Le nom d’Helen Keller est connu dans le monde entier comme un symbole de courage face à des obstacles insurmontables, mais elle était bien plus qu’un symbole. C’était une femme d’une intelligence lumineuse, d’une grande ambition et d’une grande réussite qui a consacré sa vie à aider les autres. Helen Keller, notre cofondatrice, a imaginé un monde sans barrières au potentiel humain. Guidés par son optimisme féroce, nous travaillons en première ligne de la santé et du bien-être depuis plus de 100 ans. Travaillant dans 19 pays d’Afrique et d’Asie, ainsi qu’aux États-Unis, nous nous consacrons à l’élimination de la perte de vision évitable, de la malnutrition et des maladies liées à la pauvreté.
Il s’agit d’un poste à pourvoir localement : le salaire et les avantages sociaux seront conformes aux conditions locales au Kenya ou au Nigéria. Tous les candidats doivent être autorisés à travailler dans le pays où ils postulent.
Relations fonctionnelles
Helen Keller dispose d’une structure hiérarchique matricielle. Une communication régulière et un esprit d’équipe sont essentiels pour faire prospérer cette structure.
Rattaché au directeur adjoint des opérations et des finances de Transforming Lives through Nutrition, le responsable des opérations collaborera avec ses collègues de l’ensemble des programmes et des opérations au sein de la gestion mondiale et dans plusieurs bureaux de programmes de pays pour assurer des opérations de programme efficaces et efficientes.
Le portefeuille TLTN est géré par une équipe centrale de gestion de programme (PMT) avec le soutien d’experts techniques de toute l’organisation. Le PMT et le responsable des opérations fourniront des conseils et coordonneront les activités des équipes des bureaux de pays. Ce poste assurera la liaison avec les équipes de projet des pays et leurs collègues des opérations pour faciliter l’intégration de toutes les facettes du travail des opérations du programme avec l’objectif commun de garantir que les activités d’approvisionnement, d’administration et d’administration des sous-attributions soient réalisées en temps opportun et de manière efficace, dans le plein respect des exigences des donateurs et des politiques et procédures de l’organisation.
Principales responsabilités
Administration et approvisionnement
- Agir en tant que point de contact central pour les collègues des opérations du bureau de pays afin de guider et de superviser l’approvisionnement efficace et conforme des produits et équipements du programme et de gérer la logistique de la chaîne d’approvisionnement.
- Coordonner et suivre les processus menés par les équipes des bureaux de pays ; résoudre les problèmes qui surviennent ; soutenir les équipes en effectuant des recherches et en fournissant des informations pour soutenir le respect des politiques et procédures d’Helen Keller.
- Faciliter les solutions de dédouanement et d’entreposage à l’importation lorsque cela est nécessaire.
- Signalez les problèmes potentiels et les goulots d’étranglement au personnel supérieur, si nécessaire.
- Gérer l’approvisionnement en biens et services pour le compte de l’équipe centrale du programme.
- Coordonner les voyages internationaux et la documentation nécessaire pour l’équipe centrale.
- Établir des ordres du jour et des protocoles clairs pour les visites des donateurs sur les sites des projets. Assurer la liaison avec les bureaux de pays pour coordonner la logistique
- Assurer la liaison avec les personnes et la culture sur les processus de recrutement, les activités d’apprentissage et de développement du personnel et d’autres actions en matière de ressources humaines, selon les besoins.
Coordination
- Organiser et gérer la logistique des rassemblements et événements mondiaux de Transforming Lives. Assurer la liaison avec les homologues des autres équipes du programme, selon les besoins.
- Affiner et documenter en permanence les processus de coordination entre les bureaux de pays chargés de la mise en œuvre, l’équipe centrale et les unités mondiales concernées en ce qui concerne l’administration du portefeuille. Documenter les flux de travail, développer des aides-mémoire et former les collègues, selon les besoins.
- Modélisez la collaboration pour votre équipe matricielle : consultez et informez efficacement vos collègues pour maximiser l’efficacité et le partage des connaissances ; et intégrez les conseils et les orientations des experts en la matière de votre équipe et d’ailleurs dans l’organisation mondiale pour maximiser les performances.
- Assurer la responsabilisation envers les clients, les partenaires, les collègues et les donateurs en fournissant une rétroaction continue dans un contexte de respect mutuel.
- Contribuer à atténuer les risques et à résoudre les problèmes de manière proactive, notamment en identifiant les défis potentiels en matière de logistique, de budgets ou de dynamique d’équipe et en coordonnant avec les collègues intersites pour développer des solutions visant à maintenir la dynamique opérationnelle.
Gestion post-attribution
- Guider les collègues du bureau de pays dans la préparation et la gestion des sous-subventions et en vérifier la qualité et la ponctualité. Proposer des formations, si nécessaire.
- Coordonner la planification et suivre les affectations de travail pour aider le PMT à préparer et à soumettre des rapports de donateurs de haute qualité et à suivre les dons en temps opportun.
- Maintenir les systèmes de gestion des récompenses et des programmes. Contribuer à l’amélioration continue de ces systèmes. Documenter les flux de travail, développer des aides-mémoire et former les collègues, selon les besoins.
- Travailler en étroite collaboration avec l’unité des subventions et des contrats C et Transforming Lives. Aider à gérer la mise en place et l’émission de sous-subventions en temps opportun, assurer le suivi des sous-subventions, en veillant à ce que les sous-subventions soient gérées efficacement et que les activités et les dépenses soient conformes aux attentes des donateurs et aux politiques internes.
Qualifications et compétences requises
- Expérience démontrée d’au moins trois ans au niveau de responsable ou supérieur dans un projet similaire, y compris la capacité à :
- Préparer et gérer les sous-subventions.
- Assurer le respect des exigences des donateurs et des organisations.
- Organiser une logistique complexe de voyages et de réunions.
- Acheter des biens et des services conformément aux exigences des donateurs et de l’organisation.
- Collaborer avec les différents services et partenaires du programme pour intégrer tous les aspects des opérations au travail des équipes du programme afin d’atteindre les résultats du programme et de remplir les objectifs établis dans les récompenses.
- Coordonner et superviser le personnel administratif et opérationnel. Une expérience de travail avec des équipes distantes sur plusieurs sites de projet est un atout majeur.
- Améliorer continuellement les processus et les systèmes pour atteindre une plus grande efficacité et collaboration.
- Formez vos collègues sur les processus et les systèmes et soutenez-les avec une documentation claire et des aides au travail.
- Très bonnes compétences orales et écrites en anglais, suffisantes pour préparer la correspondance commerciale courante et les rapports d’étape.
- La capacité à communiquer en français est un atout majeur.
- Excellentes compétences interpersonnelles, y compris la capacité à communiquer efficacement entre les cultures.
- Excellentes connaissances en informatique, y compris la connaissance de la suite Microsoft Office ou équivalent et des compétences avancées en Excel.
- Compétences d’organisation et de planification bien établies et pratiquées.
Capacité et volonté de :
- horaire flexible pour tenir compte de la disponibilité des collègues dans d’autres fuseaux horaires ;
- se déplacer occasionnellement dans les bureaux de projet des pays et/ou dans les ateliers du programme.
REMARQUE : Tout le personnel doit être vacciné contre la COVID-19 pour pouvoir voyager à l’étranger.
- Collaboratif, flexible et orienté vers les solutions. Capacité à maintenir l’équilibre en situation de stress.
- Respect démontrable de toutes les personnes, quelle que soit leur religion, leur origine ethnique, leur classe ou leur sexe, avec un niveau élevé de confort pour travailler dans un environnement diversifié et un engagement démontré envers des normes éthiques professionnelles élevées.
- Engagement personnel envers la mission d’Helen Keller et les valeurs incarnées par notre homonyme et co-fondatrice : courage, intégrité, rigueur et compassion.
Qualifications
- Maîtrise en administration des affaires, en gestion financière, en logistique ou dans un domaine connexe; plus
- Au moins 6 à 8 années d’expérience directement pertinente ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
Mode d’application
Les candidats intéressés et qualifiés doivent transmettre leur CV à : [email protected] en utilisant le poste comme objet de l’e-mail.
