L’ONG Américaine IMC recrute pour ce poste (14 Juin 2023)

RÉSUMÉ DU POSTE : 

• La fonction principale du directeur des opérations de pays est d’aider le directeur de pays à assurer la gestion globale des activités opérationnelles du programme de pays afin d’assurer l’utilisation efficace et efficiente des ressources financières, de la logistique et de l’administration des ressources humaines dans le cadre du processus et des procédures d’International Medical Corps et de ses partenaires. .
• En tant que membre de l’équipe de direction, le directeur des opérations pays joue également un rôle actif dans la fourniture d’un leadership stratégique pour assurer des fonctions opérationnelles de qualité en améliorant la gestion et la planification des opérations pays.
• Les opérations nationales sont définies comme les systèmes et les fonctions de soutien nécessaires pour mettre en œuvre les programmes de manière efficace et responsable, y compris la chaîne d’approvisionnement, les technologies de l’information et des communications, l’administration, les finances, la sûreté et la sécurité et les ressources humaines.
• Le directeur des opérations pays assurera la documentation, le contrôle, le suivi et les rapports appropriés des fonctions financières, administratives, RH et logistiques/achats, et effectuera des visites fréquentes sur les différents sites du programme pour soutenir les sites de terrain.
• Pour accomplir ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d’exercer chacune des fonctions essentielles avec ou sans aménagement raisonnable :

Principales tâches et responsabilités

Opérationnel général

• Planifier et suivre l’exécution du programme à l’échelle de la mission en mettant l’accent sur le fonctionnement du programme de qualité ;
• Veiller à ce qu’une solide collaboration soit développée entre les opérations, les programmes et les homologues de l’équipe de terrain dans un esprit de soutien mutuel, d’encouragement et de coopération ;
• Participer aux exercices d’élaboration de stratégies / propositions de programmes de pays, en particulier en ce qui concerne les fonctions opérationnelles et les intrants ;
• Comprendre l’environnement opérationnel et programmatique dans le pays et ses implications sur les opérations de l’International Medical Corps ;
• Veiller à ce que la sensibilisation à la fraude/corruption soit régulièrement menée au niveau de la coordination et du bureau de terrain ;
• Renforcer la conformité de l’ensemble des programmes nationaux avec les protocoles et politiques de sécurité d’IMC ;
• Faire des voyages fréquents sur les sites de terrain pour soutenir le personnel de première ligne et assurer la qualité des opérations du programme de pays.
• Servir de directeur de pays par intérim en l’absence du directeur de pays

Administration des finances

• Diriger le personnel des finances ;
• Superviser que toutes les procédures financières sont pleinement mises en œuvre conformément aux processus et procédures d’International Medical Corps et aux réglementations des donateurs au bureau principal et sur tous les sites de terrain ;
• S’assurer que l’équipe financière mise en place est adéquate et proposer des ajustements si nécessaire ;
• Veiller à la bonne facilitation d’un plan national d’avancement du personnel, le cas échéant ;
• S’assurer que les délais de clôture mensuelle/trimestrielle/annuelle sont respectés et que toutes les données comptables sont fiables ;
• Responsable de l’analyse des états financiers avec la direction des finances et des programmes, propose des modifications budgétaires et alerte sur tout déficit de financement ;
• Responsable de l’élaboration des propositions budgétaires et s’assurer que toutes les équipes opérationnelles sont intégrées dans le processus.

Logistique

• Diriger le personnel de la logistique ;
• Veiller à ce que les procédures logistiques soient correctement mises en œuvre conformément aux processus et procédures d’International Medical Corps et aux réglementations des donateurs au bureau principal et sur tous les sites de terrain. Une attention particulière sera accordée à la surveillance des procédures d’approvisionnement et de la chaîne d’approvisionnement ;
• Appui à l’élaboration d’un plan de renforcement des capacités de l’équipe logistique IMC
• Veiller à ce que les outils de reporting logistique IMC soient pleinement mis en œuvre et diriger l’analyse des rapports avec le personnel supérieur de la logistique ;
• Faciliter l’implication de l’équipe logistique dans l’élaboration des propositions, en particulier sur la finalisation des plans d’approvisionnement en temps opportun ;
• Soutenir la stratégie logistique du pays en participant aux réunions d’équipe et en engageant un coordinateur logistique régional au niveau du siège ;
• Responsable de la collaboration avec l’équipe de sécurité / CD pour maintenir la logistique de sécurité du personnel dans tous les emplacements des programmes.

Ressources humaines et administration

• Veiller à ce que les procédures IMC HR soient correctement mises en œuvre conformément aux processus et procédures d’International Medical Corps et aux lois nationales du travail au bureau principal et sur tous les sites de terrain ;
• Travailler en étroite collaboration avec le conseiller juridique et le conseiller local d’IMC sur les questions juridiques en coordination avec l’équipe CD, Conformité et RH ;
• Soutenir le responsable des ressources humaines dans la mise en place de processus de recrutement qui conduisent à une meilleure égalité des chances et à la parité hommes-femmes dans la mission ;
• Superviser le recrutement et la sélection du personnel de terrain opérationnel qualifié, recommander les promotions, les mesures disciplinaires et le licenciement du personnel en consultation avec les superviseurs ;
• Travailler avec le responsable des ressources humaines pour assurer la diversité ethnique lors de l’embauche de personnel local dans l’ensemble de la mission ;
• Veiller à ce que le personnel du projet et du consortium soit effectivement intronisé, notamment en veillant à ce qu’il soit familiarisé et conforme au code de conduite, à l’éthique et aux valeurs d’International Medical Corps, ainsi qu’aux objectifs spécifiques au projet.
• Soutenir le renforcement des capacités de l’équipe RH et assurer le bon fonctionnement du service RH ;
• Participer à la mise en œuvre d’un plan de renforcement des capacités pour le personnel de l’IMC et le partenaire local (le cas échéant) ;
• Veiller à ce que l’organigramme du programme de pays soit revu régulièrement et ajusté si nécessaire ;
• Soutenir le responsable RH dans la mise en œuvre d’une stratégie RH adéquate, l’amélioration de l’intégration, le renforcement des capacités et la rétention du personnel de la mission.

Site de terrain opérationnel

• Faire des voyages réguliers dans tous les sites de terrain du programme de pays pour assurer le bon processus opérationnel des projets des sites de terrain ;
• Soutenir la direction du site sur le terrain pour la mise à jour/soumission appropriée de toutes les opérations liées au suivi du projet et du budget ;
• Transmettre et gérer les problèmes liés à la gestion du site sur le terrain grâce à des interactions quotidiennes avec la direction du site sur le terrain ;
• Surveiller et signaler les problèmes liés à la sécurité au niveau du site sur le terrain au responsable de la sécurité dans le pays et au directeur de pays.

Suivi, évaluation, responsabilité et apprentissage

• S’assurer que les nouvelles propositions de programme respectent les exigences et les attentes des donateurs concernant MEAL, démontrant l’engagement de la mission du pays envers la qualité, la responsabilité et l’amélioration continue.
• Assurer l’allocation du budget et des ressources humaines nécessaires à la mise en œuvre des activités MEAL pour toutes les subventions.
• Assurer la mise en œuvre des activités MEAL conformément aux exigences des donateurs et aux normes minimales d’IMC.
• Assurer la conception formelle, la mise en œuvre, la formation et le suivi des mécanismes de rétroaction et de réponse communautaires (CBFRM) pour recueillir, surveiller, répondre et agir sur les commentaires et les plaintes des communautés.
• S’assure que les conclusions, les leçons, les commentaires et les preuves des cycles de projet précédents informent la stratégie, la planification et la conception futures du programme.
• Veiller à ce que les activités / formations au niveau des partenaires relatives à MEAL soient financées.
• Veiller à ce que le personnel et les conclusions de MEAL soient intégrés aux réunions d’examen et de planification du programme.
• Vérifiez régulièrement le traitement des plaintes pour vous assurer que les directives locales sont suivies en ce qui concerne la documentation, les renvois, les voies de signalement et la boucle de rétroaction.
• Veiller à l’utilisation et à la mise en œuvre efficaces des normes minimales MEAL dans l’ensemble de la gestion du programme.
• Fournir un soutien technique au département MEAL tout en développant la stratégie MEAL pour la mission du pays.
• Veiller à ce que les gestionnaires à tous les niveaux soient conscients de leurs rôles et responsabilités liés à la formation du personnel CBFRM et au traitement des commentaires/plaintes transmises par MEAL.

Représentation

• Assister à des réunions avec des donateurs, des agences des Nations Unies, des ministères et d’autres parties prenantes au nom de l’organisation, au besoin
• Développer et entretenir des contacts au sein de la communauté des donateurs, du gouvernement, des agences des Nations Unies et d’autres ONG
• Contribuer à la création d’une image positive et de la crédibilité globale de l’organisation, notamment par l’application du Code de Conduite IMC et de l’éthique et des valeurs institutionnelles vis-à-vis des acteurs internes et externes

Effectuer d’autres tâches assignées. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

Exigences de l’emploi

QUALIFICATIONS MINIMALES

• Généralement, un baccalauréat dans un domaine lié aux affaires, à la santé ou aux services sociaux. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinentes peut être remplacée, le cas échéant.
• Typiquement, plus de 12 ans d’expérience progressive et significative dans les programmes humanitaires et/ou le repos d’urgence, principalement dans le domaine de la santé ou dans un domaine connexe (politique de santé, réformes de la santé) ; dont plus de 7 ans d’expérience en gestion dans un environnement d’ONG, avec au moins 3 ans d’expérience significative sur le terrain dans la gestion de programmes d’urgence et de développement ;
• Expérience diversifiée dans les opérations, avec une solide compréhension de la logistique, de l’administration et des RH
• Solide expérience en finance, en particulier dans la gestion financière, l’élaboration et l’analyse de budgets.
• Capacité d’analyser les informations, d’évaluer les risques, les options d’atténuation et de penser et de planifier de manière stratégique
• Expérience de travail au sein d’une structure organisationnelle complexe et matricielle
• Expérience avérée de la capacité et de l’expérience à gérer une grande équipe à un niveau supérieur.
• Expérience et connaissances substantielles dans l’obtention de subventions auprès des principaux donateurs institutionnels
• Connaissance approfondie des systèmes humanitaires internationaux, des institutions et des donateurs, ainsi que des procédures, des cadres de responsabilisation et des meilleures pratiques en matière de gestion des urgences
• Compétences et connaissances en matière de durabilité des programmes et de renforcement des capacités, de partenariats public-privé et de suivi et évaluation de projets (méthodes quantitatives et qualitatives)
• Solides compétences informatiques, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Une expérience régionale pertinente est fortement préférée; la connaissance du contexte (en expérience et en expertise) et la compréhension de la culture sont essentielles.
• Compétences organisationnelles et de résolution de problèmes exceptionnelles, analytiques et pragmatiques.
• Capacité à définir des problèmes, à collecter des données, à établir des faits et à tirer des conclusions valables.
• Ingéniosité et créativité essentielles pour travailler avec un large éventail d’activités de programme.
• Capacité à faire face à des situations stressantes et à travailler avec des ressources limitées.
• Sensibilisation interculturelle profonde et une certaine compréhension des problèmes de santé
• Excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.