Helen Keller International (Helen Keller INTL) est une organisation, créée en 1915 par Helen Keller, ‘ qui travaille à sauver la vue et la vie des personnes les plus vulnérables et les plus défavorisées. Basée à New York, Helen Keller INTL mène actuellement des programmes dans 21. pays d’Afrique et d’Asie, ainsi qu’aux États-Unis. L’organisation combat les causes et les conséquences de la cécité et de la malnutrition en établissant des programmes guidés par les résultats de ses travaux de recherche.
POSTE 1: Responsable des finances
Responsabilités spécifiques
Gestion de la comptabilité et du grand livre
- Examiner les bons de paiement pour garantir l’exhaustivité et l’exactitude de la documentation
- Coordonner la préparation en temps opportun des paiements, enregistrer les transactions, les rapprochements bancaires,
- Soutenir le directeur financier dans la préparation du montage financier de fin de mois.
- Veiller à ce que tous les processus et délais soient conformes aux exigences d’Helen Keller Intl’ et des donateurs.
- Préparer les demandes de virement mensuelles
- Surveiller et maintenir les connaissances à jour des réglementations du gouvernement du Sénégal qui affectent les opérations, y compris les taxes et autres exigences légales, et les faire évoluer si nécessaire.
- Participer à la préparation des audits internes, externes et des donateurs du projet
- Aider à la préparation des états financiers
- Examiner les documents liés aux achats pour garantir la conformité aux politiques, aux SoP et aux procédures. Représenter l’équipe financière lors des réunions d’approvisionnement, au besoin
- Prise en charge de la gestion et du suivi des sous-subventions
- Assurer le traitement en temps opportun des paiements aux vendeurs, fournisseurs et bénéficiaires conformément au SoP du compte payable.
- Veiller à ce que les systèmes de classement et l’archivage des dossiers électroniques financiers soient conservés dans la base de données SharePoint.
Gestion du budget et des subventions
- Maintenir une connaissance financière complète du portefeuille de bourses du bureau de pays.
- Aider à la préparation et à l’analyse du budget annuel et à moyen terme du bureau de pays, ainsi qu’aux nouvelles prévisions, si nécessaire.
- Préparer et analyser les rapports mensuels Budget Vs Actuals (BvA); mettre régulièrement à jour les plans de dépenses en collaboration avec le
- Directeur financier et responsable du programme
- Aider à préparer les budgets des donateurs et les rapports des donateurs
- Participer et contribuer aux réunions d’ouverture et de clôture des subventions
Qualifications
- Baccalauréat en comptabilité, Expérience professionnelle d’au moins hauteur (8) ans dont au moins cinq (05) ans dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.
- Connaissance démontrée et capacité à utiliser les principes comptables de base.
- Personne organisée et soucieuse du détail avec de solides compétences quantitatives et analytiques
- Connaissance démontrée des logiciels de comptabilité et de tableur, familiarité avec le système ERP NetSuite, désireux d’apprendre de nouveaux logiciels.
- Excellentes capacités de communication verbales et écrites. Capacité à communiquer efficacement entre les cultures et à communiquer des informations complexes à des collègues ayant moins de connaissances.
- Capacité à prioriser la charge de travail, à assumer la responsabilité du travail et à le mener à bien.
- Forte motivation pour travailler dans un environnement à but non lucratif.
- Expérience dans une organisation multinationale et/ou dans le secteur à but non lucratif
- De bonnes compétences en anglais et en français à l’oral et à l’écrit constituent un atout majeur, y compris la capacité de communiquer clairement des questions financières, de conformité et opérationnelles complexes dans un langage profane.
- Collaboratif, flexible et orienté solutions. Capacité à travailler sous pression, à maintenir l’équilibre en cas de stress et à respecter les délais stricts internes et ceux des donateurs.
- Respect démontrable de toutes les personnes, sans distinction de religion, d’origine ethnique, de classe sociale ou de sexe, avec un niveau élevé d’aisance à travailler dans un environnement diversifié et un engagement démontré envers des normes éthiques professionnelles élevées.
- Engagement personnel envers la mission et les objectifs d’Helen Keller et les valeurs incarnées par la co-fondatrice d’Helen Keller Intl, Helen Keller : compassion, courage, rigueur et optimisme.
Comment s’inscrire
La date limite pour postuler est le 30 novembre 2023 ou jusqu’à ce que le poste soit pourvu (si plus tôt). Les candidats qualifiés doivent soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae à [email protected] en notant le titre du poste dans la ligne d’objet.
POSTE 2: Directeur des finances
Ce poste assure la liaison avec les donateurs et/ou les sous-récipiendaires du portefeuille du pays, représentant Helen Keller lors des réunions des donateurs et des partenaires du projet.
Portée du poste
Le directeur financier est responsable de la gestion financière globale du portefeuille du bureau de pays qui peut être composé de projets financés par les gouvernements étrangers et locaux – USAID, Irish Aid et/ou d’autres initiatives multilatérales ou financées par le secteur privé. Il/elle gérera un effort de collaboration avec les collègues du bureau de pays et de la direction mondiale pour garantir le respect des politiques et procédures d’Helen Keller et maintenir des contrôles internes solides ; superviser la gestion et la tenue du grand livre général et toutes les autres fonctions comptables et superviser et participer à l’administration et à la gestion des récompenses dans le portefeuille du bureau de pays ; et la mise en œuvre de mécanismes de surveillance financière pour garantir l’intégrité financière et le respect des politiques des donateurs et d’Helen Keller ainsi que des lois locales dans l’ensemble des programmes.
Responsabilités spécifiques
Gestion globale et leadership
- En tant que membre du CMT, participez à la planification et à l’établissement d’orientations pour le bureau de pays et ses programmes, en apportant votre perspective et votre expertise uniques au processus.
- Collaborer étroitement avec le directeur pays pour surveiller les taux d’épuisement, les pipelines et d’autres aspects de la santé financière du bureau pays. Signalez les écarts ou problèmes budgétaires inhabituels et recommandez des mesures correctives. Identifiez les défis opérationnels qui affectent l’intégrité de la gestion des ressources.
- Diriger le service financier dans un effort de collaboration avec les gestionnaires de programmes pour garantir une planification financière, une gestion, des rapports et un audit de haute qualité de tous les programmes, y compris une préparation et une surveillance approfondies du budget.
- Modèle de collaboration pour votre équipe matricielle : consultez et informez efficacement vos collègues pour maximiser l’efficacité et le partage des connaissances et intégrez les conseils et les orientations des experts en la matière dans votre bureau et ailleurs dans l’organisation mondiale pour maximiser les performances.
- Examiner et évaluer l’état des politiques, des procédures et des flux de travail du bureau de pays, identifier les lacunes ou les politiques obsolètes et prioriser les améliorations.
- Se tenir au courant des changements dans les lois et réglementations des autorités locales (par exemple, consortium d’organisations non gouvernementales, département des impôts) et des constituants qui ont un impact sur les opérations d’Helen Keller.
- Construisez une équipe financière très efficace, en recrutant, en supervisant, en encadrant et en évaluant le personnel, et en engageant des conversations fréquentes sur les performances avec les membres de l’équipe.
- Déléguer des pouvoirs, consulter et guider le personnel pour atteindre les objectifs et contribuer à une atmosphère propice à la croissance et au développement professionnels.
- Assurer la responsabilité envers les bénéficiaires, les partenaires, les collègues et les donateurs en fournissant des commentaires continus dans un contexte de respect mutuel.
- Faire des propositions de bonnes pratiques en matière d’opérations financières. Participer à des groupes de travail internationaux chargés d’élaborer des politiques mondiales et/ou d’optimiser les systèmes et procédures.
- Familiarisez-vous avec la finance et les autres systèmes de l’organisation et optimisez leur utilisation pour réaliser des gains d’efficacité.
Gestion du budget et des subventions
- Maintenir une connaissance financière complète du portefeuille de bourses du bureau de pays.
- Diriger la préparation et l’analyse du budget annuel et à moyen terme du bureau de pays, ainsi que les re-prévisions, si nécessaire.
- Collaborer avec l’unité de développement des affaires pour préparer les propositions de budget, les descriptions budgétaires et les modifications budgétaires. Examiner les budgets pour assurer leur conformité avec le plan de travail.
- Examinez et analysez l’impact des extensions de coûts, des extensions sans frais et d’autres réalignements budgétaires.
- Effectuer un suivi mensuel des taux de mise en œuvre des projets et partager les rapports d’analyse des écarts avec le CD, le CMT et les responsables du budget.
- Veiller à ce que les factures, les rapports financiers, l’analyse des charges à payer, les prévisions et autres livrables financiers pour les attributions soient complétés avec précision et en temps opportun.
- Rapprocher les rapports des donateurs avec le grand livre général (trésorerie et dépenses).
- Suivre et rapporter mensuellement les dépenses du projet, les taux d’exécution des fonds et les fonds des donateurs reçus, et fournir les informations appropriées au directeur pays et aux gestionnaires de programme sur une base mensuelle.
- Veiller à ce que les budgets et autres informations financières soient correctement représentés dans les systèmes de gestion financière et de projet. Gérer les documents papier et électroniques pour chaque projet.
- Effectuer des visites sur le terrain chez les sous-récipiendaires, selon les besoins, pour aider à l’évaluation de la gestion financière des sous-récipiendaires.
- Gérer les processus de démarrage et/ou de clôture du projet, selon les besoins.
- Maintenir une connaissance à jour des procédures des donateurs et des règles et réglementations de l’USAID et garantir leur conformité.
Gestion de la comptabilité et du grand livre
- Diriger et impliquer directement, selon les besoins, le personnel comptable et financier pour assurer une tenue précise et en temps opportun du grand livre général, la gestion bancaire et de trésorerie, les comptes créditeurs, ainsi que les processus de paie et d’approvisionnement, pour le bureau principal et tous les bureaux secondaires.
- Maintenir une séparation claire des tâches au sein de l’équipe financière et comptable et garantir que des contrôles internes solides sont en place et que le personnel bénéficie d’une formation polyvalente afin que des remplaçants soient toujours disponibles, dans la mesure du possible en fonction de la taille du bureau.
- Gérer le processus de clôture mensuel pour garantir le respect des calendriers de reporting de l’organisation et des parties prenantes.
Veiller à ce que:
- les soldes du grand livre sont analysés ;
- des rapports financiers de qualité sont produits conformément aux calendriers des donateurs et d’Helen Keller
- la paie est analysée pour en vérifier l’exactitude et la cohérence avant l’approbation finale par le CD ;
- le paiement des prestations et des impôts (cotisations sociales, impôts, etc.) est effectué dans les délais ; des preuves claires des paiements sont disponibles et
- tous les calculs de paie, avantages sociaux et décaissements sont conformes à la politique des ressources humaines.
- Les données financières sont exactes et à jour pour un processus de clôture mensuelle dans les délais.
- Les systèmes de classement et d’archivage des dossiers financiers sont maintenus.
- Maintenir les flux de trésorerie pour garantir le maintien de la liquidité ; surveiller les fluctuations monétaires ; établir des services bancaires électroniques solides
- procédures et s’assurer que les rapprochements bancaires sont exacts.
- Veiller à ce que les audits des pays et des projets soient programmés en temps opportun ; gérer et participer au processus selon les besoins. Veiller à ce que tous les plans d’actions correctives soient pleinement mis en œuvre.
- Veiller à ce que tout passif éventuel soit suivi et signalé au CD et au contrôleur. Servir de lien avec la banque sur le système de paiement électronique, gérer les contrôles d’accès.
- Suivre les accords des donateurs et les subventions secondaires aux partenaires et garantir que toutes les avances aux partenaires sont justifiées et que les livrables sont reçus.
Qualifications
- Master en gestion financière, comptabilité ou diplôme universitaire équivalent ; plus
- Expérience professionnelle d’au moins dix ans dont au moins cinq ans dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale, ou combinaison équivalente d’éducation et d’expérience.
- Expérience démontrée en matière d’information financière, de gestion financière et du grand livre général, de contrôles financiers et de gestion de projet, y compris une capacité démontrée à élaborer et à surveiller des budgets et à gérer de manière collaborative des activités opérationnelles.
- Intérêt pour les programmes de développement international et de santé publique ainsi qu’une compréhension de la synergie entre les composantes programmatiques, opérationnelles et financières dans la conception et la mise en œuvre des projets.
- Compétences analytiques et conceptuelles, ainsi que la curiosité et l’agilité d’apprentissage nécessaires pour réussir dans une organisation en croissance avec des systèmes financiers et opérationnels en évolution.
- Connaissance des réglementations des donateurs, notamment de l’USAID et/ou d’autres agences de développement gouvernementales étrangères et d’autres agences de développement multilatérales.
- Capacité à négocier/soutenir efficacement les négociations avec les donateurs, à résoudre les problèmes et à adopter des approches proactives pour améliorer les processus de gestion financière et budgétaire.
- Excellentes compétences en matière de renforcement des capacités, de constitution/gestion d’équipe et de coordination. Une capacité à déléguer efficacement les responsabilités et à encadrer et encadrer le personnel junior.
- Compétences organisationnelles et de planification bien établies et mises en pratique.
- Maîtrise démontrée de haut niveau dans l’utilisation de divers logiciels financiers (feuilles de calcul, progiciels comptables).
- Collaboratif, flexible et orienté solutions. Capacité à travailler sous pression, à maintenir l’équilibre en cas de stress et à respecter les délais stricts internes et ceux des donateurs.
- Capacité et volonté d’adapter les horaires de travail pour s’adapter à plusieurs fuseaux horaires, selon les besoins.
- Respect démontrable de toutes les personnes, quelle que soit leur religion, leur origine ethnique, leur classe sociale ou leur sexe, avec un niveau élevé d’aisance à travailler dans un environnement diversifié et un engagement démontré envers des normes éthiques professionnelles élevées.
- Engagement personnel envers la mission et les objectifs d’Helen Keller et les valeurs incarnées par la co-fondatrice d’Helen Keller Intl, Helen Keller : compassion, courage, rigueur et optimisme.
- Bonnes compétences linguistiques en anglais et en français à l’oral et à l’écrit, y compris la capacité de communiquer clairement des questions financières, de conformité et opérationnelles complexes dans un langage profane.
comment s’inscrire
La date limite pour postuler est le 30 novembre 2023 ou jusqu’à ce que le poste soit pourvu (si plus tôt). Les candidats qualifiés doivent soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae à [email protected] en notant le titre du poste dans la ligne d’objet.
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