World Vision International est une organisation humanitaire chrétienne évangélique œcuménique internationale. Elle a des programmes dans 100 pays du monde. Son siège international est situé à Londres, au Royaume-Uni et son président est Andrew Morley.
Assistante de direction
OBJECTIF DU POSTE
Fournir un large éventail de services de coordination et d’administration au bureau du directeur national de WV Mali, afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau et une communication efficace avec les principales parties prenantes.
RESPONSABILITÉS DES PRINCIPAUX
Soutien administratif :
- Gérer le calendrier des activités, des événements et des voyages du directeur national. Planifier les demandes de réunions du personnel de WV Mali et des visiteurs internationaux.
- Organisateur des déplacements, des séjours à l’hôtel et d’autres aspects logistiques pour le directeur national, en liaison avec le département de l’administration.
- Rédiger la correspondance courante pour le directeur
- Recueillir, examinateur et organisateur des documents d’information destinés au directeur national pour les rendez-vous, les réunions, les missions officielles et d’autres événements critiques et essentiels ;
- Tenir à jour la liste des contacts du directeur pour faciliter l’accès et la consultation.
- Organisateur de la couverture et du soutien du directeur national chaque fois que cela est nécessaire.
- Fournir tout autre soutien ad hoc au directeur national, selon les besoins.
Gérer les flux d’information et de communication au sein du bureau du directeur :
- Soutenir la préparation du rapport de gestion mensuel en étroite coordination avec l’équipe de SLT.
- Soutenir le processus de compilation des rapports communaux pour MATD/DGAT
- Transmettre rapidement toute la correspondance, les directives et les demandes au directeur pour qu’il prenne les mesures qui s’imposent et/ou qu’il appose sa signature.
- Examiner la correspondance pour s’assurer que les autorisations internes nécessaires ont été données avant la signature du directeur.
- Faciliter le flux d’information et de communication entre le directeur national et les autres divisions à l’intérieur et à l’extérieur de WV Mali.
- Assurer le suivi des échéances, des engagements pris et des mesures adoptées et conformes à la collecte et à la présentation des rapports au directeur national.
Soutien au Conseil Consultatif de WV Mali
- Coordonner la préparation et la communication en temps utile des invitations/documents pour toutes les réunions du conseil consultatif de WV Mali.
- Coordonner et superviser la logistique des réunions, y compris le lieu, les vidéoconférences/téléconférences et l’accueil des conseils consultatifs.
- Veiller à ce que les rapports soient compilés et mis à la disposition du directeur national et des membres du conseil consultatif avant la réunion de ce dernière.
- Tenir à jour les listes des membres du conseil consultatif et le dossier des membres, y compris le formulaire de consentement à la protection signé, les conflits d’intérêts et les autres documents attestant de la conformité.
- Rédiger les procès-verbaux et documenter les séances du conseil consultatif et assurer le suivi des points d’action et des questions en suspens.
- Faciliter les processus d’examen par les paires du NO, y compris la mise en œuvre des recommandations de l’examen par les paires
- Faciliter les diverses évaluations des CA
- Gérer les budgets des conseils consultatifs si nécessaire.
Soutien à la préparation du budget et au suivi des dépenses
- Préparer le budget annuel du bureau du directeur national
- Contrôler, examiner et vérifier l’exactitude des dépenses, approuver et examiner les notes de frais mensuels.
- Préparer les révisions du budget du bureau du directeur national ;
- Lancer les activités d’approvisionnement liées au budget du bureau du directeur national.
- Enregistrer les réunions de l’équipe de direction et conserver des copies électroniques et papier des dossiers.
- Suivre les décisions prises par l’équipe SLT
- Gérer le calendrier de voyage des membres de l’équipe de SLT.
- Gérer le tableau de bord des SLT (recrutement, événements, Guest…)
CONNAISSANCES/QUALIFICATIONS DU POSTE
Capacité à coordonner diverses activités, y compris un soutien important au conseil consultatif de WV Mali.
- Engagement à l’égard de l’apprentissage continu et volonté de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine du développement.
- Forte capacité à utiliser des ordinateurs personnels, en particulier MS Office
- Capacité à organiser et à mener à bien des tâches multiples en réalisant des priorités
- Faire preuve d’intégrité en modélisant les valeurs et les normes éthiques de World Vision.
- Au moins cinq ans d’expérience de travail avec des cadres supérieurs dans des fonctions d’assistance à la direction.
- Connaissance raisonnable des principales initiatives stratégiques et des meilleures pratiques de WV, y compris les politiques d’AC
- Excellentes compétences en matière de gestion de projets, d’informations et de connaissances
- Compétences exceptionnelles en matière de coordination et de mise en réseau
- Forte capacité à travailler sans supervision, à innover, à constituer des équipes et à motiver.
- Compatibilité totale avec la mission, l’éthique, les politiques et les valeurs fondamentales de WV
- Au moins une licence en gestion d’entreprise et/ou en sciences sociales.
Types de candidats acceptés :
Candidats locaux uniquement.
