L’ONG ALIMA recrute pour ce poste (30 Août 2023)

L’histoire d’ALIMA a commencé en 2009 au Niger. Alors que l’ensemble du corps médical était témoin d’un pic alarmant de

MISSION ET PRINCIPALES ACTIVITÉS

 La fonction principale de l’administrateur de projet est de mettre en place les éléments constitutifs du système de gestion des ressources.

Il/elle est chargé de gérer l’administration du personnel (contrats, dossiers des salariés, présence au travail, paie), de contrôler les engagements de dépenses par rapport aux procédures de l’association, de suivre les moyens financiers mobilisés pour le projet (suivi des dépenses, comptabilité, suivi budgétaire et revue, suivi des tableaux d’allocations par bailleur), ainsi que la mise en place d’outils de gestion financière et RH.

L’Administrateur du projet rapporte directement au Coordonnateur du Projet, et à l’équipe administrative de la Coordination (référents techniques : HRCO et FINCO).

Il/Elle supervise une adjointe administrative.

Sous ses différents domaines de responsabilité, l’Administrateur de Projet sera chargé d’assurer :

• Le respect des règles et procédures ALIMA applicables au pays,
• Organisation fonctionnelle fluide des ressources du projet,
• Suivi de l’utilisation des ressources (dépenses et engagements de dépenses),
• Adéquation en termes de nombre, de compétences et d’allocation des ressources humaines et administratives.

Principales responsabilités : .

• Conseiller le coordinateur du projet sur la mise en place (organigramme) et, en collaboration avec le HRCO, mettre à jour l’organigramme du projet et les descriptions de poste.
• En étroite coordination avec le Coordonnateur de projet, le HRCO et le FINCO, calculer les besoins opérationnels RH et le budget associé afin d’assurer efficacement le dimensionnement et les capacités requises de la mission et de faciliter le suivi budgétaire.
• Assurer l’embauche, effectuer les modifications et les formalités de rupture de contrat des employés au niveau des projets, conformément aux lois locales du travail, archiver et mettre à jour les dossiers individuels des employés, les informer sur leurs droits et préparer toutes les déclarations fiscales obligatoires, afin d’assurer la conformité légale.
• Aider le coordinateur de projet et/ou les chefs d’équipe et les superviseurs à établir la planification des vacances annuelles et les changements de personnel afin de prévoir les besoins en ressources humaines et d’assurer la disponibilité des ressources humaines pour les activités du projet.
• Superviser/effectuer les procédures de paie, en veillant à ce que toutes les données liées au calcul mensuel des salaires des employés nationaux du projet soient correctement saisies dans Homere (jours de congés, congés sans solde, arrêts maladie, heures supplémentaires, avance sur salaire, etc.), afin d’assurer le le temps et le paiement précis des salaires.
• Sous la supervision du HRCO, assurer le processus d’indexation des grilles salariales du personnel national afin d’assurer l’équité interne, l’ajustement au coût de la vie et la bonne application des conditions d’emploi dans les sites du projet. Appuyer, en étroite coordination avec le HRCO et le PC, le les chefs de projet dans la détection des besoins de formation, dans l’évaluation appropriée des performances des personnes et dans l’identification potentielle, afin d’améliorer les capacités des personnes et leur contribution aux objectifs de la mission ;
• Planifier et superviser, en étroite coordination avec le HRCO, les processus associés (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection de potentiels, développement et communication) du personnel sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois le dimensionnement et le niveau de connaissances. requis;
• En collaboration avec le coordonnateur de projet, soutenir les supérieurs hiérarchiques dans la mise en œuvre des politiques de communication interne afin de stimuler la participation active du personnel et l’engagement d’ALIMA ;
• En étroite collaboration avec le coordonnateur du projet et le HRCO, applique les procédures administratives faisant partie de tout protocole d’accord (MoU) en vigueur entre les partenaires locaux (par exemple le ministère de la Santé, etc.) et ALIMA ;
• En étroite collaboration avec le coordonnateur du projet et le HRCO, recherche les meilleures options pour éviter et/ou résoudre d’éventuels conflits de travail dans le projet ;
• Suivre tous les mouvements et/ou hébergements du personnel du Projet ;
• Mettre en place des circuits et workflows (gestion des caisses, virements, avances, procédures d’achat, validations des paiements, suivi des paiements réguliers, conciliation bancaire) afin d’anticiper les dépenses au niveau des projets et d’optimiser les besoins de trésorerie et sa sécurité ;
• Mettre en œuvre et superviser les procédures et systèmes transactionnels afin d’assurer des pratiques comptables transparentes et une traçabilité documentaire complète (factures, reçus, relevés bancaires, etc.), en suivant les directives et règles d’ALIMA, et en utilisant les logiciels respectifs en place ;
• S’assure que la clôture comptable mensuelle est effectuée et contrôlée, avec la qualité et dans les délais requis ;
• En étroite collaboration avec le coordonnateur de projet et le FINCO, analyser et suivre le budget du projet, afin de s’assurer que les fonds sont utilisés conformément aux contrats de financement et de proposer des actions correctives ;
• Assure l’ensemble du reporting RH, Administratif et Financier du Projet (clôture mensuelle Homère, SIRH et SAGA, sitreps, etc.
• S’assurer que tous les documents financiers sont correctement classés et soumis au bureau de coordination sur une base mensuelle
• Assurer la préparation en temps opportun de tous les documents statutaires et leur remise à l’autorité gouvernementale compétente.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

• Diplôme universitaire en finance, administration et ressources humaines.
• Expérience d’au moins 3 ans en gestion financière et RH
• Expérience avec une ONG médicale internationale, un atout
• Expérience dans un poste similaire d’au moins 2 ans.
• Compétences en gestion et supervision d’équipe
• Parfaite connaissance du package MS Office, notamment Excel & Word
• La connaissance de Saga (logiciel de Finance) & Homere et SIRH (logiciel RH) est un atout
• Rigoureux, résistant au stress et bonne capacité d’adaptation

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES

• Fortes compétences relationnelles, travail d’équipe.
• De solides compétences en communication
• Capacité à travailler de sa propre initiative et à s’adapter à l’évolution des besoins et des situations
• Flexible, patient et adaptable à un environnement changeant.
• Capacité à travailler sous pression avec de nombreux délais, etc.