Mercy Ships est une organisation caritative mondiale basée sur la foi qui utilise des navires-hôpitaux pour proposer des interventions chirurgicales qui changent la vie et une formation médicale transformatrice aux personnes vivant dans certains des contextes les plus difficiles le long des côtes africaines. Depuis plus de 40 ans, Mercy Ships apporte un espoir et une guérison durables grâce à des soins chirurgicaux sûrs, tout en travaillant aux côtés de partenaires et d’intervenants pour renforcer les systèmes de santé locaux dans plus de 55 pays. Depuis la création de ce rêve par les fondateurs Don et Deyon Stephens en 1978, Mercy Ships a servi plus de 2,7 millions de bénéficiaires directs sans distinction de race, de sexe ou de religion.
Il s’agit d’un poste à temps plein situé sur place à Dakar, au Sénégal.
L’opportunité
Il s’agit d’un poste permanent au sein de l’ASC. L’assistant exécutif de l’ASC fournit un soutien administratif et logistique et un soutien à la planification au directeur de l’ASC. Sur approbation du directeur de l’ASC, l’assistant exécutif peut fournir un soutien administratif à la direction de l’ASC, y compris aux directeurs de pays. Il s’agit d’un poste à temps plein, situé au Sénégal.
Comment vous contribuerez
Ce que vous apporterez à ce poste :
- Fournir un soutien logistique quotidien, tant au niveau personnel que managérial, au directeur de l’ASC et aux autres dirigeants de l’ASC, selon l’approbation du directeur de l’ASC.
- Informer quotidiennement le directeur de l’ASC des activités et des priorités de la journée / de la semaine / du mois
- Superviser les tâches au nom du directeur de l’ASC, selon les instructions reçues de temps à autre
- Préparer les documents de réunion, les notes de réunion et la correspondance au nom du directeur de l’ASC, selon les instructions qui peuvent lui être données de temps à autre.
- Coordonner, créer et préparer des présentations à des fins de reporting, qui incluent des mesures de performance des programmes et d’autres données
- Agir en tant que chef de projet selon les instructions du directeur de l’ASC, pour des projets spéciaux, qui peuvent inclure la planification et la coordination de plusieurs présentations et la diffusion d’informations
- Recevoir et trier le courrier entrant et les livraisons, gérer le courrier sortant, accueillir les visiteurs, répondre et diriger les appels téléphoniques au nom de l’ASC
- Coordonner et organiser les voyages, l’hébergement, les formalités administratives, les assurances, les visas, etc. pour le directeur de l’ASC et la direction de l’ASC, selon les besoins.
- Aider aux rapprochements financiers, aux paiements en espèces et par carte de crédit, aux avances et/ou aux bons de chèque avec le service comptabilité/finances.
- Assistance à la traduction de documents, de courriels ou d’autres ressources pouvant être demandées depuis/vers le français
- Rédiger des correspondances générales, des mémos, des graphiques, des tableaux, des diagrammes, etc. Relire l’orthographe, la grammaire et la mise en page, apporter les modifications appropriées si nécessaire et apporter un soutien à la rédaction de blogs et aux médias sociaux.
- Coordonner les tâches opérationnelles du bureau telles que l’entretien de l’équipement, la commande de fournitures, le courrier et l’expédition liées au bureau du directeur de l’ASC
- Rédiger et mettre à jour les avis approuvés sur Navigator selon les besoins au nom du directeur de l’ASC de temps à autre
- Mettre à jour l’organigramme de l’ASC et les pages d’accueil de Navigator selon les demandes ponctuelles
- Respecter les plans budgétaires et fournir des comptes précis des dépenses
- Adhérer à toutes les procédures RH, Finances, Opérations, Sûreté et Sécurité qui régissent l’ASC
- Soutenir les autres responsables/dirigeants de l’ASC selon les besoins.
Le candidat idéal
- Soutien à la mission et à la vision de Mercy Ships et engagement envers ses valeurs fondamentales.
- Comprendre et appliquer le leadership serviteur, travailler en collaboration avec intégrité et faire preuve de responsabilité.
- Un engagement chrétien fort tel qu’il se manifeste par la vie et le caractère.
- Comprendre et appliquer le leadership serviteur, travailler en collaboration avec intégrité et faire preuve de responsabilité.
- Très compétent en informatique et possédant des compétences intermédiaires à expertes avec les produits Microsoft Office tels qu’Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Publisher. Une connaissance des systèmes Confluence et/ou Navigator est préférable.
- Capable de représenter efficacement le directeur de l’ASC avec discrétion, diplomatie et jugement indépendant.
- Doit posséder un niveau élevé de compétences interpersonnelles pour gérer des situations et des informations sensibles et confidentielles.
- Doit parler couramment l’anglais et le français et posséder d’excellentes compétences en communication orale et écrite dans les deux langues.
- Fait preuve d’initiative et possède la capacité de planifier et de hiérarchiser efficacement la charge de travail, avec un degré élevé d’autonomie.
- Démontre des compétences dans la gestion de plusieurs projets simultanément et est capable d’organiser et d’exécuter des tâches sans directives détaillées et en travaillant avec une supervision minimale.
- Possède d’excellentes capacités de communication interculturelle
- Excellentes compétences en gestion de calendrier d’équipe, planification, coordination d’équipe, organisation, administration et gestion du temps
- Possède d’excellentes capacités de priorisation, d’initiative, de bon jugement, d’attention aux détails et la capacité d’analyser et de résoudre les problèmes.
Éducation et expérience
Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives de la formation et/ou de l’expérience requises.
- La réussite de la formation d’entrée à Mercy Ships sera requise au cours de la première année.
- Expérience progressive en gestion et en administration dans un environnement multiculturel et international, de préférence chez Mercy Ships. Une expérience dans un rôle d’assistant exécutif pendant au moins 2 ans est souhaitable.
- Doit maîtriser l’anglais et le français (niveau international C2 ou équivalent).
