Catholic Relief Services est l’agence humanitaire internationale officielle de la communauté catholique aux États-Unis. CRS s’efforce de sauver, de protéger et de transformer des vies dans le besoin dans plus de 100 pays, sans distinction de race, de religion ou de nationalité. Le travail de secours et de développement de CRS est accompli par le biais de programmes d’intervention d’urgence, de VIH, de santé, d’agriculture, d’éducation, de microfinance et de consolidation de la paix.
Poste 1 : Adjoint(e) administratif(ve)
Résumé du poste :
Vous fournirez des services dans la mise en œuvre quotidienne d’activités administratives réactives, efficaces et efficientes à l’appui de la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les pauvres et les vulnérables. Vous fournirez un service uniforme et de haute qualité et contribuerez à la bonne intendance des ressources afin d’assurer l’efficacité opérationnelle à l’appui de programmes de haute qualité.
Rôles et responsabilités clés :
Responsabilités:
- Gestion des installations et des équipements :
- Effectuer des vérifications régulières de l’équipement pour s’assurer qu’il est en bon état de fonctionnement
- Répondre aux demandes de service et d’entretien conformément à la politique de l’Agence.
- Tenir à jour l’inventaire du mobilier et de l’équipement de bureau
- Examiner, nettoyer et réparer régulièrement les meubles au besoin
- Évaluer les demandes de nouveaux meubles et coordonner avec les fournisseurs et l’approvisionnement pour les achats
- Commander des pièces de rechange, y compris celles pour les classeurs
- Éliminez les meubles endommagés ou brisés en utilisant des pratiques respectueuses de l’environnement
- Entretenir et gérer les clés des meubles
- Examiner et traiter les demandes de déménagement de meubles du personnel
- Commander les matériaux nécessaires pour le déménagement et le stockage des meubles
- Documentation et tenue de dossiers :
- Aider à rassembler les installations, traiter les documents de support et les stocker à la fois sur SharePoint et dans des fichiers
- Tenir des registres précis de toutes les activités et transactions liées aux installations.
- Gestion de la maison d’hôtes :
- Aider à maintenir un système de réservation et de gestion fonctionnel pour les maisons d’hôtes CRS
- Gérer les demandes et l’inventaire de la maison d’hôtes.
- Coordination des fournisseurs et des prestataires de services :
- Aider à coordonner les services des fournisseurs
- Guider et superviser les fournisseurs lorsqu’ils sont sur les lieux
- Contactez les fournisseurs pour divers besoins de service, au besoin
- S’assurer que les fournitures et l’équipement sont en bon état et remplacés régulièrement
- Assurer la liaison entre les fournisseurs et l’organisation pour assurer la prestation de services sans heurts.
- Intervention d’urgence :
- Aider à répondre aux urgences ou aux problèmes urgents au fur et à mesure qu’ils se présentent.
- Communication et soutien administratif :
- Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, le cas échéant
- Envoyer/recevoir et distribuer tous les courriers/télécopies/lettres/documents entrants et sortants
- Fournir des transactions et des processus administratifs spécialisés (p. ex., traduire, taper, relire et/ou formater des documents ; enregistrer et transcrire des procès-verbaux de réunions ; rédiger des messages de correspondance simples)
- Gestion de la petite caisse :
- Servir de gardien de réserve de la petite caisse
- En l’absence du gardien principal, gérer et tenir à jour le fonds de petite caisse conformément aux procédures établies.
- Assurer la tenue de registres précis de toutes les transactions de petite caisse
- Aider à rapprocher les comptes de petite caisse au besoin
- Respecter tous les protocoles de sécurité liés à la manipulation et à l’entreposage de la petite caisse
- Participer à la formation obligatoire sur les procédures de gestion de la petite caisse
- Appuyer la mise en œuvre de tout nouveau processus de petite caisse, selon les directives de la direction
- Soutien général aux installations :
- Assister le gestionnaire des installations dans les opérations quotidiennes
- Contribuer au maintien d’un environnement de travail sécuritaire et efficace
- Effectuer d’autres tâches liées aux installations, selon les besoins.
- Gestion des logements pour expatriés :
- Aider l’agent principal des installations à identifier et à évaluer les options de logement pour le personnel expatrié.
- Soutenir les processus d’entrée et de sortie du personnel expatrié, y compris la vérification des stocks et les procédures de transfert.
- Aider à gérer les demandes d’entretien et de réparation pour les logements d’expatriés.
- Aider l’agent principal des installations à tenir à jour les dossiers de tous les logements. d’expatriés, y compris les contrats de location, les inventaires et les historiques d’entretien.
- Effectuer des inspections régulières des logements des expatriés pour s’assurer de la conformité aux normes de sûreté et de sécurité de CRS.
- Assurer la liaison entre le personnel expatrié et les propriétaires/gestionnaires immobiliers pour résoudre tout problème ou préoccupation lié au logement.
Langues requises – Répertorie les langues requises pour effectuer le travail
Voyage – Doit être disposé et capable de voyager jusqu’à 20%.
Responsabilités de supervision : aucune
Principales relations de travail :
Interne: Équipe de direction, personnel des finances, personnel de programme dans d’autres programmes pays de CRS.
Externe: Représentants d’autres projets, entrepreneurs, représentants du gouvernement et clients du programme CRS Nigeria.
Qualifications
Qualifications de base
- HND/BSc en administration des affaires, économie, administration, gestion ou dans un domaine connexe des sciences sociales et/ou de l’ingénierie.
- Deux ans d’expérience de travail dans un environnement de bureau dans un rôle de bureau ou administratif. Expérience au sein d’une ONG locale ou internationale un atout.
Qualifications souhaitées
- Connaissance des logiciels informatiques – MS Office, en particulier Excel et Word.
- Connaissance de base des génératrices, des climatiseurs, des réfrigérateurs et des connexions de câbles électriques.
- Connaissance de base de l’entretien des bureaux et des équipements.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais.
- Faire preuve d’un haut niveau d’initiative, de diplomatie et de tact.
- Doit être flexible et travailler de manière indépendante et en équipe.
Connaissances, compétences et aptitudes
- Bonnes compétences en gestion du temps avec la capacité de travailler sur plusieurs tâches
- Forte orientation vers le service à la clientèle avec de bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles
- Proactif, ingénieux, orienté vers les solutions et les résultats
Compétences REDI de l’agence (pour tout le personnel de CRS)
Les compétences de l’organisme clarifient les comportements et les attitudes attendus de tout le personnel. Lorsqu’ils sont démontrés, ils créent un lieu de travail engageant, aident le personnel à donner le meilleur de lui-même et aident CRS à atteindre les objectifs de l’agence. Ceux-ci sont ancrés dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisés par chaque membre du personnel pour s’acquitter de ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
- Responsabilité personnelle – prend constamment la responsabilité de ses propres actes.
- Agir avec intégrité – modéliser constamment les valeurs alignées sur les principes directeurs et la mission de CRS. Est considéré comme honnête.
- Établit et maintient la confiance – fait preuve de cohérence entre les paroles et les actes.
- Collabore avec les autres – travaille efficacement au sein d’équipes interculturelles et diversifiées.
- Ouvrir à l’apprentissage – recherche des expériences qui peuvent changer de perspective ou donner l’occasion d’apprendre de nouvelles choses.
Sauvegarde
CRS s’engage à assurer la sécurité et le bien-être de toutes les personnes qui interagissent avec notre travail. Nous respectons les normes les plus élevées en matière de protection et attendons de tout le personnel et de tous les partenaires qu’ils respectent et protègent la dignité et les droits de chacun contre toute forme de préjudice, d’abus, de harcèlement ou d’exploitation. Tout le personnel est tenu de suivre les politiques et procédures de sauvegarde de CRS et de suivre des cours d’apprentissage en ligne obligatoires sur la protection dès l’embauche et sur une base annuelle.
Responsabilités de supervision (s’il n’y en a pas, indiquez aucune) Aucun
Principales relations de travail :
Interne: Équipe de direction, personnel des finances, personnel de programme dans d’autres programmes pays de CRS.
Externe: Représentants d’autres projets, entrepreneurs, représentants du gouvernement et clients du programme CRS Nigeria.
Notre identité catholique est au cœur de notre mission et de nos opérations. Catholic Relief Services met en œuvre l’engagement des évêques des États-Unis d’aider les pauvres et les vulnérables à l’étranger. Nous accueillons parmi notre personnel des personnes de toutes confessions et traditions laïques qui partagent nos valeurs et notre engagement à servir ceux qui en ont besoin. Les processus et les politiques de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l’exploitation.
Avis de non-responsabilité : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste.
Les procédures d’acquisition de talents de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l’exploitation.
CRS privilégie les candidats qui sont citoyens/résidents permanents des pays où nous avons des bureaux CRS.
CRS est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances.
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