International Medical Corps est une organisation humanitaire mondiale à but non lucratif qui se consacre à sauver des vies et à soulager la souffrance grâce à la formation en soins de santé et aux programmes de secours et de développement. L’ONG américaine IMC recrute un OFFICIER, ENTREPÔT. Créée en 1984 par des médecins et infirmières bénévoles, International Medical Corps est une organisation privée, bénévole, apolitique et non sectaire.
RÉSUMÉ DU POSTE : L’agent d’entrepôt aide le directeur ou le superviseur de l’entrepôt à comptabiliser les marchandises stockées dans l’entrepôt, à les gérer correctement dans de bonnes conditions de stockage et à documenter et signaler toutes les transactions d’entrepôt de manière transparente et conformément au manuel d’entrepôt de l’International Medical Corps, aux exigences des donateurs et aux lois locales, le cas échéant.
L’agent d’entrepôt est membre de l’équipe de soutien de l’entrepôt et relève du directeur de l’entrepôt, du superviseur de l’entrepôt ou d’un autre superviseur, conformément à la structure d’équipe applicable.
Pour accomplir ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d’exécuter chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables :
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
L’agent d’entrepôt est chargé d’aider le superviseur à :
- Mettre en œuvre les procédures d’entrepôt de l’IMC en s’assurant que les pratiques, politiques et procédures existantes sont conformes au manuel d’entrepôt de l’IMC et aux exigences légales applicables du pays donateur et du pays hôte.
- S’assurer que toutes les marchandises sont stockées dans leur entrepôt/stockage respectif et être responsable de la quantité et de la préservation du bon état des articles pendant le stockage.
- Assurer des conditions de stockage appropriées pour toutes les marchandises, y compris le contrôle de la température et de l’humidité, et l’isolement des marchandises dangereuses et des marchandises impropres à l’utilisation finale (c’est-à-dire les marchandises endommagées/périmées).
- Surveiller la durée de conservation des articles stockés et, lorsque cela est défini par le programme, rendre compte du niveau de stock minimum et maximum par article, le cas échéant, et alerter les propriétaires de stock si nécessaire.
- Signaler toute perte ou tout dommage de marchandises, traiter les ajustements de stock et alerter les propriétaires de stock sur les écarts qui doivent être étudiés.
- Tenir à jour un registre des stocks fiable, transparent et précis par article et par projet pour toutes les transactions de marchandises, une documentation standardisée, des rapports et un système de contrôle. Veiller à ce qu’il soit correctement tenu à jour et vérifié périodiquement.
- Mises à jour régulières du rapport de stock.
- Opérations d’entrepôt sûres.
- Maintenance des équipements de manutention pertinents et disponibilité des matériaux d’emballage, des produits de nettoyage et des équipements et fournitures de protection…
- Superviser les bénévoles et la main-d’œuvre occasionnelle travaillant dans l’entrepôt, ainsi que les visiteurs. Fixer des objectifs de performance pour le personnel sous supervision et surveiller les performances.
- Réception du décompte physique des marchandises (préparation du GRN) et traitement du contrôle des quantités avec le personnel affecté à la direction.
- Contrôle de la qualité, lorsqu’il est assigné en l’absence du personnel technique.
- S’assurer du bon empilage et de l’organisation des stocks et optimiser l’utilisation de l’espace intérieur/extérieur de l’entrepôt.
- Contrôle de la qualité des opérations de kitting/de-kitting/reconditionnement/reconstitution.
- Libération des marchandises conformément aux bons de sortie de marchandises (GIO) approuvés. Soutenir le suivi des expéditions des stocks en documentant toutes les expéditions à partir du stock.
- S’assurer que les articles dans l’entrepôt et les expéditions sortantes sont correctement emballés et réduisent ainsi le risque de dommages pendant la manutention et le transport.
- Assurer la liaison avec la logistique pour organiser le transport des marchandises conformément aux sorties de stock autorisées et préparer la documentation appropriée pour escorter l’expédition (lettre de transport, etc.). Responsable de la supervision du chargement des marchandises et de la documentation de la remise de la cargaison au transporteur/destinataire.
- Réalisation de contrôles des stocks et de comptages de contrôle, vérification de tout impact sur la qualité des articles/adéquation à l’utilisation finale.
- Participer au nettoyage et à la désinfection de l’entrepôt et s’assurer qu’il est maintenu au sec, bien organisé et exempt de parasites/rongeurs, etc.
- Effectuer d’autres activités liées aux opérations de l’entrepôt comme indiqué dans le manuel de l’entrepôt de l’IMC ou comme indiqué par le superviseur.
Renforcement des capacités et apprentissage et perfectionnement du personnel :
- Soutient le personnel supervisé ou le personnel temporaire de l’entrepôt.
- Intègre, encadre, forme et supervise le personnel subordonné direct (le cas échéant) et ses pairs.
- Soutient la mise en œuvre des plans de formation pour le personnel de l’entrepôt, le cas échéant.
- Maintient des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, favorisant un fort esprit d’équipe.
Conformité, audit et contrôles connexes
- Responsable de la conformité des activités d’entrepôt effectuées ou supervisées conformément aux politiques et procédures de l’IMC et aux règles applicables des donateurs et aux lois et réglementations locales.
- Soutient la mise en œuvre des mécanismes de contrôle requis sur la conformité des processus opérationnels de gestion des stocks.
- Maintient des systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables des transactions d’entrepôt et des rapports de stock.
- Soutient la soumission ou la mise à disposition en temps opportun des rapports obligatoires à l’équipe de direction du pays, conformément aux politiques et procédures de l’IMC.
- Soutient la mise en œuvre des mesures correctives identifiées à la suite d’un autocontrôle, d’un audit ou d’un examen de conformité.
Prévention de la fraude
Engagé dans la prévention, la détection, le signalement et la réduction des risques de fraude conformément aux politiques et procédures de l’IMC, aux règles des donateurs et aux lois et réglementations locales.
Système d’information et de gestion logistique (SIGL)
- Soutient la mise en œuvre de solutions logicielles pour la gestion des stocks.
- Utiliser les solutions logicielles de manière cohérente et précise.
- Accomplir d’autres tâches qui lui seront confiées. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Exigences de l’emploi
QUALIFICATIONS MINIMALES
- En règle générale, un baccalauréat en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinentes peut être substituée si nécessaire.
- En règle générale, 3 ans ou plus d’expérience pertinente dans un domaine connexe.
- Bonnes compétences interpersonnelles et de travail en équipe.
- Engagement et compréhension des objectifs, des valeurs et des principes de l’IMC.
- Connaissance de MS Office, notamment MS Word, Excel et Outlook.
- Capacité à travailler de manière participative.
- Capacité à s’intégrer et à bien travailler au sein d’une équipe multiethnique et multiculturelle.
- Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des zones reculées.
- Qualifications ou formations pertinentes.
- Expérience dans les produits médicaux et la gestion de la chaîne du froid.
- Maîtrise de l’anglais écrit et parlé.
- Exigences techniques ou linguistiques supplémentaires
CODE DE CONDUITE
Dans le cadre de ce poste, une personne doit promouvoir et encourager une culture de conformité et d’éthique dans toute l’organisation et maintenir une compréhension claire des normes de conformité et d’éthique d’International Medical Corps et des donateurs et adhérer à ces normes. Le personnel est également responsable de la prévention des violations de notre Code de conduite et d’éthique, qui peuvent impliquer des conflits d’intérêts, des fraudes, de la corruption ou du harcèlement. Si vous voyez, entendez ou êtes informé de violations du Code de conduite et d’éthique ou de la Politique de protection, vous avez l’obligation de les signaler.
S’il s’agit d’un poste de supervision, il faut donner l’exemple d’un comportement éthique par sa propre conduite et la supervision du travail des autres ; s’assurer que les personnes qui vous rendent compte ont suffisamment de connaissances et de ressources pour suivre les normes décrites dans le Code de conduite et d’éthique ; surveiller la conformité des personnes que vous supervisez ; appliquer le Code de conduite et d’éthique et les politiques d’International Medical Corps, y compris la Politique de protection et la Politique de protection contre le harcèlement, l’intimidation et l’inconduite sexuelle sur le lieu de travail, de manière cohérente et équitable ; soutenir les employés qui soulèvent de bonne foi des questions ou des préoccupations.
SAUVEGARDE
Il incombe à l’ensemble du personnel de protéger les populations avec lesquelles nous travaillons, notamment les adultes particulièrement vulnérables et les enfants. Cela comprend la protection contre les comportements suivants de la part de notre personnel ou de nos partenaires : exploitation et abus sexuels ; exploitation, négligence ou abus envers les enfants, les adultes à risque ou les personnes LGBTI ; et toute forme de traite des êtres humains.
OPPORTUNITÉS ÉGALES
International Medical Corps est fier d’offrir des opportunités d’emploi égales à tous les employés et candidats qualifiés sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’orientation sexuelle, d’origine nationale ou ethnique, d’âge, de handicap ou de statut d’ancien combattant.
