International Medical Corps est une ONG internationale basée aux États-Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. L’ONG vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu d’IMC.
Résumé du poste
La fonction principale du coordinateur des programmes de pays comprend la conception globale du programme, la gestion et la supervision de la mise en œuvre des activités du programme de pays et la supervision des chefs de projet pour la mise en œuvre des activités des projets afin de garantir la qualité des soins fournis aux bénéficiaires.
Le coordinateur des programmes de pays travaille en étroite collaboration avec tous les responsables de secteur et les coordinateurs de site sur le terrain pour garantir l’assurance qualité et la cohérence de tous les projets dans l’ensemble du programme de pays.
Le coordinateur des programmes de pays travaillera en étroite collaboration avec le département des finances sur la budgétisation du programme, y compris la dotation en personnel et les activités, le suivi par un examen régulier des pipelines et coordonnera avec les détenteurs de budget et le département de la logistique la conception d’un plan d’approvisionnement pour chaque projet en cours de mise en œuvre.
Le coordinateur des programmes de pays collectera et analysera les données des projets auprès du département S&E et préparera les rapports des donateurs en coordination avec le département des subventions pour un examen technique. Le coordinateur de programme assistera aux réunions techniques des donateurs et travaillera en coordination avec le directeur de pays dans l’élaboration, la mise en œuvre et l’examen du plan stratégique du pays.
Pour effectuer ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d’exécuter chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables :
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Qualité du programme et soutien du programme
- Concevoir les interventions du programme en ligne avec les appels à propositions des donateurs et sur la base d’évaluations des besoins à jour
- Coordonner avec l’équipe de haute direction et le service des subventions pour rédiger et soumettre de nouvelles propositions de projet
- Assurer l’orientation stratégique globale du programme
- Planification et ordonnancement de divers plans de travail et processus de projets intégrés en étroite collaboration avec les responsables du secteur.
- Coordonner et surveiller tous les projets IMC, en s’assurant que des outils de planification appropriés sont développés et suivis
- Responsable du respect par les équipes de programmes du plan de travail, de la réalisation des objectifs et de la détermination des facteurs affectant la mise en œuvre du programme ainsi que de la planification et de l’exécution des mesures visant à atténuer l’impact négatif
- S’assurer que tous les programmes disposent de plans de mise en œuvre détaillés, y compris les plans d’approvisionnement et de RH pour le programme.
- S’assurer que les programmes sont conformes aux lois, règles et réglementations locales, nationales et externes
- Aider et participer à la collecte et à l’analyse du statut, des problèmes, des risques, du suivi des décisions, ainsi qu’à s’assurer que les protocoles du programme sont appliqués et suivis en étroite collaboration avec les responsables du secteur.
- Superviser la collecte et l’analyse systématiques et continues des données sur l’avancement des activités au fil du temps et surveiller les résultats en termes de rapidité, de qualité et d’exactitude, conformément aux meilleures pratiques des approches du cadre logique (ACL) et aux documents de projet ;
- Développer de manière indépendante de nouveaux processus et gérer des projets en tant que responsable du budget si nécessaire pour faciliter l’exécution du programme (par exemple, procédures de gestion des ressources)
- Aider aux activités de qualité, y compris la collecte de données pour les rapports ou les indicateurs de performance.
- Maintenir les mises à jour de l’état d’avancement du plan de travail de qualité et de responsabilisation.
- Maintenir les outils de suivi de la qualité et de la responsabilisation pour tous les projets actifs
- Assurer la coordination avec la logistique, les finances, l’informatique et les RH pour assurer une mise en œuvre optimale du programme
- En étroite coordination avec le service financier, s’assurer qu’un système de gestion financière, logistique et de l’information approprié et des mécanismes de contrôle sont en place et respectés conformément aux politiques financières et logistiques mondiales de l’IMC dans le pays.
- Superviser les dépenses du programme selon les budgets et les pipelines
- Anticiper les besoins changeants et les urgences
- Consolider les entrées du site pour les rapports des donateurs, l’élaboration des propositions et les rapports pertinents à soumettre à l’unité de subvention
- Identifier les problèmes potentiels lors de la mise en œuvre des projets, le cas échéant par les sous-bénéficiaires également, et suggérer les interventions et les solutions nécessaires.
- Signale les préoccupations qui peuvent affecter négativement la mise en œuvre du programme aux subventions (le cas échéant), au CD et aux responsables techniques concernés, qui peuvent affecter négativement la mise en œuvre du programme et présente les solutions proposées.
Gestion des ressources humaines
- Soutenir le processus de recrutement du personnel nécessaire au projet à mettre en œuvre, la sélection et la formation du personnel qualifié du programme, y compris l’intégration et la conception des objectifs de performance.
- Assurer la liaison avec les RH et les responsables techniques concernés pour identifier les indicateurs de performance pour chaque supervisé en termes d’objectifs techniques et programmatiques
- En consultation avec le service des RH, recommander des mesures correctives appropriées pour le personnel qui enfreint les politiques RH de l’IMC, le code de conduite et les réglementations des donateurs.
Formation/renforcement des capacités
- Identifier les besoins de formation et y répondre en coordination avec les responsables techniques et de service concernés
- S’assurer que le personnel nouvellement embauché reçoit l’orientation et la formation nécessaires pour faire son travail par l’intermédiaire du personnel technique du programme
Analyse technique, rapports et relations de travail
- Consulter les responsables techniques dans l’interprétation et l’analyse des données collectées
- Solliciter les conseils des responsables techniques concernés pour s’assurer que toutes les interventions pertinentes pour le programme respectent les normes techniques
- Participer aux réunions de coordination technique avec les donateurs et les partenaires du consortium.
- S’assurer que les conclusions du MEAL et les enseignements tirés du programme sont correctement documentés et diffusés à différents niveaux.
- Aider à la coordination des plans détaillés au début des projets financés, qui sont cohérents avec la documentation du programme (document de subvention et proposition).
- S’assurer que les stratégies de sortie sont en place pour chaque projet et mises en œuvre.
- Maintenir une communication fréquente avec le coordinateur et/ou le responsable du site sur le terrain pour s’assurer que les activités et les objectifs du programme sont communiqués.
- Surveiller l’avancement de chaque projet et aider à l’identification des problèmes et préparer une présentation succincte de ces informations pour l’équipe de direction hebdomadaire.
- Assurer et diffuser des informations sur les procédures, les contrats, les protocoles d’examen et la stratégie spécifique au pays des petites subventions d’International Medical Corps.
- Assurer la compilation, l’examen et la soumission de rapports ponctuels, conformes et cohérents aux exigences d’International Medical Corps
- Aider les détenteurs de budgets à signaler les écarts importants par rapport au plan de mise en œuvre du programme et aux dépenses estimées ; Alerter le personnel concerné.
Suivi, évaluation, responsabilisation et apprentissage
- S’assurer que les nouvelles propositions de programme respectent les exigences et les attentes des donateurs concernant MEAL, démontrant l’engagement de la mission du pays envers la qualité, la responsabilisation et l’amélioration continue.
- Assurer l’allocation du budget et des ressources humaines nécessaires à la mise en œuvre des activités MEAL dans toutes les subventions.
- Assurer la mise en œuvre des activités MEAL conformément aux exigences des donateurs et aux normes minimales de l’IMC.
- Assurer la conception formelle, la mise en œuvre, la formation et le suivi des mécanismes de rétroaction et de réponse communautaires (CBFRM) pour capturer, surveiller, répondre et agir sur les commentaires et les plaintes des communautés.
- S’assurer que les conclusions, les leçons, les commentaires et les preuves des cycles de projets précédents éclairent la stratégie, la planification et la conception futures du programme.
- S’assurer que les activités/formations au niveau des partenaires concernant MEAL disposent des ressources nécessaires.
- S’assurer que le personnel et les conclusions de MEAL sont intégrés dans les réunions d’examen et de planification du programme.
- Vérifier régulièrement le traitement des plaintes pour s’assurer que les directives locales sont respectées en ce qui concerne la documentation, les renvois, les voies de signalement et la boucle de rétroaction.
- Assurer l’utilisation et la mise en œuvre efficaces des normes minimales MEAL dans l’ensemble de la gestion du programme.
- Fournir un soutien technique au département MEAL tout en élaborant une stratégie MEAL pour la mission du pays.
- S’assurer que les responsables à tous les niveaux sont conscients de leurs rôles et responsabilités liés à la formation du personnel CBFRM et au traitement des commentaires/plaintes renvoyés par MEAL.
Représentation
- Représenter l’IMC auprès des organismes donateurs, du ministère de la Santé, des agences des Nations Unies, d’autres ONG et des autorités locales.
- Travailler en étroite collaboration avec les collectivités locales et assurer une communication fluide sur nos interventions.
- Participer activement aux réunions des groupes de travail/clusters pertinents.
- Représenter l’IMC dans les réunions bilatérales pertinentes avec d’autres acteurs si nécessaire.
- Contribuer à la création d’une image positive et à la crédibilité globale de l’organisation, notamment par l’application du code de conduite, de l’éthique, des valeurs et du point de vue de l’organisation à l’égard des acteurs internes et externes.
- Coordonner avec le service de communication pour montrer la visibilité du travail et des réalisations du programme
- Effectuer d’autres tâches assignées. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Exigences du poste
QUALIFICATIONS MINIMALES
- En règle générale, un baccalauréat en sciences sociales, en santé ou dans un domaine connexe est préférable. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinentes peut être substituée si nécessaire.
- En règle générale, 7 années ou plus d’expérience progressive pertinente dans le secteur/contexte humanitaire ou de développement. Une expérience des programmes et projets d’ONG avec des responsabilités croissantes, y compris un minimum de 3 années d’expérience professionnelle internationale dans un rôle de gestion des opérations, est requise.
- Profonde connaissance interculturelle et compréhension des questions de soins de santé
- Capacité à exercer un jugement éclairé et à prendre des décisions de manière indépendante
- Extrêmement flexible et capable de faire face à des situations stressantes et à des frustrations
- Capacité à communiquer et à motiver efficacement le personnel local
- Familiarité avec les processus de conception et de programmation de différents donateurs, agences des Nations Unies et ONG
- Capacité à travailler en collaboration et à faire preuve de tact, de diplomatie et d’ingéniosité dans ses relations avec des responsables de haut niveau d’agences donatrices, d’organisations internationales et d’autres responsables et partenaires gouvernementaux étrangers et nationaux.
- Compétences et connaissances en matière de durabilité des programmes et de renforcement des capacités, de partenariats public-privé et de suivi et d’évaluation des projets (méthodes quantitatives et qualitatives)
- Créativité et capacité à travailler avec des ressources limitées
- Esprit d’équipe et solides compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
- Maîtrise des applications informatiques, en particulier de MS Word, MS Excel et MS PowerPoint.
Exigences techniques ou linguistiques supplémentaires
Anglais et Français.
