Créée en 1993, ACTED est une organisation non gouvernementale internationale. Elle poursuit un double mandat de réponses d’urgence et de développement et intervient dans 40 pays profondément affectés par des conflits, catastrophes naturelles et/ou vulnérabilités socio-économiques. 7000 employés nationaux et 400 employés internationaux collaborent et permettent à ACTED de mettre en œuvre 500 projets par an avec des activités atteignant plus de 20 millions de bénéficiaires dans des zones difficiles d’accès.
ACTED intervient sur le dernier kilomètre de l’humanitaire en adoptant une approche allant au-delà de la réponse immédiate, afin de développer des opportunités de développement durable. Guidée par sa devise « Penser local, Agir global » ainsi que sa stratégie 3 Zéros (Zéro Exclusion, Zéro Carbone et Zéro Pauvreté), ACTED met les territoires au centre de son action et développe des activités adaptées aux besoins des bénéficiaires.
Poste 1 : Chargé Administratif et Finance (base)
MISSION
Le Chargé administratif et finance en base est en charge des paiements et de la comptabilité générale de la base. Il est responsable du bon suivi et dossiers administratifs et est garant du respect des procédures financières et administratives sur sa base. Il travaille sous la supervision directe du coordinateur de zone et du Responsable Finance Pays.
RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité de :
Coordinateur de Zone
Ligne de Management technique:
– Responsable Finance Pays
– Chargé Adm/RH Senior
Responsable technique de:
– Caissier base
– Assistant Admin/RH
RELATIONS FONCTIONNELLES
Les relations internes :
– Coordination
– L’équipe logistique
– Équipe Administration/RH
– Autres missions d’ACTED
Externes:
– Prestataires de services
OBJECTIFS
1. Garantir le respect des procédures internes ACTED et de la loi burkinabè en vigueur en matière de finance comptabilité ; Administration RH et la bonne application de la législation du travail burkinabè
2. Assurer le suivi des paiements des fournisseurs et autres prestataires ACTED ;
3. Tenir à jour les différents documents et tableaux de suivi finance ;
4. Gestion administrative du personnel.
FONCTIONS
Finance :
– Organiser/archiver les documents comptables (factures et autres pièces justificatives des dépenses) ;
– Réaliser les paiements nécessaires pour le fonctionnement de la base ;
– Préparer et faire valider le besoin mensuel en cash (cash request) de la zone ;
– Tenir à jour le livre de caisse : Contrôler les entrées / sorties de caisse ; Détailler les libellés ; Vérifier quotidiennement le solde indiqué ; Numéroter les écritures ;
– Suivre les avances réalisées,
– Selon les besoins, faire des demandes de transferts de fonds sécurisés a la capitale ;
– Assurer la paie du salaire du personnel au regard des bulletins de paie ;
– Assurer la paie des différents impôts et taxes ;
– En cas d’audit, collecter les documents demandés ;
– Gestion de la comptabilité à travers le logiciel utilisé ;(SAGA)
– Validation de l’inventaires de caisse avec le/la Caissier(e) ;
– Assurer la gestion et l’inventaire du Coffre ;
– Responsable de la vérification des dossiers d’achats et de payements et s’assurer de leur exactitude conformément au Manuel de procédures Finance d’ACTED ;
– Allocation des dépenses par budget ;
– Revue de la documentation comptable mensuelle de la base et envoi du reporting mensuel à la capitale ;
– Vérification et validation des dossiers d’achat dans le strict respect des procédures d’achat ;
– Relation avec la banque, approvisionnement en cash et retrait des documents importants auprès de la banque (Relevés bancaires, etc.) ;
– Garant du respect du calendrier comptable de la Mission du Burkina transmis mensuellement par le Département Finance Capitale ;
– Garant de la conformité des pièces comptable et de la bonne connaissance des procédures finances par les différents staffs ;
– Remonter toutes informations et lanceur d’alerte auprès du Responsable Finance Pays permettant d’évaluer un risque financier ;
Administration :
– Garantir le respect des procédures internes ACTED et de la loi burkinabè en vigueur ;
– Assurer le suivi des contrats administratifs en cours, futurs et passés avec le personnel ACTED ;
– Tenir à jour les différents documents et tableaux de suivi ;
– Organiser/archiver les documents administratifs ;
– En cas d’audit, assurer la mise à disposition des documents demandés ;
– Faire le lien avec les différentes administrations burkinabés et effectuer les démarches administratives nécessaires ;
Ressources Humaines :
– S’assurer de la présence des salariés selon le planning existant (mission ou congés, maladies, etc.) ;
– Tenir à jour les dossiers du personnel ;
– Veiller à l’application du règlement intérieur et des procédures ACTED pour les demandes administratives ;
– Préparer de manière mensuelle le document résumant la situation RH de la base qui doit être envoyé à la capitale dans les délais impartis (TITANIC RH) ;
Management :
– Pilote et gère son équipe incluant la planification, les performances, le bien-être et le développement ;
– S’assure de la planification et de la qualité des activités financières et administratives ;
– S’assurer de piloter son équipe de façon journalière ;
– Fournit un support technique à son équipe et des compléments ;
– Organiser régulièrement des réunions afin d’effectuer des rapports réguliers à son manager.
INDICATEURS CLES DE PERFORMANCE
– Gestion effective et efficace des dossiers finance
– Documents et tableaux de suivi finance à jour
EXPERIENCES REQUISES :
– Diplôme d’études supérieurs niveau baccalauréat +3 en comptabilité et/ou administration ;
– Au moins 2 ans d’expérience dans une position similaire ;
– Compétences bureautiques, en particulier word et excel ;
– Rigueur ;
– Sens de l’organisation ;
– Capacité à travailler indépendamment et en travail d’équipe ;
– Capacité à travailler efficacement dans un environnement parfois stressant et rapide ;
– Expérience de travail dans un environnement multiculturel.
PROCÉDURES D’APPLICATION
Veuillez envoyer votre lettre de motivation et CV en format PDF à l’adresse suivante : [email protected]
Date limite de dépôt de candidatures : Vendredi 30 décembre 2022 à 17H30
Poste 2 : Chargé AME Coordination (AME)
MISSION
Le Chargé AME Coordination est responsable du développement et de la mise en œuvre de systèmes AME appropriés et viables, en lien avec les procédures AME globales. Il contribue à s’assurer que les projets et programmes d’ACTED sont mis en œuvre comme prévu.
RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité de :
Responsable AME pays
Responsable technique de :
– Chargés AME Base
– Assistants AME
– Enquêteurs
RELATIONS FONCTIONNELLES
Les relations internes :
– Directeur pays
– Directeur pays adjoint des opérations sur la zone et de la mise en œuvre des projets (s’il y a)
– Coordinateurs de zone
– Responsables/chargés de projets
– Coordinateurs techniques
– Responsables/Chargés du développement de projets
Relations extérieures :
OBJECTIFS
– Mettre en place des mécanismes et des systèmes AME solides en accord avec les procédures globales d’ACTED et délivrer des recherches/outputs efficaces dans le but d’orienter en temps réel la prise de décision et l’adoption de mesures correctrices ;
– S’assurer que les leçons tirées et les meilleures pratiques sont discutées et documentées ;
– Contribuer au fonctionnement efficace du mécanisme de gestion des plaintes des bénéficiaires et améliorer leur confiance. Identifier les zones où notre travail mérite d’être amélioré et s’assurer qu’ACTED ait connaissance de ces retours durant le processus ;
– Assurer le bon déroulement des opérations et l’efficience des aptitudes AME à travers une gestion efficace des membres de l’équipe AME.
FONCTIONS
1. Systèmes de diagnostic, suivi et évaluation.
1.1. Technicité et développement de systèmes
a) Contribuer au développement et à la mise à jour de la stratégie AME du pays, définir hebdomadairement le plan de travail AME afin de planifier les activités en lien avec les équipes projet et les AME Base ;
b) S’assurer que les résultats AME sont adéquats et les recommandations sont consignées dans des futures mémos, propositions ou plans de mises en œuvre ;
c) Mettre en œuvre les politiques et procédures AME telles que décrites dans le guide des standards AME d’ACTED et s’assurer que les outils sont applicables et suivis ;
d) Contribuer à une distribution efficace des M&E collectés et des systèmes de rapports à toutes les équipes et partenaires à travers les formations, les visites de sites, les manuels et tout autre support technique si besoin. 1.2. Mise en œuvre et gestion de l’AME ;
a) Appuyer les Chargés AME Base dans le développement des termes de référence. Réaliser par soit même des termes de références lorsque des missions terrain par le Chargé AME Coordination sont nécessaires et plans de mission AME Effectuer le diagnostic, suivi et évaluation (du plan de base, des rapports intermédiaires et finaux) comme assigné dans les termes de référence et le plan de mission ;
b) Développer et superviser la mise en œuvre de la collecte de données appropriées et d’instruments d’analyses, de méthodologies (ex. questionnaires, sondages, rapports de groupes de discussion, interview d’informateur clef) et de toutes données, informations, plans d’utilisation ;
c) Veiller particulièrement à la collecte de données et s’assurer que les équipes de collecte de données sont organisées, disposent des ressources nécessaires et émettent des rapports en accord avec le plan de mission terrain et selon les standards qualités des données ;
d) Entretenir les bases de données pour la recherche et le compte-rendu de toutes les données et information quantitatives incluant les rapports sur les indicateurs stratégiques globaux GREAT pour les programmes d’ACTED ;
e) Analyser les données AME et produire des rapports, fiches de d’analyses statistiques et présentations (graphiques, tableaux, histogrammes, diagrammes en boîte) si nécessaire et opportunément ; f) Mesurer et rendre compte, qualitativement et quantitativement, des inputs, processus, outputs, outcomes, impacts, objectifs et des indicateurs de performance pour tous les projets ; g) Fournir des données à l’équipe de développement de projet pour la préparation des comptes rendus aux donneurs et bailleurs, selon leurs exigences ; h) Contribuer aux propositions des donateurs, aux efforts de collectes de fond (particulièrement à la conception du cadre logique et à la formulation d’indicateurs SMART) et à la production de rapports ; i) Être autonome dans la rédaction de rapports d’enquête qui seront ensuite validés par le Responsable AME Pays j) Permettre si nécessaire le renforcement des capacités AME et la sensibilisation des partenaires d’exécution et autres institutions soutenues par ACTED ; k) Représenter ACTED dans les différents forums relatifs
Composition du dossier Veuillez envoyer votre lettre de motivation et CV en format PDF à l’adresse suivante : [email protected] (en mentionnant en objet le titre du poste et la base d’affectation).
Date limite de dépôt des dossiers 28/12/2022
Poste 3 : Assistant Abri
Base : Kaya
MISSION
L’Assistant Abri sous la supervision directe du chargé d’abri, assurera le suivi quotidien des travaux de construction, de distributions des kits abris et la mobilisation de la communauté pour une participation active dans la réalisation du projet.
CHAINE DE COMMANDE
Sous l’autorité de :
Chargé Shelter
Ligne de Management :
N/A
OBJECTIF
• Effectuer le suivi quotidien des travaux de construction, de distributions des kits abris et la mobilisation de la communauté pour une participation active dans la réalisation du projet ;
• Effectuer des suivis journaliers des travaux de construction des abris ;
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes promotion de l’hygiène et sera amené à être impliqué dans d’autres activités humanitaires menées par ACTED pourvu que celles-ci ne le détournent pas du descriptif de poste.
DEVOIRS ET RESPONSABILITES
Sous la responsabilité du chargé d’abri :
L’Assistant abri supervise un ou plusieurs chantiers en construction, il assure l’encadrement des personnels de chantier (ouvrier) et veille à la qualité de la mise en œuvre des matériaux, au respect des normes techniques et consignes de son supérieur hiérarchique ;
Il/Elle assure le respect des plans, schémas ou indications techniques verbales données par la hiérarchie et veille à l’approvisionnement du chantier en matériels et matériaux. Il signale à cet effet avec anticipation à sa hiérarchie les besoins à satisfaire (matériel, matériau et outillage) ;
Il/Elle participe à la distribution des Kits abris, à la mise en place et formations des comités d’abri si nécessaire,
En liaison avec la logistique zone, il/elle contrôle les livraisons (conformité de la qualité de matériaux et des quantités livrées avec les documents de livraison ;
Il/Elle s’assure que les ouvriers et ou les bénéficiaires ont à leur disposition tous les moyens nécessaires pour effectuer leur tâche dans les meilleures conditions d’efficacité et de rapidité ;
Sensibilise et informe les bénéficiaires sur les activités mises en place par ACTED et s’assurer de la bonne circulation de l’information entre les bénéficiaires et ACTED pour les activités et fait remonter à sa hiérarchie l’information et l’appréciation des activités par les bénéficiaires ;
S’assure que les bénéficiaires du programme soient impliqués activement pendant les différentes étapes de réalisation programme et ce, à travers des rencontres régulières ;
Il/Elle vérifie la qualité et les quantités des matériaux nécessaires à la réalisation des travaux ;
Vérifie que la qualité des kits abris fournis sont conformes aux spécifications techniques et aux offres des fournisseurs Evalue les quantités de travaux et de matériaux mises en œuvre au jour le jour ;
Elabore de façon hebdomadaire la situation des travaux sur le terrain ;
Contribue à l’élaboration ou amélioration des documents techniques relatifs aux abris (design, devis, kits, etc.)
Faire remonter à sa hiérarchie les difficultés rencontrées et faire des propositions de solution en sa qualité d’agent de terrain.
COMPETENCES REQUISES
Diplôme d’études niveau BAC Professionnel en Génie civil ou équivalent ;
Au moins 2 à 5 ans d’expérience dans une position similaire ;
Expérience confirmée dans le contrôle des travaux de construction d’habitation ;
Une expérience au sein d’une ONG sera appréciée ;
De fortes compétences techniques sont demandées pour cette position ;
Excellentes capacités de prise initiative et d’identification de solutions ;
Connaissance des langues locales Moré et peulh serait un atout ;
Excellentes capacités relationnelles;
Capacité d’apprendre de manière indépendante;
Attention pour le détail ;
Professionnalisme.
Procédures pour postuler
Veuillez envoyer votre lettre de motivation et CV en format PDF à l’adresse suivante : [email protected] (en mentionnant en objet le titre du poste et la base d’affectation).
Date limite de dépôt de candidatures : Mercredi 28 décembre 2022 à 17H30
Poste 4 : Chargé AME
Niger
| Intitulé de poste | Chargé AME | Date de début | JANVIER 2023 |
| Référence de l’offre | Du 27/12/2022_CH-AME_035 | Date de publication | 27/12/2022 |
| Lieu d’affectation | Niamey | Type de contrat | CDD |
| Durée du contrat | 6 MOIS | Nombre de poste | 1 |
Au Niger, ACTED intervient depuis 2010 dans les zones suivantes : Tillabery, Diffa, Maradi et sur toute l’étendue du territoire à travers les activités de la Gestion de l’information et les secteurs suivants : Eau et Assainissement, Abris, ABNA, Infrastructure, Moyens d’existence, Sécurité Alimentaire.
Tâches et responsabilités
Le Chargé d’AME travaille sous la supervision directe du Responsable AME (et/ou supérieurs hiérarchiques désignés). Il travaille en étroite collaboration avec ses supérieurs, ainsi qu’avec l’ensemble des salariés de sa base d’affectation. Il est responsable du développement et de la mise en œuvre de système AME appropriés et viables, qui sont en lien avec les procédures AME globales. Il contribue à s’assurer que les projets et programmes d’ACTED sont mis en œuvre comme prévu. Ses principales tâches sont les suivantes :
OBJECTIFS
Installer des mécanismes et des systèmes AME solides en accord avec les procédures globales d’ACTED et délivrer des recherches/outputs efficaces dans le but d’orienter en temps réel la prise de décision et l’adoption de mesures correctrices. S’assurer que les leçons tirées et les meilleures pratiques sont discutées et documentées. Assurer le bon déroulement des opérations et l’efficience des aptitudes AME à travers une gestion efficace des membres de l’équipe AME.
DEVOIRS ET RESPONSIBILITÉS
Systèmes d’appréciation, de contrôle et d’évaluation.
Technicité et développement de systèmes
S’assurer que les résultats AME sont adéquats et les recommandations sont consignées dans des futures mémos, propositions ou plans de mises en œuvre. Mettre en œuvre les politiques et procédures AME comme décrite dans le guide des standards AME d’ACTED et s’assurer que les outils sont applicables et suivis.
Contribuer à une distribution efficace des M&E collectés et des systèmes de rapports à toutes les équipes et partenaires à travers les formations, les visites de sites, les manuels et tout autre support technique si besoin.
Mise en œuvre et gestion de l’AME
Développer les TdRs et plans de mission et effectuer l’appréciation, le contrôle et l’évaluation (du plan de base, des rapports intermédiaires et finaux) comme assigné dans le TDR et le plan de mission.
Développer et superviser la mise en œuvre de la collecte de données appropriées et d’instruments d’analyses, de méthodologies (ex. questionnaires, sondages, rapports de groupes de discussion, interview d’informateur clef) et de toutes données, informations, plans d’utilisation.
Veiller à la collecte de données et s’assurer que les équipes de collecte de données sont organisées, disposent des ressources nécessaires et émettent des rapports en accord avec le plan de mission terrain et selon les standards qualités des données.
Entretenir les systèmes MIS, électroniques et/ou papier pour la recherche et le compte-rendu de toutes les données et information quantitatives incluant les rapports sur les 16 indicateurs stratégiques globaux pour les programmes d’ACTED.
Analyser les données AME et produire des rapports, fiches de d’analyses statistiques et présentations (graphiques, tableaux, histogrammes, diagrammes en boîte) si nécessaire et opportunément.
Mesurer et rendre compte, qualitativement et quantitativement, des inputs, processus, outputs, outcomes, impacts, objectifs et des indicateurs de performance pour tous les projets.
Fournir des données à l’équipe de développement de projet pour la préparation des comptes rendus aux donneurs et bailleurs, selon leurs exigences.
Contribuer aux propositions des donateurs, aux efforts de collectes de fond (particulièrement à la conception du cadre logique et à la formulation des objectifs SMART) et à la production de rapports.
Permettre si nécessaire le renforcement des capacités AME et la sensibilisation des partenaires d’exécution et autres institutions soutenues par ACTED.
Représenter ACTED dans les différents forums relatifs à l’AME si nécessaire.
Apprentissage
Contribuer à la dissémination et à l’usage, proactifs des connaissances gagnées à travers les activités AME parmi les chargés de projets, les coordinateurs techniques et les responsables/chargés de développement de projets.
Faciliter l’organisation d’occasions/évènements d’apprentissage dans le but de mettre en lumière les meilleures pratiques et leçons tirées lors d’une fermeture de projet ou au besoin.
Compiler et partager les leçons tirées et les meilleures pratiques en temps pour s’assure que les connaissances gagnées contribuent à l’amélioration des projets et influence le développement stratégique des futurs projets et activités.
Encourager l’amélioration et la mise en œuvre des projets en fournissant en temps voulu des informations sur les succès des projets ainsi que sur les obstacles rencontrés pour corriger leur trajectoire tout au long du programme.
Gestion d’équipe AME
Apporter un soutien, aux supérieurs hiérarchiques, pour que les membres de l’équipe (capitale et base) comprennent et sont capables d’accomplir leurs rôle et responsabilités.
Apporter un appui à l’encadrement, avec les supérieurs hiérarchiques, des Assistants, Moniteurs et Enquêteurs AME en délimitant leurs tâches et en suivant leurs plans de travail et leurs activités quotidiennes quand nécessaire.
Permettre un environnement de travail et une dynamique de groupe positifs.
Gérer les conflits interpersonnels entre les membres de l’équipe du département.
Identifier les besoins de formations AME des membres de l’équipe et discuter les prévisions de formations internes et externes avec le responsable AME.
Accompagner, entrainer et soutenir les Assistants, Moniteurs et Enquêteurs AME dans le but de renforcer leurs capacités techniques et de de partager des savoirs avec l’équipe AME.
Autres
Produire des rapports réguliers sur les progrès et obstacles rencontrés à destination des responsables et des autres équipes.
Participer si possible, aux groupes de travail et conférences liés à l’AME et s’informer régulièrement des pratiques bénéfiques et des nouveaux savoirs dans le domaine de l’AME.
Participer à toutes autres activités assignées par le responsable direct.
INDICATEURS CLEFS DE PERFORMANCE
– Nombre de rapport rédigé Durant les 6 derniers mois.
– Nombre de sessions d’apprentissage conduites Durant les 6 derniers mois.
– Mécanisme fonctionnel en place pour le suivi des leçons apprises, bonnes pratiques et recommandations.
– Mécanisme fonctionnel en place pour fournir des données pour les indicateurs projets et PDD en temps voulu.
– Mécanisme fonctionnel en place qui permet au moins des rapports sur les 16 indicateurs standards globaux d’ACTED.
– Nombre de réunions de fin de projets et de capitalisation tenus durant les 6 derniers mois.
– Leçons tirées et meilleures pratiques enregistrées dans le document pays des leçons tirées et meilleures pratiques selon les standards d’apprentissage de procédures ACTED et mis à jour régulièrement.
Conduite attendue du futur membre du personnel d’ACTED
ACTED a une approche de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation, des abus et du harcèlement sexuels (EAS-H) et veille à ce que seuls ceux qui partagent ses valeurs soient recrutés. Tous les candidats seront soumis à des prises de références satisfaisantes et à des contrôles conformes aux exigences légales. Tout candidat sélectionné signera le Code de conduite d’ACTED et les politiques connexes dans le cadre de son contrat de travail. Tout membre du personnel s’engage à respecter les normes de comportement décrites dans ces documents.
Compétences et qualités attendues
– Licence/Master en Sciences humaines et sociale : sociologie, journalisme, littérature, communication, histoire ou tout autre diplôme équivalent
– Au moins 2 années d’expériences professionnelles pertinentes dans le secteur humanitaire et plus particulièrement du suivi et de l’évaluation
– bonne qualité rédactionnelle et d’analyse exigée-
-Flexibilité quant au rôle et la nature du travail qui peut évoluer selon le contexte
– Parfaite maitrise du français, anglais désiré
– Capacité à travailler sur plusieurs taches avec des échéances courtes
– Capacité à travailler de manière indépendante et de travailler avec des équipes dans d’autres régions ou base
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Pour postuler |
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CV et Lettre de Motivation peuvent être envoyés à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le Mardi 03 Janvier 2023. Les candidatures féminines sont fortement encouragées. |
