RET Germany eV est une association indépendante, impartiale et à but non lucratif, dont le siège est à Berlin, en Allemagne, depuis 2015 ; travaillant avec le financement des gouvernements européens et de la Commission européenne, avec des opérations sur le terrain en Afrique et en Asie.
Le responsable financier et administratif (FAM) est directement rattaché au responsable du programme pays (CPM) et au responsable financier et administratif régional (RFAM).
Emplacement
Abuja – Nigéria, avec des déplacements fréquents sur le terrain.
Budgétisation et gestion de trésorerie
- Gère les budgets des programmes et assure le suivi, à l’aide d’outils pertinents, afin d’identifier les écarts de mise en œuvre inattendus/attendus et de veiller à ce que ceux-ci soient rapidement relayés au CPM ;
- S’assure que des fonds suffisants sont disponibles dans la mission du pays pour exécuter les activités du programme, en examinant et en agissant sur les rapports et transactions pertinents (rapprochements de trésorerie, demandes de fonds, etc.) ;
- Conseille le CPM sur la relation globale et les transactions avec les institutions financières locales – banques ;
- Surveille les taux d’utilisation des fonds et suit les dépenses par rapport aux budgets et conseille le CPM sur l’exécution du budget. Responsable de la répartition précise des coûts et de la réalisation des livrables du programme dans les limites financières du budget ;
- Superviser l’ensemble des systèmes de planification financière, d’exécution, de reporting et de clôture des projets ;
- Assurer le respect des règles et réglementations des donateurs ainsi que des législations applicables régissant les opérations des ONG au Nigéria.
Comptabilité et reporting
- Assure que les dépenses engagées dans le cadre de l’exécution des programmes de RET sont correctement affectées aux projets concernés et conformément au Manuel financier de terrain de RET. Assure que les exigences spécifiques des donateurs sont respectées lors de l’exécution du budget.
- Assure une justification écrite en cas d’incompatibilité entre le manuel du RET et toute autre loi ou réglementation. Cette justification doit être appuyée par des documents externes : copie des réglementations, rapports de tiers réputés, etc.
- Assure une comptabilité appropriée de toutes les transactions des programmes en utilisant les outils RET pertinents ;
- Assure la préparation adéquate des rapports financiers, des listes de dépenses, des rapprochements de comptes bancaires, des rapprochements de petite caisse, des états de comptabilité des fonds, etc. conformément aux exigences du RET et aux outils applicables ;
- Soumet des rapports financiers mensuels et soumet les rapports SAGA pertinents et les documents justificatifs numérisés au RFAM pour approbation après examen du CPM ;
- Gère les relations globales avec les examinateurs/auditeurs locaux et autres autorités compétentes ;
- Assure le classement systématique des informations financières, des données et autres documents au bureau ;
Suivi des Partenaires Locaux
- Superviser la performance des partenaires locaux, en garantissant l’utilisation efficace et transparente des fonds ;
- Surveille de près les processus de dépenses et d’approvisionnement des partenaires locaux et s’assure qu’ils sont conformes aux réglementations internes et aux réglementations des donateurs, y compris les contrôles ponctuels de l’admissibilité, de l’imputabilité et du caractère raisonnable des transactions ainsi que des documents justificatifs pertinents ;
- Fournit une formation pertinente au personnel du partenaire sur les processus et procédures de financement et d’approvisionnement ;
- Supervise et accompagne l’équipe du partenaire dans la préparation des budgets, des demandes de fonds et assure le suivi des règlements des fonds transférés ;
Responsabilités en matière d’approvisionnement
- Met en œuvre la politique, les procédures et les pratiques d’approvisionnement de RET (détaillées dans le Manuel d’approvisionnement et de procédures de RET) conformément aux exigences de RET et aux exigences des donateurs, le cas échéant. Prend en compte les législations locales et veille à ce qu’elles soient respectées si nécessaire ;
- Met en œuvre un mécanisme de contrôle approprié pour garantir la transparence et la responsabilité en matière d’approvisionnement et de logistique ;
- Assure une diffusion efficace de l’information et conseille sur les questions liées aux achats ;
- Assure que les spécifications des matériaux demandés sont complètes, claires et exactes ;
- Assure l’exhaustivité et l’exactitude des documents d’appel d’offres. En collaboration avec le conseiller juridique (le cas échéant), prépare les autres documents d’approvisionnement et assure le suivi de l’achèvement du processus;
- S’assure qu’il n’y a pas de divergences entre les biens ou services commandés et livrés ;
- Fournit toute la documentation pertinente permettant la maintenance d’une base de données d’inventaire (équipements consommables et non consommables) facilement disponible pour vérification ;
- Met en œuvre d’autres mesures pour éliminer la fraude, le gaspillage et l’abus des fonds du projet dans toutes les fonctions d’approvisionnement et de logistique ;
Gestion des ressources humaines
- Aide à la rédaction des contrats de travail, à la fin des contrats ; organise les assurances et autres vérifications d’emploi requises pour tous les employés ;
- Superviser l’enregistrement correct des présences des employés/tenir à jour les registres et les soldes des congés pour tous les employés ;
- Superviser la préparation de la paie des employés et s’assurer qu’elle est exacte et payée à temps ;
- Participe au processus de recrutement des employés de RET chaque fois que nécessaire, conseille et informe le CPM sur les différents types de modalités contractuelles, les politiques RH et les avantages sociaux, conformément aux politiques RH de RET. Assure la transparence de tous les recrutements ;
- Coordonne avec les avocats de RET et le CPM les politiques RH conformément aux lois locales et aux pratiques générales au Nigéria ;
Autres
- Assiste le CPM et les autres responsables de programme dans la rédaction et le développement des propositions de projets et coordonne leur préparation conformément aux exigences du RET et des donateurs ;
- Assiste à toute réunion liée à ses domaines de responsabilité ou délégue cette présence si cela est approprié ;
- Conseille le RFAM du RET sur toute réglementation susceptible d’avoir un impact sur les programmes et/ou les politiques du RET ;
- Prend les mesures nécessaires pour garantir que toutes les données financières sont sauvegardées de manière adéquate et sécurisée ;
- Effectue toute autre tâche connexe au besoin.
Compétences et qualifications attendues
- Au moins BAC + 5 en comptabilité/finance ou tout autre diplôme équivalent ;
- 5+ années d’expérience solide en gestion financière et en systèmes de suivi, de préférence de programmes de développement agricole ;
- Maîtrise professionnelle du français parlé et écrit ; de très bonnes compétences en anglais écrit et oral sont requises. La langue anglaise est un atout ;
- Excellentes compétences financières et analytiques ;
- Solide expérience dans les cycles de planification et de gestion de projets, et solides compétences en conception de programmes ;
- Excellentes compétences en communication et en rédaction pour un reporting efficace sur la performance financière du programme ;
- Solides compétences en leadership et expérience avérée en gestion de personnel ;
- Connaissance du système d’aide ; expérience avérée dans le travail avec les exigences des donateurs et du gouvernement ;
- Capacité à utiliser les logiciels Microsoft Word, Excel, SAGA et de gestion de projet.
Remarque : ce poste sera pourvu localement, ce qui signifie que le candidat sélectionné doit être basé dans le pays où le poste est situé et répondre aux exigences de recrutement locales.
Comment postuler
Veuillez soumettre votre CV, y compris trois (3) références d’emploi et une lettre de motivation en anglais jusqu’au 21 octobre 2024, à [email protected]
Veuillez indiquer dans l’objet de votre message : « Responsable Finance et Administration – Nigéria ».
