnel chargé des finances et de la conformité du programme du Fonds mondial fournisse un soutien technique direct dans tous les aspects des finances, de la conformité et des contrôles internes aux SR.
- Faciliter la formation des groupes de travail sur la gestion financière (FMWG) pour une gestion efficace du consortium GC7 du Fonds mondial dirigé par WVI CAR.
- Collaborer, si nécessaire, avec l’unité d’enquête de Virginie-Occidentale pour garantir que les allégations de fraude et de corruption soient traitées en temps opportun.
10%
- Veiller à ce que le responsable des finances et de la conformité fournisse un soutien direct au renforcement des capacités de l’équipe des finances et du programme du Fonds mondial sur les politiques et procédures du Fonds mondial requises pour les activités d’intervention du programme sur la subvention.
- Assurer un suivi sur site en temps réel lors de la mise en œuvre des activités clés.
- Veiller à ce qu’une évaluation périodique du système financier et des processus du GF soit effectuée afin d’identifier les lacunes/faiblesses et de recommander des mesures pour atténuer les risques.
- Approuver toutes les liquidations et s’assurer qu’il existe une documentation de soutien adéquate pour les étapes mises en œuvre.
- Développer et entretenir de bons réseaux professionnels avec le directeur financier adjoint régional et le directeur financier de WVUS.
5%
- Diriger, diriger, encadrer et coacher une équipe de personnel chargé de la conformité aux finances et aux subventions pour atteindre les objectifs du programme GF.
- Prendre l’initiative de définir les objectifs annuels de financement et de conformité des programmes du Fonds mondial et veiller à ce que des tâches spécifiques soient intégrées aux plans de performance du personnel.
- Procéder à des évaluations périodiques des performances du personnel conformément au système de gestion des performances de WVI CAR et encadrer le personnel pour garantir des niveaux élevés de motivation, d’engagement, de capacité et de travail d’équipe.
CONNAISSANCES/QUALIFICATIONS POUR LE POSTE :
- Au moins 7 ans d’expérience en comptabilité et/ou en gestion de subventions.
- Au moins 5 ans d’expérience en matière de subventions du Fonds mondial.
- Au moins 7 ans d’expérience en gestion de personnel.
- Expérience des réglementations en matière de subventions gouvernementales et des exigences en matière de rapports financiers.
- Combinaison équilibrée de 5 années d’expérience en gestion d’entreprise dans des OING
- Maîtrise en comptabilité, finance, gestion ou domaine connexe comme la gestion des affaires internationales.CA, ACCA, CPA ou autre accréditation professionnelle équivalente.
Types de candidats acceptés :
Candidats locaux et internationaux (IA) acceptés.
