ChildFund est une organisation de développement international axée sur les enfants qui travaille dans 23 pays pour mettre les enfants en contact avec les personnes, les ressources et les institutions dont ils ont besoin pour grandir en bonne santé, éduqués, qualifiés et en sécurité, où qu’ils se trouvent.
Les valeurs de ChildFund
ChildFund crée un environnement diversifié, équitable, inclusif et accessible où tout le monde est accueilli et célébré de manière égale. Dans notre culture de connexion, vous aurez amplement l’occasion de grandir, d’apprendre et de diriger tout en apportant vos talents et vos innovations à notre mission inspirante.
L’engagement de ChildFund
ChildFund International a une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation, des abus et du harcèlement sexuels (SEAH) et de toutes les autres formes de préjudice de la part de son personnel, de ses partenaires et d’autres représentants dans l’exécution de sa mission et de ses services pour les enfants. ChildFund s’engage à créer un environnement sécuritaire en milieu de travail ainsi que dans les communautés où il offre des programmes et des services. ChildFund attend de chaque membre du personnel, partenaire et représentant qu’il adhère à cet engagement et veille à ce que toutes les politiques et normes organisationnelles soient respectées. Ce poste est soumis à une série de vérifications de vérification, y compris une vérification du casier judiciaire et/ou la divulgation pour s’assurer que les participants au programme sont protégés.
À propos de ce rôle
Le spécialiste Finance & Admin dirige la stratégie et gère les domaines de soutien financier du PYD, en anticipant et en identifiant les problèmes critiques et en mettant en œuvre des solutions le plus tôt possible. Il/elle supervise la gestion des finances et des contrats du PYD II ; s’assurer de l’existence de politiques et de contrôles internes clairs ; veille à ce que des services de soutien de haute qualité soient fournis au personnel des subventions du PYD et représente ChildFund.
Le spécialiste des finances et de l’administration est un poste stratégique au sein de la subvention et du CO du PYD et examinera, affinera, développera et recommandera des politiques, des systèmes et des processus appropriés pour le système d’exploitation du PYD.
Le spécialiste des finances et de l’administration participera activement aux réunions pertinentes et veillera à la documentation des politiques et des processus appropriés relatifs à l’administration des subventions et à la gestion financière. Le RAF collaborera avec le directeur des finances du bureau de pays et avec les partenaires de mise en œuvre pour atteindre les buts et objectifs du projet.
Responsabilités principales
Expérience et formation requises
GESTION BUDGÉTAIRE
- Initier et superviser la stratégie de gestion des finances des subventions du PYD afin d’assurer une bonne intendance
- Initier et suivre la préparation et la consolidation du budget de subvention du PYD, en tenant compte de la disponibilité des fonds ainsi que du coût réel de la mise en œuvre des activités de subvention
- Initier un processus et surveiller en permanence les budgets du PYD et collaborer avec le directeur financier du bureau de pays pour prendre toute action corrective requise.
- Surveiller les rapports financiers des subventions du PYD pour s’assurer que ChildFund obtient le meilleur rapport qualité-prix, respecte les contrats de financement et évite les pertes ou les coûts inutiles ; prendre ou recommander des mesures correctives, au besoin ;
- Préparer tous les rapports financiers et factures du CO conformément aux normes de ChildFund et de l’USAID.
- Mettre en place et surveiller des systèmes qui garantissent le respect de la législation fiscale, en mettant l’accent sur l’enregistrement de la TVA, la déclaration, etc.
GESTION FINANCIÈRE ET CONTRACTUELLE
- Superviser la gestion du système financier du CO, des subventions et des contrats pour assurer la conformité
- Mettre en place des systèmes pour s’assurer que les responsables hiérarchiques, les sous-bénéficiaires et les autres personnes impliquées dans la mise en œuvre des contrats de financement ont une compréhension suffisante des conditions
- Assurer la liaison avec les partenaires sur des questions telles que les créances non recouvrées, la cession d’actifs, les renonciations, les modifications aux postes budgétaires et les clarifications de contrats pour assurer la conformité.
- Assurer la disponibilité du budget avant le lancement de l’approvisionnement, le traitement des paiements, etc
- Examiner et consigner toutes les transactions en espèces (reçus et décaissements) et les écritures de journal pour s’assurer de l’exhaustivité de la documentation, de la validité, de la pertinence des frais et de la conformité aux politiques de ChildFund et de CO. Ces transactions comprennent, sans s’y limiter, les avances de fonds, le paiement de biens et de services, etc.
- Préparer les chèques pour tous les décaissements et consigner tous les reçus dans le système financier.
- Examine et enregistre les notes de frais de déplacement (TER) ainsi que les pièces jointes (billets d’avion, téléphone, essence et autres factures de dépenses diverses)
- Examiner et enregistrer les demandes d’avance de projet et les rapports de liquidation.
- Enregistrer les dettes à ChildFund, relatives aux rapports ci-dessus dans les livres auxiliaires appropriés.
- Examiner les grands livres auxiliaires des partenaires et/ou des fournisseurs et établir des rapports chronologiques sur les soldes des fonds à l’intention du Directeur des finances du bureau de pays.
- Effectuer le rapprochement hebdomadaire de tous les comptes auxiliaires avec le grand livre pour tous les comptes en devise locale et en dollars américains.
- Préparer le rapport de facturation intra-entreprise sur une base régulière, au besoin, et le soumettre au directeur des finances du CO.
- Examiner et consigner les transactions de petite caisse dans un
- Maintenir un système de classement ordonné, complet et efficace des registres comptables et financiers et des documents de la subvention du PYD.
- Tenir un livre de caisse par compte bancaire à des fins de rapprochement.
- Assister le directeur financier du CO dans la préparation et le rapprochement des comptes bancaires des subventions du PYD.
- Aider le directeur financier du CO à préparer et à rapprocher les comptes de contrôle du grand livre général du PYD avec les grands livres auxiliaires.
- Préparer la paie mensuelle et s’assurer de la soumission et du paiement en temps opportun de toutes les déclarations statutaires (bénéficiaire, gouvernement, etc.).
- Préparer le paiement des prestations du personnel, y compris les prestations accumulées, et imputer régulièrement les subventions du PYD sur une base mensuelle.
- Aider à l’organisation et contribuer aux réunions mensuelles sur la mise en œuvre des subventions et les dépenses pour s’assurer que la mise en œuvre et les dépenses sont sur la bonne voie.
POLITIQUE, PROCÉDURE ET AUDIT
- Mettre en place et surveiller l’existence et l’application de politiques claires et de contrôles internes suffisants pour guider le personnel de ChildFund et des partenaires de la subvention PYD et minimiser le risque de non-conformité, de faute professionnelle et d’erreur humaine
- Planifier tous les audits externes requis et s’assurer qu’ils sont effectués à temps ; prendre l’initiative de veiller à ce que les gestionnaires hiérarchiques donnent suite aux recommandations de l’audit externe et interne ;
- Initier et faire appliquer l’acquisition de subventions PYD si nécessaire Systèmes d’administration et de gestion des actifs et des biens, conformément à la politique et procédure acceptées.
- Veiller à ce que tout le personnel des subventions du PYD soit pleinement au courant de la politique et des procédures de ChildFund Sénégal et de l’USAID, mettre à jour et distribuer les documents d’information en temps opportun si nécessaire
- Mettre en place et mettre en œuvre un système pour s’assurer que les gestionnaires hiérarchiques et leur personnel sont pleinement au courant des politiques et des procédures qui les affectent ou peuvent les affecter ou affecter leur travail.
- Participer pleinement à l’élaboration d’un système financier, d’un système d’approvisionnement, d’un système d’information de gestion et de systèmes administratifs appropriés et efficaces pour le bureau national.
- Entreprendre des examens périodiques des politiques et des systèmes de subventions du PYD pour s’assurer qu’ils répondent toujours aux besoins du bureau de pays. Proposer des recommandations pour améliorer les systèmes lorsque nécessaire.
- Vérifiez ponctuellement la conformité avec les principes de gestion financière et de coût des subventions et assurez-vous que tous les documents justificatifs sont versés au dossier.
- Fournir un leadership technique et un soutien lors des visites de suivi des sous-récipiendaires en collaboration avec le directeur financier.
- Assurer la liaison avec le bureau de terrain / les projets pour s’assurer que toutes les procédures financières et administratives sont pleinement mises en œuvre de manière cohérente tout au long de la subvention et du CO.
GESTION DU PERSONNEL
- Rédiger et réviser les descriptions de poste au besoin
- Interviewer et sélectionner le personnel avec la contribution d’autres personnes assignées par la direction
- Orienter, former et coacher le personnel du PYD sur les finances et l’administration
- Identifier les besoins en matière de développement du personnel et planifier et mettre en œuvre le renforcement des capacités
- Recommander ou prendre des mesures personnelles concernant le salaire, les changements d’emploi, les promotions et les mesures disciplinaires.
- Mener des activités de gestion du rendement du personnel, y compris la préparation d’un plan annuel et la réalisation d’évaluations semestrielles et annuelles.
GÉNÉRALITÉS
- Participer activement aux réunions, aux discussions et aux décisions de l’équipe de direction du PYD
- Développer les éléments de soutien financier du plan de fonctionnement annuel de la subvention du PYD
- Représenter ChildFund auprès du gouvernement, des OC, des partenaires, etc.
- Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur immédiat et l’EGS.
Profil et formation requis
- 5+ ans d’expérience en finance internationale ou en gestion financière ; Exposition à l’environnement financier des OING préférée
- Maîtrise de l’anglais requise, maîtrise du français,
- Bonne connaissance des règles et règlements de l’USAID
- Le candidat sélectionné doit avoir :
- Baccalauréat en finance, comptabilité, commerce ou un travail équivalent et pertinent
- Qualification complète dans un organisme comptable reconnu tel que ACA/CIMA/ACCA de préférence.
Compétences requises
Compétences clés de ChildFund
- Travail d’équipe : la capacité de travailler efficacement et de collaborer avec les autres ; valorise et respecte les différences individuelles.
- Communication : fait preuve d’empathie et de tact lorsqu’il communique avec les autres et utilise une approche narrative au besoin.
- Orientation vers les résultats : fait avancer les choses ; prend des mesures proactives pour atteindre les objectifs organisationnels et les normes de qualité.
- Prise de décision : faire preuve de discernement, de pensée critique et de méthodes non traditionnelles pour évaluer les problèmes et les possibilités ; réfléchir et innover pour améliorer les décisions et les résultats.
- Résilience : s’épanouit et se développe dans des environnements complexes, exigeants et en évolution rapide.
- Littératie numérique : adopte et promeut les nouvelles technologies dans des contextes pertinents, se tient au courant des tendances technologiques et adopte des solutions technologiques aux défis commerciaux.
