International Médical Corps (IMC) est une ONG internationale basée aux Etats Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté.
La Mission du PNUD recrute un stagiaire pour ce poste (06 Juillet 2023)
POSTE 1 : Agent de conformité
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales du département « Éthique et conformité » :
-Promouvoir et encourager une culture de la conformité dans l’ensemble de l’organisation.
-Encourager la transparence, la communication et le travail d’équipe en ce qui concerne la charte d’éthique et de conformité et les objectifs du département.
Tâches principales :
-Préparer le plan de travail national, qui détermine la portée, la taille de l’échantillon, le calendrier et la fréquence des contrôles de conformité dans le pays.
-Effectuer les contrôles de conformité conformément au plan de travail national convenu.
-Aider la direction à identifier, documenter et atténuer efficacement les risques de non-conformité associés aux activités du programme et des opérations.
-Publier en temps utile des rapports mensuels et trimestriels à l’intention de la direction du pays.
-Vérifier régulièrement les progrès accomplis dans la mise en œuvre des recommandations en matière de conformité et des plans d’action convenus.
-Fournir des services de conseil à la direction nationale sur les améliorations et s’engage avec d’autres départements à soutenir les améliorations des contrôles internes.
-Veiller à ce que l’enregistrement des examens de conformité conservés dans un fichier partagé soit opportun, précis et complet.
Communication :
-Communiquer de manière proactive les résultats des examens de conformité et les lacunes identifiées avec la direction nationale et soutenir les mesures correctives en temps réel afin d’éviter la non-conformité.
-Préparer et fournir les mises à jour et les rapports nécessaires sur le travail de conformité sur le terrain, le cas échéant.
-Maintenir une communication régulière avec les principales parties prenantes au niveau du pays et du siège, le cas échéant.
Renforcement des capacités et formation
-Rechercher les sources disponibles et se tenir au courant des tendances et activités pertinentes dans le domaine de la conformité au sein de la communauté des ONG.
Autres responsabilités :
-Proposer des modifications des politiques et procédures et des améliorations des systèmes.
-Aider la direction à remédier à toute lacune dans le contrôle interne.
-Participe régulièrement aux réunions régionales sur la conformité.
QUALIFICATIONS MINIMALES
-Maîtrise dans une discipline pertinente de préférence ;
– Certification en audit, gestion des subventions, gestion des risques et/ou de la conformité de préférence ;
-Typiquement, 3+ années d’expérience pertinente dans un domaine connexe, avec au moins 1 an dans l’aide humanitaire ou une expérience équivalente ;
-Expérience en gestion des risques, conformité et/ou audit de préférence ;
-Connaissance et expérience de travail avec l’USAID, l’UE, la FCDO et d’autres donateurs de préférence ;
-Solides compétences en matière de communication et de présentation ;
-Solides compétences en matière de gestion du temps ;
-Souci du détail, avec un haut degré d’éthique, d’intégrité, de discrétion et de professionnalisme ;
-Capacité à traiter des questions sensibles sur une base confidentielle ;
-Capacité avérée à rassembler, analyser et évaluer des faits, à définir des problèmes, à tirer des conclusions valables et à préparer et présenter des rapports écrits concis en anglais ;
-Compétences en matière de résolution de problèmes ;
-Capacité à former efficacement le personnel ;
-Maîtrise de l’anglais et capacité avérée à s’exprimer correctement à l’oral et à l’écrit ; la connaissance du français ou de l’arabe est préférable ;
-Capacité à traiter des questions sensibles de manière confidentielle ;
Le dossier de candidature doit comporter :
Un CV en français détaillé nommé (CV_Nom Prénom Compliance Officer – juillet 23) y compris 3 références
Une lettre de motivation, des photocopies des titres scolaires ainsi que des attestations de services rendus.
Envoyer à : [email protected] et doit comporter obligatoirement la mention IMC/RM/002 – 06/07/2023 Compliance Officer – JUILLET 23 dans l’objet du mail.
Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 17 juillet 2023 à 17h00. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour le test écrit.
POSTE 2 : Assistant (e) aux achats / Procurement Assistant
Responsabilités :
L’Assistant (e) a les responsabilités spécifiques suivantes
-Mener des études de marché, collecter des devis, tenir à jour les dossiers des fournisseurs, évaluer les performances des fournisseurs et assurer la confidentialité des achats ;
-Assurer la coordination de la pré qualification et de l’enregistrement des fournisseurs ;
-Veiller à ce que la passation de marchés soit effectuée conformément aux procédures de passation de marchés de l’organisation IMC ;
-Négocier les délais de livraison et les prix tout en veillant à ce qu’il y ait un bon rapport prix/qualité ;
-Informer le demandeur et l’équipe technique de la livraison des articles pour le contrôle de la qualité ;
-Veiller à ce que le contrôle de la qualité soit correctement documenté ;
-Veiller à ce que la fiche de suivi des marchés publics (Procurement Status Report) soit mise à jour quotidiennement ;
-S’assurer que le catalogue des fournisseurs est mis à jour et que les nouveaux fournisseurs sont enregistrés conformément à la procédure d’enregistrement des fournisseurs ;
-Veiller à ce que les marchés soient passés uniquement avec des fournisseurs enregistrés auprès de IMC afin d’éviter les problèmes de conformité ;
-Suivez la feuille de suivi des demandes et tenez le demandeur régulièrement informé jusqu’à la fin de l’acquisition ;
-Rassemblez les documents requis et soumettez le dossier d’achat complet pour le paiement après la livraison ;
-Conserver des copies et archiver les dossiers de fourniture par subvention (projet) ;
-Obtenir des signataires pour les documents relatifs aux dossiers d’achats ;
-Veiller à ce que le système de suivi des contrats et des contrats cadres soit mis à jour chaque mois ;
-Préparer des demandes de devis et communiquer avec les vendeurs ;
-Analyser les PR et combiner les achats selon les besoins pour réduire la redondance d’achats similaires ;
-Assurer une utilisation efficace et efficiente de toutes les ressources afin de maintenir les coûts à un niveau bas et de garantir la sécurité sur le lieu de travail ;
-Contribuer aux rapports mensuels sur les achats (fiche de suivi des achats) destinés au responsable des achats.
Relations professionnelles et représentation :
– Contribuer à la création d’une image positive et la crédibilité globale de l’organisation, notamment par l’application du Code de Conduite validé par le HCT du Mali, l’éthique et les valeurs d’IMC.
Conformité dans les processus de passation des marchés :
– Veiller au respect des politiques et procédures du manuel des achats, des règlements des donateurs et des lois locales.
– Veiller à ce que le protocole antiterroriste de l’organisation soit observé et respecté.
Profil du Candidat
-Minimum BAC + 3 en Logistique, Transport ou Informatique ou un cursus académique – et/ou diplôme équivalent ;
-Avoir une expérience de 2 ans minimum (obligatoire) à un poste similaire au sein d’une organisation humanitaire ou d’une agence des nations unies ou dans le secteur public ou privé ;
-Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes d’IMC et des exigences des bailleurs ;
-Disponibilité et flexibilité pour effectuer de longues heures de travail ;
-Être attentif aux détails ;
-Excellentes compétences interpersonnelles et d’équipe ;
-Maitrise de l’outil informatique avec un niveau avancé sur Excel, Word et Teams ;
-Bonnes compétences en matière de passation de marchés ou capacité à apprendre.
-Aptitude à écrire, parler et comprendre le français à un niveau de compétence élevé.
-Pouvoir organiser son travail et établir des priorités ;
-Français obligatoire ;
-Anglais est nécessaire pour le traitement des dossiers d’achat
Le dossier de candidature doit comporter :
Un CV en français détaillé nommé (CV_Nom Prénom Assistant aux achats – juillet 23) y compris 3 références
Une lettre de motivation, des photocopies des titres scolaires ainsi que des attestations de services rendus.
Envoyer à : [email protected] et doit comporter obligatoirement la mention IMC/RM/001 – 04/07/2023 Assistant aux achats – JUILLET 23 dans l’objet du mail.
Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 15 juillet 2023 à 17h00. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour le test écrit.
