International Medical Corps (IMC) est une ONG internationale basée aux Etats Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et à l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. L’ONG vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu d’IMC.
IMC recrute un(e) assistant(e) logistique
Description de la fonction :
Sous la supervision directe du Field Site Manager de Gourma Rharous, l’assistant(e) logistique collabore directement avec les membres du projet et les partenaires pour la mise en œuvre des activités communes.
Il/Elle veille à la maintenance des maisons, bureaux et entrepôts d’International Medical Corps, à la gestion et au suivi logistique des ressources matérielles.
Il/Elle coordonne également les mouvements du parc automobile, gère le carburant, et obtient les autorisations nécessaires pour les missions tout en suivant les progressions des mouvements sur terrain.
Il/Elle gère à distance tous les achats de la région de Tombouctou ainsi que dans toutes les zones d’intervention du projet.
Il/Elle est considérée comme le premier responsable logistique de la région de Gourma Rharous et de Tombouctou.
En outre, il/elle appuie le programme départemental dans la gestion des tâches logistiques quotidiennes, assure l’ensemble des achats de la base d’affectation et veille à l’archivage des dossiers logistiques.
Dans le cadre du développement des compétences du personnel logistique, l’assistant(e) logistique pourra bénéficier d’un accompagnement technique rapproché assuré par le coordinateur logistique. Ce rôle de mentorat n’altère pas la ligne hiérarchique en place, mais vise à renforcer les capacités techniques de l’assistant à travers des séances de coaching, de suivi personnalisé. Le coordinateur logistique agira en tant que référent technique principal, en appui au superviseur direct technique
Conformité et respect des politiques internes
Le Titulaire du poste :
- S’engager à respecter le code de conduite de IMC et la politique de respect des bénéficiaires et de prévention d’abus de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants.
- S’engager à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du Do No Harm;
- Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds pendant toute la période d’emploi avec IMC.
- S’engager au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte.
- S’engager à tenir le classement des dossiers pour assurer la continuité et la capitalisation des expériences de ce poste.
Responsabilités
Taches principales
I. Assurer la maintenance des locaux et des infrastructures d’IMC
- Assurer la maintenance des locaux (maisons, entrepôts et bureaux),
- Effectue au moins deux visites hebdomadaires complètes dans les maisons, rapporte à son responsable les anomalies et autres problèmes rencontrés,
- Évaluer les besoins et les travaux à réaliser,
- Faire les demandes de devis nécessaires avec les fournisseurs appropriés avant remise aux services des ressources humaines.
- Assure le suivi des petits travaux de réhabilitation de bâtiments, selon les directives fournies par son superviseur, et rend compte à ce dernier,
- Veille à la mise en sécurité des installations et des bâtiments (présence d’extincteurs, mise à la terre des installations électriques, etc…),
- Veille à la bonne utilisation, au suivi et à la maintenance régulière (dans le respect des normes de IMC), ainsi qu’à la sauvegarde de l’ensemble des infrastructures, installations et équipements, à travers notamment la mise en place et le suivi de mesures/règles de sécurité (vol, incendie, etc.).
II. En charge des achats selon le seuil défini par l’officier logistique
- Assurer les achats en fonction de la nature et de la catégorie de la demande.
- Facilite la mise en place des contrats cadres sous le lead du superviseur technique.
- S’assure de l’archivage électronique et physique de tous les dossiers d’achats dont il est responsable
III. Gestion des équipements
- En collaboration avec l’officier logistique et informatique, participe au suivi des équipements sur terrain.
- Est désigné comme point focal de tous les actifs sur la base Tombouctou et Gourma-rharous.
- Actualisation de la liste des actifs sur terrain ainsi que des éléments attractifs.
- Centralisez dans l’outil approprié le suivi de la maintenance de tous les équipements (véhicules, générateurs, pompes à eau, etc…)
IV. Organisation des mouvements des véhicules
- Centralisez et approuvez toutes les demandes de transport (Travel Request).
- Suit et organise le mouvement des véhicules sur terrain (Tombouctou et Gourma-Rharous).
- Organiser les déplacements entre base régionale et capitale / terrain.
- Partage hebdomadairement les mouvements des états-majors de leur base vers la Capitale.
- Organiser le transport des personnels de l’aéroport vers la maison ou le bureau et vice versa.
- S’assure que les véhicules sont en règle de la documentation nécessaire pour leur déplacement et archivage minutieux.
- Encadrement des chauffeurs.
V. Stock
- La gestion du magasin non médical à Gourma Rharous en applique rigoureusement les procédures et politiques en matière d’entreposage.
- La vérification des commandes reçues depuis en local et à réception de Bamako pour l’acheminement sur le terrain pour les programmes d’activités.
VI. Suivi, entretien et réparations
- La planification et le suivi des maintenances et réparations du parc automobile et générateur.
- La bonne utilisation des carnets de bord et des fiches de suivi des entretiens.
- La qualité des réparations faites à l’extérieur
- Que chaque véhicule ou moto répond aux exigences de la check List véhicule
- Le contrôle des véhicules avant emplacement.
- Le contrôle quotidien de la propreté des véhicules.
VII. Administration
- Sous la supervision du Field Site Manager, il/elle veille à ce que tous les véhicules soient administrativement en règle : carte grise, Assurances, vignette, contrôle technique avant toute location de véhicule.
- Collecte des documents et enregistrement des nouveaux fournisseurs dans la base de données.
VIII. Rapport
- Rédige un rapport logistique mensuel dans son domaine pour la capitale envoyé au coordinateur logistique via le superviseur technique.
- Compilera et fera une première vérification des annexes des rapports mensuels des bases de Tombouctou et de Gourma-Rharous.
- Organiser un classement clair et un archivage de toute la documentation concernant les achats, le dossier des matériels roulants et non roulants.
- La compilation de consommation véhicules/moto avec tous les frais liés au parc automobile (carburant, frais administratifs, pièces détachées,).
IX. Secret professionnel
- Est soumis au secret professionnel et respecte la confidentialité sur toutes les situations rencontrées dans le cadre de son travail.
Collaborer de manière proactive avec votre superviseur et le personnel clé (coordinateur de programme, des finances et de terrain) sur toutes les acquisitions liées à la mise en œuvre du projet, afin de veiller à ce que les acquisitions sur les sites soient effectuées dans les délais impartis.
Profil du candidat
- Minimum BAC + 2/+3 en Logistique, Transport ou Gestion ou un diplôme équivalent
- Avoir une expérience de 2 ans minimum (obligatoire) à un poste similaire au sein d’une organisation humanitaire
- Compétences en gestion de la logistique et dans le domaine de la gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes d’IMC et des exigences des bailleurs.
- Excellentes compétences en matière d’organisation et de résolution de problèmes, analytiques et pragmatiques.
- Bonne communication à l’orale et à l’écrit.
- Français : Possibilité de lire, d’analyser et d’interpréter les procédures techniques, ou les règlements gouvernementaux. Possibilité d’écrire des rapports. Capacité de présenter efficacement des informations et de répondre aux questions des gestionnaires.
- La connaissance de l’anglais est un atout. (Tous les rapports logistiques sont rédigés en anglais)
- Maitrise de l’outil informatique avec un niveau avancé sur Excel, Word, Visio et PowerPoint.
- Excellente capacité à gérer plusieurs tâches et de nombreux détails administratifs dans un environnement à évolution rapide et en constante évolution.
- Extrêmement flexible, et avoir la capacité de faire face à des situations stressantes et des frustrations.
- Doit pouvoir travailler de façon autonome ou en équipe dans des conditions difficiles et stressantes.
Savoir être
- Ouverture d’esprit et esprit de bon sens
- Adaptabilité et souplesse
- Esprit d’équipe, bonnes capacités relationnelles
- Dynamique et enthousiaste
Le dossier de candidature doit impérativement comprendre les documents suivants :
- Un CV détaillé en français, comportant 3 références, et nommé comme suit : CV Prénom Nom 2025 ;
- Une lettre de motivation .
Les candidatures doivent être envoyées par email à l’adresse suivante : [email protected]
L’objet du courrier doit obligatoirement contenir la mention IMC/01/03/09/2025
La date limite d’envoi des dossiers de candidature est fixée au 09 septembre 2025 à 17h00 .
