International Medical Corps est une ONG internationale basée aux Etats Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. L’ONG vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu d’IMC. L’ONG américaine IMC recrute un.e Assistant.e Ressources humaines et administration du pays.
L’assistant(e) RH et administration sur site national fournit un soutien généraliste en matière de ressources humaines et d’administration au service des RH. Il/elle sera chargé(e) d’apporter son soutien à la gestion opérationnelle quotidienne des ressources humaines.
Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
L’applicabilité de chaque mission et responsabilité peut varier en fonction (1) de la mise en œuvre des projets de programmes du pays et (2) de la gestion de la dotation.
La mise en œuvre des projets de programmes nationaux peut concerner (1) une intervention d’urgence au niveau national ou international ou (2) des projets de développement existants au niveau international.
Soutien généraliste aux RH
- Participer à la collecte de données pour soutenir l’élaboration de politiques et procédures en matière de ressources humaines.
- Effectuer régulièrement des déplacements sur le terrain pour soutenir des missions spécifiques des RH.
- Soutenir le processus de recrutement en participant à l’établissement des listes de candidats, en contactant les candidats, en organisant des entretiens et en exécutant d’autres tâches associées, le cas échéant.
- Organisateur et soutenir l’orientation des nouvelles recrues ; collaborer et travailler en coordination avec d’autres services afin d’offrir une orientation intéressante et accueillante.
- Aider au processus de cessation d’emploi et conserver les documents de cessation d’emploi dans le dossier de l’employé(e).
- Aide à tenir à jour les listes de contacts du personnel et les flux d’informations à intervalle régulier.
- Aider à la préparation des contrats des employés et veiller à ce que les autres documents obligatoires soient signés et archivés.
- Assurer la prise en charge des déplacements du personnel (itinéraire, billetterie)
- Veiller à ce que tous les dossiers du personnel (sur papier et sous forme électronique) soient conservés en toute sécurité et mis à jour à intervalle régulier.
- Contribuer à la collecte et au suivi des évaluations des performances afin d’en assurer le traitement et l’archivage en temps opportun.
- Aider à la préparation de la paie mensuelle et des documents associés et veiller à ce que les informations soient correctement conservées.
- Aide à la collecte des documents nécessaires au traitement des paiements statutaires.
Soutien administratif :
- Suivre l’état d’avancement des demandes de visa et des procédures d’autorisation d’immigration pour le personnel international.
- Assurer la liaison avec le personnel des installations pour garantir la propreté du bureau et de la Guesthouse
- Aide à numériser et photocopier des documents, le cas échéant
- Préparer les demandes d’achat pour l’approvisionnement du bureau et de la Guesthouse
- Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et descriptions énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas essentiellement exhaustives.
Exigences du poste
QUALIFICATIONS MINIMALES
- En règle générale, un diplôme dans un domaine associé. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente peut être acceptée le cas échéant.
- En règle générale, un minimum d’an d’expérience dans le domaine des ressources humaines
- Une expérience préalable auprès d’International Medical Corps est un atout
- Connaissance du droit du travail local
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
- Patience, persévérance, proactivité, motivation personnelle et capacité à travailler dans un environnement stressant
- Sens de l’initiative et volonté d’assumer de nouvelles responsabilités
- Niveau de professionnalisme élevé et solide éthique professionnelle
- Capacité à hiérarchiser les tâches professionnelles et à en mener plusieurs de front dans un environnement en évolution rapide aux priorités changeantes
- Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et au sein d’une équipe.
- Capacité à sélectionner et à compiler des données aux fins de correspondance ou de production de rapports
- Capacité à respecter les horaires et les échéances du lieu de travail
- Maîtrise de la langue écrite et parlée, selon les besoins
- Connaissance des principales applications informatiques (Microsoft Office Applications).
RÉSUMÉ DU POSTE
L’assistant(e) RH et administration pays apporte un soutien généraliste en matière de RH et d’administration au service des RH. Il/elle sera chargé(e) d’apporter un soutien à la gestion opérationnelle quotidienne des RH.
Pour accomplir ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d’exécuter chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
L’applicabilité de chaque tâche et responsabilité peut varier en fonction (1) de la mise en œuvre des projets du programme du pays et (2) de sa gestion du personnel.
La mise en œuvre des projets du programme national pourrait concerner (1) une réponse d’urgence au niveau national ou international ou (2) des projets de développement existants au niveau international.
Support généraliste RH
- Aider à la collecte de données à l’appui de l’élaboration de politiques et de procédures RH.
- Effectuer des déplacements réguliers sur le terrain dans les bureaux extérieurs pour soutenir des missions RH spécifiques.
- Soutenir le processus de recrutement en participant à la présélection, en contactant les candidats, en planifiant les entretiens et d’autres tâches connexes si nécessaire.
- Organiser et soutenir l’orientation du nouveau personnel ; collaborer et coordonner avec d’autres services pour offrir une orientation engageante et accueillante.
- Aider au processus de séparation des employés et conserver les documents de séparation dans le dossier de l’employé.
- Aider à maintenir régulièrement les listes de contacts du personnel et les lignes de circulation d’informations.
- Aider à la préparation des contrats des employés et s’assurer que les autres documents obligatoires sont signés et classés.
- Assurer l’accompagnement des déplacements du personnel (itinéraire, billetterie)
- Assurez-vous que tous les dossiers du personnel (papier et électroniques) sont conservés en lieu sûr et mis à jour régulièrement.
- Soutenir la collecte et le suivi des évaluations de rendement pour garantir qu’elles sont traitées en temps opportun et classées.
- Aider à préparer la paie mensuelle et les documents connexes et s’assurer que les informations sont conservées correctement.
- Accompagnement dans la collecte de la documentation nécessaire au traitement des paiements légaux.
Support administratif :
- Suivre l’avancement des demandes de visa et des procédures d’immigration pour le personnel international.
- Assurer la liaison avec le personnel des installations pour assurer la propreté du bureau et de la maison d’hôtes
- Assistance à la numérisation et à la photocopie de documents si nécessaire
- Préparer les PR pour les fournitures de bureau et de maison d’hôtes
- Accomplir d’autres tâches qui lui seront confiées. Les tâches et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
QUALIFICATIONS MINIMALES
- En règle générale, il s’agit d’un diplôme dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinentes peut être substituée, le cas échéant.
- Généralement, une année ou plus d’expérience en matière de soutien RH
- Une expérience antérieure avec International Medical Corps est un plus
- Connaissance des lois locales du travail
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
- Patience, persévérance, proactivité, motivation personnelle et capacité à travailler dans un environnement stressant
- Capacité à prendre des initiatives et volonté d’assumer de nouvelles responsabilités
- Haut degré de professionnalisme et forte éthique de travail
- Capacité à prioriser le travail et à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement au rythme rapide avec des priorités changeantes
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Capacité à sélectionner et à compiler des données pour la correspondance ou les rapports
- Capacité à respecter les horaires et les délais du secteur d’activité
- Maîtrise de la langue écrite et parlée selon les besoins
- Connaissance des principales applications informatiques (Applications Microsoft Office).
Dans le cadre de ce poste, une personne doit promouvoir et encourager une culture de conformité et d’éthique dans toute l’organisation et maintenir une compréhension claire des normes de conformité et d’éthique d’International Medical Corps et des donateurs et adhérer à ces normes. Le personnel est également responsable de la prévention des violations de notre Code de conduite et d’éthique, qui peuvent impliquer des conflits d’intérêts, des fraudes, de la corruption ou du harcèlement. Si vous voyez, entendez ou êtes informé de violations du Code de conduite et d’éthique ou de la Politique de protection, vous avez l’obligation de les signaler. S’il s’agit d’un poste de supervision, il faut donner l’exemple d’un comportement éthique par sa propre conduite et la supervision du travail des autres ; s’assurer que ceux qui vous rendent compte ont suffisamment de connaissances et de ressources pour suivre les normes décrites dans le Code de conduite et d’éthique ; surveiller la conformité des personnes que vous supervisez ; appliquer le Code de conduite et d’éthique et les politiques d’International Medical Corps, y compris la Politique de protection et la Politique de protection contre le harcèlement, l’intimidation et l’inconduite sexuelle sur le lieu de travail, de manière cohérente et équitable ; soutenir les employés qui soulèvent de bonne foi des questions ou des préoccupations.
Il incombe à l’ensemble du personnel de protéger les populations avec lesquelles nous travaillons, notamment les adultes particulièrement vulnérables et les enfants. Cela comprend la protection contre les comportements suivants de la part de notre personnel ou de nos partenaires : exploitation et abus sexuels ; exploitation, négligence ou abus envers les enfants, les adultes à risque ou les personnes LGBTI ; et toute forme de traite des êtres humains.
International Medical Corps est fier d’offrir des opportunités d’emploi égales à tous les employés et candidats qualifiés sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’orientation sexuelle, d’origine nationale ou ethnique, d’âge, de handicap ou de statut d’ancien combattant.
