L’ONG américaine IMC recrute pour ce poste (04 Juin 2024)

RÉSUMÉ DU POSTE : Le coordinateur de l’administration des subventions et des rapports est le point focal pour la compilation des propositions de subventions, des modifications de contrat, de la communication avec les donateurs, des rapports, ainsi que d’une gamme de rapports réguliers et ad hoc et d’outils de communication utilisés pour la diffusion interne et externe des informations. Le coordonnateur fournira une rédaction de haute qualité pour les évaluations techniques, contribuera aux notes conceptuelles techniques, à l’élaboration du budget, aux plans de passation des marchés, aux plans de travail, etc. Il/elle est responsable d’une communication efficace et transparente avec les donateurs et le siège sur les progrès réalisés sur les résultats du projet. Peut être responsable de la supervision, de la gestion, du renforcement des capacités et du développement du personnel et des partenaires de l’IMC afin d’améliorer et de normaliser les rapports et l’élaboration de propositions dans l’ensemble du portefeuille de programmes de pays. Le coordonnateur se tient au courant de l’évolution de la situation, obtenant des informations provenant de sources internes et externes pour contextualiser le travail du programme de pays.

Pour effectuer ce travail avec succès, une personne doit être capable d’exécuter chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables :

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Subventions Gestion de l’information

• Rédiger des lettres d’intérêt, des notes conceptuelles, des propositions complètes, des demandes de modification et tous les documents justificatifs, y compris les cadres logiques, les plans de travail, etc. et les aides à la préparation des budgets en coordination avec le personnel du programme et de gestion ;
• Organiser et jouer un rôle de premier plan dans les réunions de lancement des subventions ;
• Participer et soutenir les réunions d’examen des subventions et fournir une assistance consultative au personnel du programme ;
• Suit les progrès du programme sur une base mensuelle/trimestrielle par rapport aux objectifs internes pour toutes les subventions ;
• Rassembler les rapports des donateurs et les besoins d’informations (mensuels, trimestriels, finaux) en coordonnant les contributions du personnel concerné dans l’ensemble du portefeuille de programmes de pays ;
• Tenir à jour les dossiers de subventions pour toutes les subventions uniques, y compris les accords, les propositions, les révisions, les rapports, etc. ;
• Soutenir la conformité du programme et les procédures de contrôle interne conformément aux réglementations internes et des donateurs ;

• Assurer la liaison avec le pays, la région et le siège sur les activités de gestion des subventions, y compris les demandes ponctuelles d’informations et de mises à jour ;
• Soutenir l’apprentissage institutionnel et la conception de programmes ;
• Former le personnel national et les partenaires pour soutenir le développement de programmes et la gestion des subventions ;
• Le cas échéant, soutenir la clôture des attributions, y compris la préparation des inventaires finaux, la disposition des propriétés, etc. ;
• Analyser et évaluer les performances et le budget des subventions ainsi que le respect des réglementations des donateurs, en recommandant des actions d’attribution à l’équipe ;
• Assurer la liaison avec le département de gestion des subventions et des contrats au siège, si nécessaire, concernant les exigences des donateurs et la procédure interne de l’IMC pour garantir que la mise en œuvre des subventions et des contrats respecte les exigences ;
• Compiler et répondre aux demandes d’informations de tous les bureaux du siège d’IMC.

Rapports

• Soutenir l’équipe du programme et les partenaires locaux dans la conception du programme et la fourniture de rapports de haute qualité grâce à des formations et au renforcement des capacités, au développement d’outils d’information et de reporting standardisés ;
• Gérer et compiler des informations pour une analyse régulière de la situation (sécurité, politique, médias, provenant d’autres agences/acteurs), concernant les besoins humanitaires et la collecte de données provenant des activités du programme ;
• Veiller à ce que les outils et les processus soient adéquats et en place pour permettre de recueillir les données pertinentes en temps opportun ; informations quantitatives et qualitatives nécessaires pour rendre compte à un éventail de parties prenantes, y compris, mais sans s’y limiter, les donateurs, en interne et dans d’autres secteurs ;
• Soutenir le développement d’outils de communication (à usage interne et externe), y compris des cartes, des études de cas et des infographies pour présenter des informations liées aux programmes et au contexte ;
• Aider le personnel national à développer des modèles et à rédiger des rapports internes et externes hebdomadaires, mensuels et trimestriels de haute qualité ;
• Assurer l’édition et l’assurance qualité de tous les rapports internes et externes pour examen par la direction avant leur diffusion ;
• Classez, rassemblez et stockez les documents d’information sur le programme tels que les rapports de situation, les rapports des donateurs, les propositions, les photos et les vidéos pour un accès et une récupération faciles.

Coordination Interne/Externe

• Coordonner avec les partenaires/sous-bénéficiaires au niveau du terrain pour soutenir la coordination des activités, la qualité des rapports et le renforcement des capacités ;
• Soutenir le flux d’informations depuis le terrain, au niveau régional et avec le siège ;
• Tenir les donateurs informés en temps opportun des questions vitales ayant un impact sur la mise en œuvre du projet et conseiller la haute direction d’IMC sur les scénarios potentiels et la prise de décision avec des informations et des analyses de première main ;
• Sur demande, représenter IMC aux réunions de coordination des ONG liées au programme de pays.

Effectuer d’autres tâches assignées. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

QUALIFICATIONS MINIMALES

• Généralement, un baccalauréat en développement international et/ou dans un domaine d’études pertinent. Une combinaison équivalente d’études et d’expériences pertinentes peut être remplacée, le cas échéant.
• Généralement, plus de 10 ans d’expérience pertinente et progressive dans un domaine connexe, dont au moins 5 ans d’expérience au sein d’une organisation humanitaire internationale ;
• Expérience en rédaction de propositions et en gestion d’informations liées au développement de programmes à grande échelle et/ou aux interventions d’urgence ;
• Expérience et compréhension des politiques, directives, stratégies et rapports des donateurs institutionnels (USAID, OFDA, BPRM, ONU, HCR, OCHA, ECHO, DFID) ;
• Sensibilisation interculturelle profonde et compréhension des problèmes de santé ;
• Expérience internationale et solide compréhension du contexte national de la mission
• Capacité à exercer un bon jugement et à prendre des décisions de manière indépendante ;
• Solides compétences en leadership et en communication, capacité à diriger et à coordonner des processus dans un certain nombre de départements ;
• Flexible, capable de faire face aux situations stressantes et aux frustrations ;
• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques ;
• Compétent avec MS Excel, le traitement de texte, Power Point et les outils utiles pour la gestion de l’information et les rapports de programmes tels que la cartographie ;
• Langues : la maîtrise de l’anglais, écrit et oral, est requise. Des capacités supplémentaires de lecture, d’écriture et d’interprétation, techniques et non techniques, dans une autre langue peuvent être requises en fonction du lieu du poste et de la langue officielle du pays, comme le français et l’arabe.