World Vision International est une organisation humanitaire internationale chrétienne évangélique, fondée le 22 septembre 1950 par Robert Pierce. Elle dispose de bureaux dans 90 pays du monde. Son siège international est basé à Londres, au Royaume-Uni et son président est Andrew Morley.
POSTE 1 : Conseiller en chaîne d’approvisionnement
Type de contrat d’employé :
Mission Internationale – Durée Déterminée (Déterminée)
Description de l’emploi:
Résumé de la description de poste
Fournir un soutien technique et une gestion à l’équipe de la chaîne d’approvisionnement du Fonds mondial (achats, logistique, entrepôt et gestion des actifs) afin de garantir qu’il existe des systèmes, politiques, procédures, contrôles et compétences nécessaires adéquats pour soutenir les opérations de VM, en temps opportun. , de manière efficace, professionnelle et rentable, de manière stratégique pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour toutes les activités de gestion de la chaîne d’approvisionnement et pour fournir des services de soutien administratif efficaces et efficients aux opérations et à toutes les autres fonctions.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
15%
Leadership et gestion
- Assurer la gestion hiérarchique et le leadership de la fonction de chaîne d’approvisionnement du Fonds mondial.
- Accéder et coordonner les ressources techniques disponibles auprès du centre mondial ou de la région pour la fonction SCM
- Participer aux négociations, à la mise en œuvre, au suivi et au reporting des protocoles d’accord, subventions, contrats et accords de niveau de service pertinents.
- Diriger l’élaboration, la mise en œuvre et l’examen des politiques, normes et procédures d’approvisionnement afin de garantir qu’elles sont alignées sur les normes, politiques et procédures attendues de WVI.
- Assurer une interface optimale entre la fonction SCM et les autres unités commerciales pour une prestation de service client efficace.
20%
Gestion des achats
- Gérer l’évaluation des besoins et l’implication tout au long de l’élaboration/conception du concept des achats liés au projet du Fonds mondial.
- Gérer la participation et contribuer aux négociations contractuelles avec les donateurs et gérer les négociations contractuelles avec les fournisseurs
- Assister les unités commerciales avec le catalogue de prix pour la préparation du budget ; et préparer les budgets pour la fonction de chaîne d’approvisionnement ainsi que les examiner par rapport aux dépenses afin d’éviter les dépenses excessives et sous-utilisées.
- Gérer la planification des achats, les revues et le suivi des plans
- Gérer la préqualification des fournisseurs
- Gérer le processus de sélection des fournisseurs et des prestataires de services pour garantir que WVI n’utilise pas de parties bloquées à l’échelle mondiale
- Gestion de la relation fournisseur et évaluation annuelle des performances des fournisseurs
- Veiller à ce que toutes les questions liées aux achats et les exigences relatives à la clôture des projets du Fonds mondial aient été mises en œuvre.
Approvisionnement stratégique
- Établir et gérer l’approvisionnement stratégique pour un approvisionnement efficace et efficient de biens, travaux et services (rapport qualité-prix) grâce à des contrats-cadres mieux négociés
- Gestion des contrats (révision)
- Gérer le processus de sélection des fournisseurs et des prestataires de services pour garantir que WVI n’utilise pas de parties bloquées à l’échelle mondiale.
Gestion des processus et des mesures de provisionnement
- Former, orienter ou faciliter les formations des utilisateurs de Provision.
- S’engager et collaborer avec les équipes de services partagés et de provision sur les défis de provision afin d’améliorer l’utilisation efficace et de meilleurs résultats de processus de provision.
- Pour garantir que les mesures d’optimisation de l’approvisionnement sont atteintes
- Pour garantir que les mesures de transformation des provisions sont atteintes
- Supervise l’équipe des achats du Fonds mondial
dix%
Gestion d’entrepôt
- Gérer les installations d’entreposage et de stockage ainsi que tous les équipements et fournitures nécessaires, en veillant à ce qu’ils soient sécurisés et maintenus en excellent état physique et en quantités conformes aux exigences établies en matière de sécurité, de sûreté, de soins et de santé pour le stockage et la sauvegarde. Garantir une utilisation optimale de l’espace et des ressources.
- Travailler en étroite collaboration et coordination avec l’équipe et les prestataires de services pour planifier et mettre en œuvre de manière efficace et efficiente la réception, le stockage et l’expédition des marchandises selon les calendriers de livraison.
- Coordonner et superviser la manutention des marchandises entrantes et sortantes, et inspecter et vérifier les réceptions et expéditions de marchandises par rapport aux factures de transport afin de rendre compte avec précision des quantités, des pénuries, des dommages, des pertes ou des marchandises impropres.
- Mettre en œuvre des systèmes de contrôle des stocks pour une manutention et une comptabilité appropriées des marchandises. Effectuer des inventaires cycliques pour vérifier l’exactitude des stocks et effectuer des inspections régulières pour minimiser les risques. Prendre en charge les inventaires physiques complets selon les besoins.
- Assurer la tenue à jour des registres d’entrepôt (grand livre des stocks, fiches de bacs, rapports sur l’état des pertes, lettres de transport, etc.) et des systèmes de classement pour la surveillance, le contrôle et la référence. Coordonner et superviser l’enregistrement des données dans les systèmes pertinents. Préparez des rapports précis et opportuns liés à l’inventaire, au contrôle des stocks et aux activités de l’entrepôt.
- Supervise le responsable de l’entrepôt.
15%
La gestion d’actifs
- Gestion d’actifs-Inventaire et immobilisations
- Examiner et approuver les listes d’élimination
- Collaborer avec les subordonnés directs et les responsables de la programmation pour effectuer des analyses de pipeline, synchroniser l’approvisionnement en biens avec les besoins de programmation et garantir la qualité et l’efficacité des processus conformément aux réglementations de VM et du Fonds mondial ainsi qu’aux normes et exigences internationales et locales en matière de responsabilité des stocks.
- Superviser le responsable des actifs
15%
Gestion de la logistique
- Identifiez et évaluez les ressources de transport, les installations de stockage, les options de location et tout autre service logistique. Entretenir et superviser les relations avec les opérations portuaires, les transitaires, les agents de dédouanement et les principaux fournisseurs. Participer aux réunions de coordination pour assurer la planification et la coordination des activités de gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Planifier et gérer la chaîne de distribution depuis le port d’arrivée jusqu’aux sites de distribution bénéficiaires ou d’élimination. Atténuez de manière proactive les risques de sécurité. Superviser et assurer la bonne exécution du plan de répartition ; travailler avec le personnel des programmes pour vérifier la conformité du plan de répartition au plan de distribution. Travailler avec le responsable de la logistique et le responsable de l’entrepôt pour un mouvement efficace des produits.
- Assurer une préparation de haute qualité de rapports précis et complets sur les mouvements de produits.
- Créer et maintenir les conditions propices à l’apprentissage. Établir un environnement sûr pour le partage d’idées, de solutions et de difficultés ainsi que la capacité de détecter, d’analyser et de réagir rapidement aux petites lacunes. Fournir des conseils en matière de renforcement des capacités au personnel et aux partenaires, ce qui comprend un apprentissage interdépartemental
- Supervise le coordinateur logistique du Fonds mondial
dix%
Rapports
- Préparer et soumettre des rapports mensuels, semestriels et annuels pour la gestion mondiale de la chaîne d’approvisionnement (approvisionnement, logistique, actifs et entreposage).
- Élaborer et rendre compte des stratégies et des plans d’action pour tout défi noté
- Soumettre le plan d’approvisionnement du projet du Fonds mondial à temps au responsable de la chaîne d’approvisionnement.
- Préparer et soumettre des rapports de gestion des actifs
- Préparer et soumettre la gestion des entrepôts et les rapports mensuels
- Mettre à jour et préparer le registre des actifs pour le projet du Fonds mondial (nouveau registre et élimination des actifs)
5%
Gestion et contrôle des risques
- Gérer les risques en étant réactif à l’environnement interne et externe et proposer une matrice des risques mise à jour pour la fonction.
- Gérer des systèmes et des procédures appropriés pour éviter les découvertes de risques d’audit importants, tant au niveau du bureau national que sur le terrain.
- Fournir une contribution opportune et appropriée aux réponses de la direction aux audits des projets du Fonds mondial effectués.
- S’assurer que toutes les recommandations d’audit sont mises en œuvre en temps opportun
- Gérer la préparation adéquate de tous les audits.
- Mettre en œuvre des stratégies de lutte contre la corruption et la fraude.
5%
Gestion des personnes et renforcement des capacités
- Veiller à ce que le personnel nouveau et existant suive une formation régulière sur les politiques et procédures.
- Effectuer des évaluations de performance du personnel.
- Organiser des réunions fonctionnelles régulières.
- Coaching et mentorat du personnel.
- Gérer les plans de congés du personnel de la fonction SCM du Fonds mondial.
5%
Apprentissage et innovation
- Développer des initiatives pour améliorer les processus d’affaires.
- Identifiez les opportunités qui génèrent un bon rapport qualité-prix.
- Diriger la mise en œuvre et le déploiement de nouvelles initiatives.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES :
- Baccalauréat en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou baccalauréat en gestion des approvisionnements et de la logistique
- Minimum de 5 ans en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou en logistique et approvisionnement et au moins 3 ans d’expérience pertinente en gestion de flotte, d’administration et de sécurité connexe
- Expérience dans la gestion des audits statutaires et des donateurs
- Expérience substantielle de travail dans le secteur des ONG traitant de plusieurs fonds de donateurs et répondant à différentes exigences des donateurs
- Expérience avérée dans la supervision de personnel dans différentes expertises
- Niveaux élevés de maîtrise démontrés des systèmes électroniques liés à la gestion des achats, à l’administration, aux systèmes de sécurité ainsi qu’à la gestion de la flotte et de la sécurité.
- Excellente compétence en analyse et résolution de problèmes.
- Capacité à présenter des informations de manière claire et concise par écrit ou verbalement, avec un excellent anglais écrit et parlé.
- Capacité à négocier et à influencer, à défier et à remettre en question.
- Capacité à créer et à maintenir les achats, la gestion des actifs, la logistique et l’entreposage.
- Capable de prioriser son propre travail et celui des autres dans des délais serrés.
Environnement de travail:
- Le poste nécessite la capacité et la volonté de voyager au niveau national et international jusqu’à 20 % du temps.
Types de candidats acceptés :
Candidats locaux et internationaux (IA) acceptés
POSTE 2 : Chargé.e des Personnes et de la Culture
Type de contrat d’employé :
Local – Employé à durée déterminée (CDI)
Description de l’emploi:
OBJECTIFS DU POSTE :
En consultation et en coordination avec le P&C Manager, soutenir la stratégie et la gestion du personnel à travers un soutien administratif à l’équipe des ressources humaines.
Ce poste est également responsable de la coordination des activités au niveau de la CNSS et du bon archivage des dossiers du personnel NO et Expatries.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1. Gestion et suivi des dossiers d’immatriculation, obtention des numéros (matricule et Allocataire) du personnel et du versements des Allocations Familiales;
2. Assurer la liaison (servir d’interface) entre les différents services P&C:
Managers / Coordinateurs et Officiers P&C des différentes zones dans la réception et la facilitation de la signature des documents du personnel (lettres d’offre d’emploi, contrats de personnel, les mutations, promotions etc.) ;
3. S’assurer que toutes les informations du personnel sont correctement conservées dans leur dossier et dans Workday, mises à jour et en maintenir la confidentialité;
4. Produire mensuellement la liste actualisée du personnel et tenir les PVs des réunions mensuelles et rencontres P&Cs;
5. Assurer un bon archivage et une mise à jour des dossiers du personnel du Bureau National et des Expatries ;
6. Compiler les Listes des employés et leurs dépendants et les transmettre au gestionnaire des soins CALIBRE en vue de leur couverture Médicale et servir d’interface pour que ceux-ci bénéficient des soins médicaux;
7. Effectuer un suivi régulier en vue de l’obtention des cartes d’identification des nouveaux travailleurs à l’assurance médicale OurHealth;
8. Coordonner sous la supervision du P&C Manager la visite médicale annuelle de tous les staffs conformément aux exigences légales;
9. Assurer l’organisation des Forums et rencontres P&C.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS POUR LE RÔLE
- Qualification minimale requise:
– Diplôme de licence en gestion des ressources humaines, droit, administration ou sciences sociales en général;
- Expérience :
– 1-2 ans d’expérience en gestion des ressources humaines.
- Connaissances et qualifications privilégiées :
– Compétence informatique (Outlook, Word, Excel, Calendar, Zoom…)
– Expérience dans le secteur humanitaire.
– Maîtrise des compétences orales et écrites en français et en anglais.
- Exigence relative au milieu de travail
– Environnement de travail : Bureau
– Sur appel: 10%
Lire aussi : L’ONG française de développement le Gret recrute pour ce poste (18 Septembre 2023)
