Créée en 1993, ACTED est une organisation non gouvernementale internationale. Elle poursuit un double mandat de réponses d’urgence et de développement et intervient dans 40 pays profondément affectés par des conflits, catastrophes naturelles et/ou vulnérabilités socio-économiques. 7000 employés nationaux et 400 employés internationaux collaborent et permettent à ACTED de mettre en œuvre 500 projets par an avec des activités atteignant plus de 20 millions de bénéficiaires dans des zones difficiles d’accès.
Poste 1 : Moniteur AME
MISSION
Le Moniteur AME est chargé d’aider le/la chargé(e) AME à mettre en œuvre toutes les activités et les tâches liées à l’AME sur le terrain, y compris les évaluations, la vérification des bénéficiaires, la saisie des données, le reporting, la collecte et de veiller au respect des leçons apprises et des meilleures pratiques, et de toutes les autres tâches selon les besoins.
RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité du:
– Chargé AM;
– Responsable AME Pays.
Cadre hiérarchique:
– Aucun
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes:
– Chargé de redevabilité.
– Assistant Redevabilité.
– Gestionnaire de base de données.
– Chef de projet/Chargés de projet.
– Coordinateur de zone/Chefs de base.
Relations externes:
– Bénéficiaires;
– Communautés;
– Autorités locales;
– Partenaires de mise en œuvre/Organisations partenaires
– Enquêteurs journaliers.
OBJECTIFS
1. Mettre en œuvre des évaluations AME sur le terrain d’une manière fiable, précise et transparente, y compris la collecte de données primaires et secondaires, les rapports sur les résultats, et soutenir le développement d’outils et de méthodologies ;
2. Soutenir l’apprentissage organisationnel en s’assurant de la conformité avec les notes d’orientation techniques du programme, les leçons apprises et les meilleures pratiques.
FONCTIONS
1. Evaluations (Appraisals, Monitoring Missions, and Evaluations)
1.1. Collecter des données terrain
a) Se coordonner avec le/ la chargé(e) AME sur la façon d’effectuer les évaluations (y compris, mais sans s’y limiter : des enquêtes connaissances, attitudes et pratiques (CAP), des discussions de groupes sur les objectifs, des entretiens avec des informateurs clés, des enquêtes initiales et finales, ainsi que tout autre type d’évaluation et de collecte des données nécessaires) ;
b) Vérifier que le matériel nécessaire pour procéder à l’évaluation est suffisant et approprié ;
c) Poser des questions de façon claire et aimable, et poser toutes les questions exactement comme libellé ;
d) Enquêter pour clarifier des réponses peu claires ;
e) Noter les observations et les réponses de manière ordonnée et claire, enregistrer les réponses avec précision ;
f) Enregistrer et transmettre toutes les plaintes et suggestions reçues sur le terrain à l’agent de redevabilité approprié ou au chargé AME.
1.2. Reporting
a) Faire des comptes rendus réguliers au chargé AME sur l’avancement des activités d’évaluation et sur les observations du responsable AME au cours de la mission ;
b) Reconnaître et rendre compte des problèmes dans l’obtention des données et fournir un retour utile des activités de recherche sur le terrain ;
c) En l’absence d’un agent de saisie de données nommé, entrer toutes les données du terrain dans des bases de données appropriées de manière précise et en temps opportun ;
d) Vérifier l’exactitude de la saisie des données ;
e) Soutenir le maintien d’un système de classement efficace et précis pour tous les documents électroniques et papiers ;
f) Rédiger un rapport de suivi des conclusions lors de la réunion hebdomadaire de la zone, comme l’exige le chargé AME ;
g) Collecter des photos haute résolution et de bonne qualité des activités du projet ACTED sur le terrain, mettant en avant les bailleurs, les partenaires et les logos d’ACTED, et fournir les photos au chargé AME (en ligne avec la politique de protection de l’enfance d’ACTED et les lignes directives sur les photos).
1.3. Soutenir le développement d’outils et de méthodologies AME
a) Soutenir le chargé AME dans la conception d’outils et de méthodes de collecte des informations appropriés, y compris l’évaluation des termes de référence, et des questionnaires ;
b) Traduire les outils et les méthodologies dans la langue locale selon les besoins.
2. Soutien à l’apprentissage organisationnel
2.1. Collecter les leçons apprises et des meilleures pratiques
a) Collecter les leçons apprises et les meilleures pratiques recueillies auprès des bénéficiaires, des dirigeants communautaires, des partenaires et autres parties prenantes lors des missions d’évaluation/surveillance.
2.2. Surveiller le respect des stratégies et des lignes directrices du programme
a) Vérifier que la mise en œuvre du projet est conforme aux lignes directrices techniques du programme, telles que requises par le/la chargé(e) AME ;
b) Surveiller la mise en œuvre des leçons apprises et des meilleures pratiques ;
c) Vérifier l’exactitude et la pertinence de la sélection des bénéficiaires selon des critères contractuels.
3. Autres a) Participer aux réunions hebdomadaires de la zone, ainsi qu’à toutes les autres réunions ou conférences telles que requises par le/la chargé(e) AME ;
b) Exécuter toutes les autres activités connexes qui lui sont assignées par son supérieur direct.
INDICATEURS CLES DE PERFORMANCE
– Nombre d’enquêtes AME menées ;
– La collecte de données efficace et précise menée pour toutes les enquêtes sur le terrain (le cas échéant) ;
– Nombre de leçons apprises et les meilleures pratiques recueillies.
COMPÉTENCES REQUISES:
• Connaissance en matière d’opérationnalisation des enquêtes terrain ;
• Aptitude à utiliser et former des enquêteurs à l’utilisation de questionnaires Kobo sur smartphone ;
• Maitrise de la plateforme Kobo collect ;
• Maitrise des logiciels de bureautique (Excel, Word et Powerpoint) ;
• Capacité d’analyse (données quantitative et qualitative) ;
• Encodage de questionnaires sous forme xls form est un plus ;
• Maitrise des langues Gourmantchéma, foulfouldé, mooré et Français.
Connaissance en informatique : Excel, Word et Powerpoint, Kobo collect
Procédures pour postuler
Veuillez postuler à travers lien suivant : https://ee.humanitarianresponse.info/x/imXusplJ
Date limite de dépôt de candidatures
Jeudi 09 mars 2023 à 17H30
Poste 2 : RESPONSABLE DE L’ADMINISTRATION ET DES RESSOURCES HUMAINES
MISSION
Le/la Responsable de l’Administration & des Ressources Humaines Pays est responsable de l’ensemble de la gestion de l’administration et des ressources humaines du pays, sous la supervision du Directeur (rice) Pays.
RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité de :
– Directeur pays
Responsable technique de :
– Assistants RH
– Chargés Administration/RH de bases
– Personnel des appartements
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes :
– Coordination
– L’équipe logistique
– Équipe des finances
– Autres missions d’ACTED
Relations externes :
– Les prestataires de services
FONCTIONS
1. Administration des Ressources Humaines
– Contribuer à la mise en place de la stratégie et documents Ressources Humaines du pays ;
– Viser les courriers administratifs relatifs aux déclarations d’entrée et sortie des agents à la caisse nationale de sécurité sociale (CNSS) et l’Agence nationale pour l’emploi (ANPE) ;
– Rédiger les documents administratifs (notes de service internes, memo, règlement, etc.) ;
– Suivre et préparer les courriers de réponse aux demandes des autorités publiques et des autres ONG ;
– Superviser sur le plan technique les chargés des RH / Administration des bases ;
– S’assurer de la conformité des documents RH interne avec les lois, législations et règlements en vigueur dans le pays ;
– Faire le suivi des obligations administratives légales d’ACTED dans le pays concerné (paiement des taxes, enregistrement, visite médicale périodique, etc.) et s’assurer d’un suivi continu en ce qui concerne l’enregistrement d’ACTED dans le pays ;
– Faire le suivi des dossiers juridiques de l’organisation, avec l’appui d’un cabinet juridique et de la direction pays d’ACTED.
– Faire le suivi de la demande d’exonération.
– S’assurer que l’ensemble des procédures, règles et notes de services soient diffusés, traduites, comprises et appliqués selon les règles annoncées dans le manuel des Ressources Humaines d’ACTED et le code du travail du pays ;
– Informer le directeur pays de tout problème relatif à l’Administration et des Ressources Humaines quelque en soit la nature (problème en terme d’éthique, de procédures, de conflit, d’aspects légaux et règlementaires etc) ;
– Assurer la sensibilisation sur le PSEA et protection contre les abus et exploitions sexuelle
2. Gestion du personnel
– Superviser la gestion du personnel au niveau national comme au niveau des bases ;
– Superviser la gestion des jours fériés, des jours de congés et tenir toutes les zones informées ;
– Contrôler et vérifier les feuilles de présence des salariés et préparer le rapport mensuel nécessaire au paiement des salaires ;
– S’assurer de la conformité des procédures d’embauche des salariés nationaux avec les règles décrites dans le manuel des Ressources Humaines d’ACTED ;
– Archiver les documents administratifs des salariés internationaux (dossier personnel, passeport et visas, contrats de travail, billets, cartes d’enregistrement), et ce pour des raisons administratives et des questions de sécurité et rédiger les demandes de visa de travail pour les travailleurs non nationaux, et leur enregistrement auprès du service public de l’emploi ;
– S’assurer du suivi et de la mise à jour des formulaires administratifs Ressources Humaines ;
– Faire la mise à jour mensuel du fichier de suivi des expatriés ;
– Préparer et suivre l’induction du nouveau personnel national et international
– Mettre en place une procédure d’évaluation semi-annuelle ou annuelle et assurer que chaque employé reçoit au minimum une évaluation par an, que les règles de la procédure d’évaluation soient connues de tous et respectes.
– Veiller à l’application du règlement intérieur et des procédures ACTED pour les demandes administratives ;
– Préparer la paie mensuelle, à faire valider par la finance et la directrice pays ;
– S’assurer de la présence des salariés (mission ou congés, maladies, etc.) ;
– Assurer la sensibilisation sur le PSEA et la protection contre les abus et exploitations sexuelle de son staff ;
3. Suivi du Titanic RH
– Assurer la remontée d’information depuis les bases et du bureau national et consolider le rapport Titanic au niveau du pays ;
– Vérifier et contrôler que les grades, salaires et titres employés soient conformes aux procédures internes et à la grille des salaires interne ;
– Envoyer le Titanic consolidé au siège le 15 de chaque mois ;
– Vérifier par des visites terrain la fiabilité des informations fournies par le Titanic de chaque base
4. Recrutement
– Préparer les annonces de postes vacants pour les salariés nationaux ;
– Suivre avec les chargés de recrutement le bon déroulement des dépouillement des CV des candidats; Participer aux entretiens de recrutement avec la coordination et/ou les programmes, archiver les CV et les compte rendus des entretiens pour tous les candidats ;
– S’assurer de la rédaction des contrats des salariés nationaux conformément à la grille des salaires interne ;
– Préparer et s’assurer de la bonne tenue des programmes d’inductions des salariés nationaux et internationaux.
5. Classement
– Superviser le système d’archivage des dossiers personnels des salariés ACTED au niveau du Pays ;
– Suivre avec la logistique la gestion des contrats de location des bureaux d’ACTED et des guesthouses;
– Superviser le classement des dossiers personnels des salariés nationaux et internationaux
– Contrôler et superviser mensuellement le système d’archivage et de classement des dossiers personnels dans les bases afin de s’assurer que les procédures ACTED soient convenablement appliquées et que les dossiers contiennent tous les documents nécessaires.
6. Formation
– Former les nouveaux salariés aux postes de Ressources humaines/ Administrateurs sur les bases ;
– Organiser des formations sur les procédures administratives, Ressources Humaines et politiques d’ACTED à l’attention du personnel national ;
– Faire le suivi des plans de formation annuels et de leur mise en place (suivi trimestriel)
– Avec l’appui de la direction pays, définir les procédures concernant les formations internes et externes afin de s’assurer que: (1) un maximum d’employés puisse bénéficier de formations dans la limite budgétaire de la mission, (2) les opportunités de formation sont sélectionnées selon des critères préétablis pour assurer un maximum d’impact pour la mission ACTED au Burkina Faso et ses employés
– Exécuter toute autre tâche en lien avec ses compétences demandée par le supérieur hiérarchique
7. Gestion des Baux
– Faire le suivi administratif des baux et de la relation avec les propriétaires
– collecter et assurer un suivi des documents (coordonnées bancaires), contrats et correspondances avec les propriétaires
– Faire le suivi des fins de baux, de la résiliation ou du renouvellement des baux
– Faire le suivi des baux (« GAFU ») et la mise à jour à chaque nouveau ou renouvellement de bail
– Envoyer mensuellement le 15 du mois au pôle Hub du siège
– Scanné, archivé et également être transféré tout nouveau bail au pôle Hub du siège pour archivage en plus des transferts éventuels au sein de la mission (notamment Finance et logistique)
INDICATEURS CLÉS DE PERFORMANCE
– Gestion effective et efficace du personnel conformément aux textes internes et la règlementation nationale
– Gestion administrative du département RH
– Gestion effective des baux
– Rapports RH complets et envoyés dans les délais
– Suivi régulier du plan de formation
– Suivi régulier des congés/présence
COMPÉTENCES REQUISES :
– Diplôme d’études supérieurs niveau baccalauréat + 5 en Gestion des Ressources Humaines ou administration
– Expérience dans la gestion administrative et des Ressources Humaines ;
– Expérience dans l’humanitaire ou le développement serait un atout.
– Motivation
– Rigueur.
– Sens de l’organisation.
– Compétences bureautiques, en particulier Word et Excel
– Capacité à travailler indépendamment et en travail d’équipe
– Capacité à travailler efficacement dans un environnement parfois stressant et rapide
– Expérience de travail dans un environnement multiculturel
Procédures pour postuler
Veuillez postuler à travers lien suivant : https://ee.humanitarianresponse.info/x/imXusplJ
Date limite de dépôt de candidatures
Jeudi 07 mars 2023 à 17H30
