ChildFund est une organisation de développement international axée sur les enfants qui travaille dans 23 pays pour mettre les enfants en contact avec les personnes, les ressources et les institutions dont ils ont besoin pour grandir en bonne santé, éduqués, qualifiés et en sécurité, où qu’ils se trouvent.
ChildFund
crée un environnement diversifié, équitable, inclusif et accessible où tout le monde est accueilli et célébré de manière égale. Dans notre culture de connexion, vous aurez amplement l’occasion de grandir, d’apprendre et de diriger tout en apportant vos talents et vos innovations à notre mission inspirante. ChildFund International applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation, des abus et du harcèlement sexuels et de toutes les autres formes de préjudice de la part de son personnel, de ses partenaires et d’autres représentants dans le cadre de sa mission et de ses services pour les enfants.
ChildFund s’engage à créer un environnement sécuritaire en milieu de travail ainsi que dans les communautés où il offre des programmes et des services. ChildFund attend de chaque membre du personnel, partenaire et représentant qu’il adhère à cet engagement et veille à ce que toutes les politiques et normes organisationnelles soient respectées. Ce poste est soumis à une série de vérifications de vérification, y compris une vérification du casier judiciaire et/ou la divulgation pour s’assurer que les participants au programme sont protégés.
ChildFund International s’engage à protéger les intérêts, les droits et le bien-être des enfants avec lesquels elle est en contact et à mener ses programmes et ses opérations d’une manière qui soit sans danger pour les enfants.
Avis de non-responsabilité : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste.
À propos de ce rôle
Le RAF dirige la stratégie et gère les zones de soutien financier au projet d’accès à l’éducation, en anticipant et en identifiant les problèmes critiques et en mettant en œuvre des solutions le plus tôt possible. Il/elle supervise la gestion des finances et des contrats d’A2E ; s’assurer de l’existence de politiques et de contrôles internes clairs ; veille à ce que des services de soutien de haute qualité soient fournis au personnel des subventions A2E et représente ChildFund.
Le RAF est un poste stratégique au sein de la subvention A2E et du CO et examinera, affinera, développera et recommandera des politiques, des systèmes et des processus appropriés pour le système d’exploitation A2E.
Le FRA participera activement aux réunions pertinentes et veillera à la documentation des politiques et des processus appropriés relatifs à l’administration des subventions et à la gestion financière. Le RAF collaborera avec le directeur des finances du bureau de pays et avec les partenaires de mise en œuvre pour atteindre les buts et objectifs du projet.
Expérience et formation requises
- Minimum de 4 ans d’expérience dans le respect des exigences comptables et légales
- Maîtrise des techniques et méthodes financières/comptables standard et dans le respect des lois/normes acceptées dans le cadre des activités des ONG ;
- Aptitude à gérer les relations interpersonnelles et à travailler efficacement avec les autres pour établir et maintenir de bonnes relations de travail dans un environnement multiculturel et multiethnique tout en faisant preuve de sensibilité et de respect de la diversité ;
- Maîtrise des logiciels comptables et des applications Microsoft Office : Niveau avancé en Excel, Word, Outlook ;
- Compétences autoguidées et solides en matière d’organisation et de planification ; Capacité à travailler de manière autonome, sous pression et à distance avec l’équipe ;
- Être exigeant envers soi-même dans le respect des délais ;
- Restez informé et à jour avec les changements sur les exigences légales ;
- Forte capacité à apprendre, à innover et à travailler avec un minimum de supervision ;
- Très bonne capacité à travailler efficacement sous stress, à identifier les priorités et à respecter les délais.
Responsabilités principales
#1 : LA GESTION DU
BUDGET
- Initier et superviser la stratégie de gestion des finances des subventions A2E afin d’assurer une bonne intendance.
- Initier et suivre la préparation et la consolidation du budget de la subvention A2E, en tenant compte de la disponibilité des fonds ainsi que du coût réel de la mise en œuvre des activités de la subvention
- Initier un processus et surveiller en permanence les budgets A2E et collaborer avec le directeur financier du bureau pays pour prendre toute action corrective requise.
- Surveiller les rapports financiers des subventions A2E pour s’assurer que ChildFund obtient le meilleur rapport qualité-prix, respecte les contrats de financement et évite les pertes ou les coûts inutiles ; prendre ou recommander des mesures correctives, au besoin ;
- Préparer tous les rapports financiers et factures du CO conformément aux normes de ChildFund et de l’USAID.
- Mettre en place et surveiller des systèmes qui garantissent le respect de la législation fiscale, en mettant l’accent sur l’enregistrement de la TVA, la déclaration, etc
% du temps : 20 %
#2 : GESTION
FINANCIÈRE ET CONTRACTUELLE
- Superviser la gestion du système financier du CO, des subventions et des contrats pour assurer la conformité
- Mettre en place des systèmes pour s’assurer que les responsables hiérarchiques, les sous-bénéficiaires et les autres personnes impliquées dans la mise en œuvre des contrats de financement ont une compréhension suffisante des conditions
- Assurer la liaison avec les partenaires sur des questions telles que les créances non recouvrées, la cession d’actifs, les renonciations, les modifications aux postes budgétaires et les clarifications de contrats pour assurer la conformité.
- Assurer la disponibilité du budget avant le lancement de l’approvisionnement, le traitement des paiements, etc
- Examiner et consigner toutes les transactions en espèces (reçus et décaissements) et les écritures de journal pour s’assurer de l’exhaustivité de la documentation, de la validité, de la pertinence des frais et de la conformité aux politiques de ChildFund et de CO. Ces transactions comprennent, sans s’y limiter, les avances de fonds, le paiement de biens et de services, etc.
- Préparer les chèques pour tous les décaissements et consigner tous les reçus dans le système financier.
- Examine et enregistre les notes de frais de déplacement (TER) ainsi que les pièces jointes (billets d’avion, téléphone, essence et autres factures de dépenses diverses)
- Examiner et enregistrer les demandes d’avance de projet et les rapports de liquidation.
- Enregistrer les dettes à ChildFund, relatives aux rapports ci-dessus dans les livres auxiliaires appropriés.
- Examiner les grands livres auxiliaires des partenaires et/ou des fournisseurs et établir des rapports chronologiques sur les soldes des fonds à l’intention du Directeur des finances du bureau de pays.
- Effectuer le rapprochement hebdomadaire de tous les comptes auxiliaires avec le grand livre pour tous les comptes en devise locale et en dollars américains.
- Préparer le rapport de facturation intra-entreprise sur une base régulière, au besoin, et le soumettre au directeur des finances du CO.
- Examiner et enregistrer les transactions de petite caisse
- Maintenir un système de classement ordonné, complet et efficace des registres comptables et financiers et des documents de la subvention A2E.
- Tenir un livre de caisse par compte bancaire à des fins de rapprochement.
- Aider le directeur financier du CO à préparer et à rapprocher les comptes bancaires des subventions A2E.
- Aider le directeur des finances du CO à préparer et à rapprocher les comptes de contrôle du grand livre général A2E avec les grands livres auxiliaires.
- Préparer la paie mensuelle et assurer la soumission et le paiement en temps opportun de toutes les déclarations statutaires (bénéficiaire, gouvernement, etc.).
- Préparer le paiement des prestations du personnel, y compris les prestations accumulées, et imputer régulièrement les subventions A2E sur une base mensuelle.
- Aider à l’organisation et contribuer aux réunions mensuelles sur la mise en œuvre des subventions et les dépenses afin d’assurer la mise en œuvre et les dépenses sur la bonne voie.
% du temps : 15 %
#3 : POLITIQUE, PROCÉDURE ET VÉRIFICATION
- Mettre en place et surveiller l’existence et l’application de politiques claires et de contrôles internes suffisants pour guider la subvention A2E, y compris le personnel de ChildFund et des partenaires, et minimiser le risque de non-conformité, de faute professionnelle et d’erreur humaine
- Planifier tous les audits externes requis et s’assurer qu’ils sont effectués à temps ; prendre l’initiative de veiller à ce que les gestionnaires hiérarchiques donnent suite aux recommandations de l’audit externe et interne ;
- Initier et appliquer l’acquisition de subventions A2E si nécessaire Les systèmes d’administration et de gestion des actifs et des biens, conformément à la politique et à la procédure acceptées.
- S’assurer que tout le personnel des subventions A2E est pleinement au courant de la politique et des procédures de ChildFund Sénégal et de l’USAID, mettre à jour et distribuer les documents d’information en temps opportun si nécessaire
- Mettre en place et mettre en œuvre un système pour s’assurer que les gestionnaires hiérarchiques et leur personnel sont pleinement au courant des politiques et des procédures qui les affectent ou peuvent les affecter ou affecter leur travail.
- Participer pleinement à l’élaboration d’un système financier, d’un système d’approvisionnement, d’un système d’information de gestion et de systèmes administratifs appropriés et efficaces pour le bureau national.
- Entreprendre des examens périodiques des politiques et des systèmes de subvention A2E pour s’assurer qu’ils répondent toujours aux besoins du bureau de pays. Proposer des recommandations pour améliorer les systèmes lorsque nécessaire.
- Vérifiez ponctuellement la conformité avec les principes de gestion financière et de coût des subventions et assurez-vous que tous les documents justificatifs sont versés au dossier.
- Fournir un leadership technique et un soutien lors des visites de suivi des sous-récipiendaires en collaboration avec le directeur financier.
- Assurer la liaison avec le bureau de terrain / les projets pour s’assurer que toutes les procédures financières et administratives sont pleinement mises en œuvre de manière cohérente tout au long de la subvention et du CO.
% du temps : 25 %
#4 : GESTION DES
PERSONNES
- Gestion de la paie
- Rédiger et réviser les descriptions de poste au besoin
- Gestion des contrats
- Interviewer et sélectionner le personnel avec la contribution d’autres personnes assignées par la direction
- Orienter, former et coacher le personnel d’A2E sur les finances et l’administration
- Identifier les besoins en matière de développement du personnel et planifier et mettre en œuvre le renforcement des capacités
- Recommander ou prendre des mesures personnelles concernant le salaire, les changements d’emploi, les promotions et les mesures disciplinaires.
- Mener des activités de gestion du rendement du personnel, y compris la préparation du plan annuel et la réalisation d’évaluations semestrielles et annuelles.
% du temps : 20 %
#5 : GÉNÉRAL
- Participer activement aux réunions, aux discussions et aux décisions de l’équipe de direction d’A2E
- Élaborer les éléments de soutien financier du plan de fonctionnement annuel de la subvention A2E
- Représenter ChildFund auprès du gouvernement, des OC, des partenaires, etc.
% du temps : 15 %
#6 : Autre
- Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur immédiat et l’EGD
% du temps : 5%
Compétences requises
Compétences clés de ChildFund
- Travail d’équipe : la capacité de travailler efficacement et de collaborer avec les autres ; valorise et respecte les différences individuelles.
- Communication : fait preuve d’empathie et de tact lorsqu’il communique avec les autres et utilise une approche narrative au besoin.
- Orientation vers les résultats : fait avancer les choses ; prend des mesures proactives pour atteindre les objectifs organisationnels et les normes de qualité.
- Prise de décision : faire preuve de discernement, de pensée critique et de méthodes non traditionnelles pour évaluer les problèmes et les possibilités ; réfléchir et innover pour améliorer les décisions et les résultats.
- Résilience : s’épanouit et se développe dans des environnements complexes, exigeants et en évolution rapide.
- Littératie numérique : adopte et promeut les nouvelles technologies dans des contextes pertinents, se tient au courant des tendances technologiques et adopte des solutions technologiques aux défis commerciaux.
Les compétences en leadership de ChildFund
- Partenariat (développe des réseaux solides ; travaille avec plusieurs divisions ; crée des relations de confiance et productives qui contribuent à des résultats positifs)
- Gestion du changement (ajuster la pensée et les comportements pour rester pertinent, résilient et réactif aux conditions internes et externes)
- Design Thinking (conçoit des solutions en tenant compte de l’expérience de l’utilisateur final ; empathie, définit, identique, prototype et teste).
