CBM est une organisation chrétienne internationale de développement qui s’engage à améliorer la qualité de vie des personnes handicapées dans les communautés les plus pauvres du monde.
Responsabilités et devoirs
Administration
– Assurer une administration quotidienne efficace du bureau. Agir à titre de point de contact pour le personnel, en répondant aux questions liées aux questions administratives.
– Organiser efficacement des réunions internes et externes, des événements, des ateliers, des sessions de formation, etc.; prendre les procès-verbaux des réunions.
– Gérer les déplacements du personnel et la logistique des visiteurs, notamment effectuer les réservations de voyage, prendre en charge les demandes de visa, organiser les transferts aéroportuaires et coordonner les horaires des visiteurs.
– Assumer la responsabilité du classement de la documentation physique (non financière).
– Assurer la gestion des bureaux et des propriétés/installations, y compris les services de nettoyage des bureaux, organiser et superviser les travaux de maintenance et de réparation dans les locaux et sur des actifs spécifiques (non informatiques).
– Organiser la sécurité des lieux, gérer le contrat avec l’entreprise de gardiennage et superviser le travail des agents de sécurité.
– S’assurer que CBM se conforme aux exigences réglementaires du pays (à l’exception des exigences réglementaires financières).
– Mettre en place et maintenir les contrats d’assurance pertinents.
– Maintenir une vue d’ensemble des contrats de conseil et de service et assurer leur renouvellement dans les délais.
– Gérer la correspondance (physique) entrante.
– Soutenir le directeur pays dans la production de messages et de supports de communication (par exemple, lettres, présentations).
– Maintenir les pages pays sur l’intranet CBM Global, publier régulièrement des actualités.
– Soutenir le directeur pays et le responsable principal des communications mondiales de CBM dans le développement du contenu national pour www.cbm-global.org .
Approvisionnement
– Tenir un inventaire des fournitures de bureau.
– Gérer l’approvisionnement en biens et fournitures de bureau.
– Coordonner l’approvisionnement en temps opportun des biens et services en fonction des besoins du département ; recueillir les devis et préparer les recommandations en matière d’approvisionnement.
– Agir à titre de membre du comité d’approvisionnement.
– Coordonner et documenter le processus de sélection des fournisseurs privilégiés.
Gestion des ressources humaines
– Agir en tant que point focal RH pour l’équipe pays, en fournissant des conseils aux managers et aux employés sur les sujets RH ;
– Tenir à jour des dossiers RH complets et précis ; gérer la confidentialité de l’accès aux données RH conformément à la politique et aux directives de protection des données de CBM Global.
– Soutenir les RH mondiales dans les processus de recrutement, notamment en aidant les responsables du recrutement à publier les postes vacants localement, à organiser des entretiens et à collecter des références.
– Préparer la signature et collecter les lettres d’offre contresignées, les contrats de travail, les lettres de prolongation de contrat, les lettres d’augmentation de salaire, etc.
– Surveiller les périodes d’essai, la durée des contrats et les délais de préavis ; faire rapport en temps opportun au supérieur hiérarchique pour action et communication à l’employé.
– Soutenir le responsable financier dans la budgétisation des ressources humaines et l’administration de la paie.
– Soutenir le directeur financier en aidant à préparer la documentation nécessaire à la gestion des relations avec les prestataires de prestations telles que les pensions, l’assurance-vie, l’assurance médicale, etc. ; gérer avec eux l’inscription des employés.
– Organiser le processus d’intégration des employés, y compris la mise en place des dossiers RH, l’inscription aux avantages légaux et volontaires ; assurer la disponibilité du courrier électronique, d’un ordinateur portable et d’autres équipements ICS au début de l’emploi.
– Coordonner le processus d’intégration du personnel ; présenter le manuel RH, le contrat de travail, les politiques mondiales de CBM et le système RH.
– Surveiller les différents types de congés en fonction des droits reflétés dans le manuel des ressources humaines et garantir que les données pertinentes sont capturées dans le système RH.
– Coordonner les différentes tâches de la check-list de sortie d’emploi.
– Sur demande, fournir des rapports RH au directeur pays (par exemple, soldes de congés) et/ou aux RH mondiales (par exemple, taux d’achèvement de la gestion des performances).
– Orienter l’équipe sur le processus, le système et les échéanciers annuels de gestion de la performance ; surveiller les taux d’achèvement de la gestion du rendement.
– Engager Global HR dans tous les cas disciplinaires ou de griefs.
– Offrir des séances d’orientation de recyclage sur le manuel des ressources humaines et les politiques à l’équipe pays une fois par an.
– Soutenir le directeur pays dans la création du plan d’apprentissage et de développement de l’équipe pays ; aider Global HR à mettre en place des parcours d’apprentissage dans le système de gestion de l’apprentissage.
– Participer activement aux réunions des points focaux RH pour l’apprentissage et le partage.
– Surveiller les modifications législatives apportées aux réglementations en matière d’emploi, s’assurer que le manuel des ressources humaines est mis à jour en conséquence et informer l’équipe pays des changements.
Santé Sécurité et Bien-être (HSW)
– Agir en tant que point focal en matière de santé, de sécurité et de bien-être pour l’équipe pays.
– Surveiller de près les réglementations en matière de santé et de sécurité dans le pays, garantir leur conformité et recommander les actions pertinentes.
– Soutenir le directeur pays dans l’établissement et le suivi du plan de santé, de sécurité et de bien-être du bureau.
– Réaliser régulièrement une évaluation des risques en matière de santé et de sécurité dans les locaux du bureau et identifier les mesures d’atténuation.
– Assurer des initiations HSW au nouveau personnel en liaison avec le point focal sécurité.
– Être la personne de référence pour signaler les incidents liés aux HSW et diriger toutes les actions nécessaires à leur résolution (si cela est convenu avec le directeur pays)
– Assumer la responsabilité de la trousse de premiers secours et du respect des exigences en matière d’évacuation en cas d’incendie et de premiers secours dans le pays ;
– Organiser régulièrement des sessions de formation pour l’équipe sur : l’évacuation incendie, les premiers secours, l’ergonomie du bureau et les ressources bien-être.
– Avec le point focal sécurité, assurez-vous que les plans d’urgence (par exemple, évacuation, urgences médicales) sont accessibles et en place.
– Assurer la liaison avec le point focal sécurité pour garantir que les visiteurs reçoivent un briefing sur la sécurité à leur arrivée au bureau.
– S’engager activement avec d’autres points focaux HSW pour le partage et l’apprentissage.
Autre
– Gérer en ligne le stagiaire en administration.
– Modéliser et promouvoir les valeurs, la culture et les pratiques inclusives de CBM Global et promouvoir le handicap et l’égalité des sexes avec ses collègues.
– Assumer d’autres tâches alignées sur le poste, qui peuvent être assignées par le supérieur hiérarchique.
Assurer les responsabilités
Connaissance
Comprendre le cadre de gestion des incidents et le rôle du premier intervenant dans l’enregistrement, la réponse et le signalement des incidents.
Comprendre l’approche centrée sur les survivants et comment l’appliquer lors de la réception d’une plainte ou de la réponse à un incident. Connaître les services de soutien locaux disponibles dans la communauté ou la région et savoir comment les impliquer.
Compétences
Capable d’écouter et de documenter avec précision les préoccupations et les plaintes signalées. Capable de respecter la confidentialité des allégations de sauvegarde. Capable d’appliquer de manière appropriée l’approche centrée sur le survivant.
Comportements
Traitez le survivant et les autres personnes impliquées dans un incident avec dignité et respect.
Soyez assuré dans la mise en œuvre des protocoles initiaux de réponse aux incidents en gagnant la confiance et la coopération des parties impliquées.
Principaux résultats attendus de ce rôle.
1. L’administration du bureau fonctionne correctement
2. Les processus de passation des marchés sont menés en temps opportun et de manière transparente
3. Les dossiers RH sont conservés
4. Le personnel et les supérieurs hiérarchiques se sentent pleinement soutenus dans tous les aspects des RH
5. Le bureau est un environnement de travail sain et sûr
Spécification de la personne
Toutes les exigences suivantes sont essentielles, à moins qu’elles ne soient marquées d’un * lorsqu’elles sont souhaitables, et seront évaluées à partir d’une combinaison d’informations fournies à partir du formulaire de candidature et du processus d’entretien.
CBM Global accueille des candidats d’horizons divers et des personnes ayant une expérience vécue du handicap.
Expérience/connaissance
· Expérience avérée en tant que responsable RH et/ou administrateur
· Bonne compréhension du droit du travail et des processus RH
· Solide connaissance des procédures de bureau standard
Aptitudes/compétences/qualités personnelles
· Connaissance et expérience approfondies de Microsoft Word, Excel, Power Point et Microsoft Teams
· Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
· Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
· Compétences en communication efficaces (écrites et verbales)
· Excellentes compétences interpersonnelles
· Aptitude à la résolution de problèmes
· Forte éthique et fiabilité
· Attention au détail
· Capable de maintenir la confidentialité
Qualifications
· Baccalauréat en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe
· Maîtrise des applications Microsoft Office
· Une expérience de travail avec un logiciel RH est un plus
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