Depuis 1993, en tant qu’organisation non gouvernementale internationale, ACTED s’est engagée à fournir une aide humanitaire immédiate pour soutenir ceux qui en ont un besoin urgent et protéger la dignité des personnes, tout en co-créant des opportunités à plus long terme pour une croissance durable et la réalisation du potentiel des personnes.
ACTED s’efforce de répondre aux crises humanitaires et de renforcer la résilience ; promouvoir une croissance inclusive et durable; co-construire une gouvernance efficace et soutenir la construction de la société civile dans le monde en investissant dans les personnes et leur potentiel.
Nous allons jusqu’au bout : la mission d’ACTED est de sauver des vies et d’aider les personnes à répondre à leurs besoins dans les zones difficiles d’accès. Avec une équipe de 4 600 collaborateurs nationaux et 400 collaborateurs internationaux, ACTED est actif dans 38 pays et met en œuvre plus de 500 projets par an touchant plus de 20 millions de bénéficiaires.
POSTE 1/ Responsable Logistique Pays
Vous serez en charge de
1.Gestion de la chaîne d’approvisionnement
• Approvisionnement : Assurez-vous que tout besoin doit être livré selon le chronogramme défini, les normes de qualité demandées et le scénario d’approvisionnement approprié.
• Pour tout approvisionnement, garantir la conformité de la sélection des fournisseurs et de la documentation connexe conformément aux directives d’ACTED et aux directives d’approvisionnement du donateur.
• Renforcez la capacité d’approvisionnement dans le pays et dans la région et maintenez une base de données de fournisseurs en conséquence.
• Coordonner le cycle d’approvisionnement à travers le pays avec toutes les parties prenantes (programme, finances, coordination, fournisseurs, etc.) de la phase de planification, à la signature du contrat jusqu’à la fin de la livraison ; le CLM Senior organise notamment les sessions du Comité de Passation des Marchés.
• Assurer la disponibilité permanente des fournitures/services/travaux de fonctionnement tels que carburant, papeterie, moyens de transport, etc. via des contrats cadres notamment.
• Gérer la traçabilité et le rapprochement entre les commandes, les contrats et les livraisons, et assurer la liaison avec les finances pour la résolution des problèmes.
• Stocks et livraisons : assurer un réseau de stockage approprié et des normes de gestion des stocks dans tout le pays
• Identifier et régler les entrepôts/espaces de stockage en fonction des besoins.
• S’assurer que les moyens de transport de marchandises sont sécurisés selon les besoins.
• Coordonner et suivre les livraisons et assurer la liaison efficace avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes.
• Maintenez une information régulière entre les équipes sur les niveaux de stock et les délais de livraison prévus.
• Gérer les inventaires périodiques, la liquidation des stocks et les enquêtes sur les écarts.
2.Gestion logistique transversale
• Flotte et transport : Déployer des moyens de transport efficaces à travers le pays
• Anticiper les besoins en véhicules et assurer la liaison avec le directeur national (adjoint) et le responsable financier national pour anticiper les budgets en conséquence.
• Maintenir des outils efficaces de planification et de suivi des mouvements mensuels, hebdomadaires et quotidiens.
• Identifiez des sociétés de transport externes fiables.
• Contrôlez et optimisez les coûts de flotte.
• Coordonner un cadre de maintenance efficace à travers le pays (en termes d’opérations ainsi qu’en termes de coûts).
• S’assurer que les exigences administratives envers les douanes et toute autre autorité locale sont respectées lors du transport de marchandises/personnel.
• Organisez régulièrement des formations et des remises à niveau des chauffeurs.
• Carburant : gérer l’approvisionnement en carburant dans tout le pays ; anticiper et atténuer les risques d’approvisionnement en carburant, y compris les exigences de qualité.
• Atout : Déployer un plan efficace d’allocation et de maintenance des actifs à travers le pays
• Anticiper les besoins en actifs et assurer la liaison avec le directeur pays (adjoint) et le responsable financier pays pour anticiper les budgets en conséquence ;
• Maintenir un inventaire des actifs à jour, y compris un étiquetage approprié des actifs ; enquêter et documenter toute perte ou tout dommage.
• Gérez des inventaires d’actifs aléatoires pour vérifier la fiabilité du suivi mensuel des actifs et prenez les mesures correctives nécessaires.
• Gérer les plans de maintenance des actifs, contrôler et optimiser les coûts associés.
• Organiser des formations et remises à niveau régulières du personnel (bonne utilisation des ordinateurs et des radios, installation et utilisation des générateurs, etc.) ;
• Gérez les dons, obsolescences et remplacements d’actifs dans le temps dans le respect des réglementations internes et externes.
• Locaux : Assurer des conditions de travail et de vie adéquates pour tout le personnel dans chaque local, à tout moment, en maintenant une approche de services généraux efficace
• Identifier et installer des locaux (bureaux, chambres d’hôtes et entrepôts) en fonction de critères géographiques, opérationnels, de sécurité et financiers, en étroite liaison avec le directeur pays et le responsable financier pays.
• Coordonner les inventaires mensuels des autres biens.
• Veiller à ce que les consignes de sécurité et de sûreté soient appliquées dans les locaux.
• Communications et gestion informatique : Déployez un plan informatique efficace à travers le pays basé sur les normes mondiales d’ACTED.
• Anticiper les besoins en communication et informatique et assurer la liaison avec le directeur national (adjoint) et le responsable financier national pour anticiper les budgets en conséquence.
• Maîtriser & optimiser les coûts de communication & IT.
• S’assurer que les exigences administratives envers les autorités locales concernant les moyens de communication utilisés sont respectées.
• Assurer la sauvegarde mensuelle des données (serveur, données locales des ordinateurs, emails, etc.).
• Garantir l’application des normes de sécurité informatique et diriger la gestion de crise dans le pays en étroite liaison avec le siège si nécessaire.
• Organisez des formations et des remises à niveau régulières pour le personnel informatique.
3.Conformité et transparence
• S’assurer que le manuel logistique d’ACTED est appliqué dans tout le pays et que les exigences spécifiques des donateurs en matière de logistique et d’approvisionnement sont respectées.
• Appliquer une politique de tolérance zéro en matière de corruption et assurer le respect du Code de conduite et de la politique anti-fraude d’ACTED.
• Coordonner mensuellement le reporting logistique TITANIC, et assurer la vérification de la fiabilité et de la pertinence des données remontées.
• Organisez une planification de 6 mois pour les visites de terrain avec des TdR clairs, y compris des vérifications ad hoc et un rapport écrit après chaque visite.
• Organiser régulièrement des formations et des mises à jour du personnel logistique en interne sur les procédures d’ACTED, les leçons apprises, les FAQ, etc. à travers des ateliers ou des visites sur le terrain.
• Capitaliser sur les leçons apprises à travers des mémos, des modules de formation, etc. pour des améliorations continues de la conformité logistique dans le pays.
• Suivi et mise à jour du rapport d’audit interne et externe pour la logistique.
• Assurer un flux de documents logistiques opportun et précis en liaison avec les autres départements FLAT.
4.Leadership
• Mettre à jour l’organigramme du département logistique en fonction de l’évolution de la mission ;
• Planifier et mener les recrutements et les évaluations du personnel logistique ; former et renforcer les capacités du personnel logistique dans le pays ; identifier les collaborateurs à potentiel et contribuer à la stratégie de mobilité interne ;
• Toujours promouvoir activement des articulations fortes & structurées avec toutes les équipes pour toutes les opérations logistiques (programme & finance notamment).
• Gérer les relations avec les partenaires de mise en œuvre sur les aspects logistiques tels que les achats, la gestion des stocks et des actifs, les rapports logistiques. En particulier, assurer l’examen opportun et exhaustif de la documentation logistique des IP.
• Représenter ACTED auprès des réseaux logistiques et de communication pertinents, en construisant activement des relations pertinentes (cluster logistique, etc.)
• Participer activement aux réunions de coordination au niveau des pays en rendant compte des progrès et des risques.
• Contribuer aux propositions des donateurs, aux budgets et aux rapports.
• Contribuer aux efforts de planification des interventions d’urgence et de planification d’urgence pour les besoins et l’exécution de la logistique et des achats.
Compétences et qualifications attendues
• Au moins 2-3 ans d’expérience professionnelle dans des environnements non sécurisés
• Vaste expérience en gestion et procédures de logistique et/ou de sécurité ;
• Compétences démontrées en communication et en organisation;
• Capacité à former, mobiliser et gérer du personnel international et national
• Flexibilité et capacité à effectuer plusieurs tâches sous pression ;
• Capacité à bien travailler dans des environnements de sécurité instables et changeant fréquemment ;
• Capacité avérée à travailler de manière créative et indépendante tant sur le terrain qu’au bureau ;
• Maîtrise avancée de l’anglais écrit et parlé
Termes de référence
Pour plus d’informations sur le poste, cliquez ici .
Les conditions
• Salaire entre 2800 et 3000€ mensuel (avant impôt sur le revenu), selon le niveau d’études, le niveau de sécurité, etc ainsi qu’une allocation de subsistance mensuelle de 300$
• Hébergement et restauration fournis dans la maison d’hôtes ACTED
• Pension, assurance maladie, assurance vie et assistance rapatriement (& assurance chômage pour les citoyens de l’UE)
• Billets d’avion tous les 6 mois et frais de visa couverts
• Participation au transport des bagages : jusqu’à 100 kgs, selon la durée du contrat
• R&R tous les 3 mois, billets d’avion couverts jusqu’à 500 $ et allocation de 200 $
• Congé annuel de 25 à 43 jours par an
• Formation pré-départ d’une semaine au siège d’ACTED, incluant une formation de sécurité in situ de 3 jours
• Conseil fiscal (appel gratuit de 30 minutes avec un conseiller fiscal)
• Assistance psychologique
Rejoignez-nous
Merci d’envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) par email ([email protected]) ou ci-dessous, en mentionnant la référence : CLM/NIG
POSTE 2/ Responsable Financier Pays
Vous serez en charge de
1. Comptabilité et gestion de trésorerie
1.1 Gestion comptable – superviser le cycle comptable de la mission
• Assurer des saisies de données opportunes et précises dans le livre de caisse, le livret bancaire et le SAGA en suivant les descriptions standard définies dans le manuel de procédures financières mondiales d’ACTED ;
• Vérifier et coordonner les comptes mensuels de compilation de chaque zone ;
• Superviser le processus de vérification de la trésorerie et du solde bancaire lors de la clôture des comptes mensuels ;
• Communiquer les comptes sur une base mensuelle au siège, en respectant les procédures et les délais SAGA conformément au calendrier comptable mensuel conformément aux procédures financières d’ACTED ;
• Gérer la présentation, la circulation, le classement des pièces justificatives et l’archivage des documents comptables et financiers dans le respect des procédures FLAT et Finance (maintenir un suivi de classement à jour : A8.01_Red Cell Game) ; Examiner de manière aléatoire la qualité et la conformité de la documentation des zones lors de la centralisation ;
• Superviser les clôtures comptables annuelles et semestrielles pour les aspects de comptabilité générale et analytique (V1 et V2).
1.2 Gestion de trésorerie – assurer une gestion de trésorerie maîtrisée et fluide
• Assurer un processus de sélection bancaire justifié, ouvrir/fermer des comptes bancaires sous l’autorité du PDG ;
• Superviser la gestion des comptes bancaires : contrôler, suivre et s’assurer de la bonne écriture des flux (avances, virements, etc.), vérifier les soldes et justificatifs, visas autorisés ; Reporter au siège via l’outil de reporting des flux A1_PRATIC ;
• Superviser la gestion des coffres-forts et des espèces : montant disponible, vérification des soldes, consignes de sécurité ;
• Évaluer les besoins de trésorerie mensuels des projets et des zones, remplir et partager le formulaire A4.01_Demande de trésorerie le 15 de chaque mois ;
• Gérer les transferts d’argent, les zones d’approvisionnement en espèces et les montants en circulation, tout en définissant les procédures de paiement (virement bancaire, chèque, espèces, etc.) ;
• Assurez-vous que les donateurs sont facturés à temps et signalez-le via l’outil A4.04_ATROCE, respectez les bonnes pratiques décrites dans le plan Money In Acted HOUSE (MIAHOU).
2. Engagement des dépenses, contrôle budgétaire et gestion financière
2.1 Engagement des dépenses – garantir la disponibilité du budget et le respect des procédures d’ACTED et des bailleurs de fonds avant le déblocage des paiements :
• Collecter les visas des membres du personnel habilités, fixer le plafond d’engagement en monnaies locales, définir les modalités et délais de paiement ;
• Avant engagement/paiement de toute dépense, vérifier les niveaux d’autorisation, la disponibilité du budget, la ligne budgétaire sur laquelle la dépense doit être affectée, en s’assurant du plein respect des procédures d’ACTED et des donateurs :
• En étroite coordination avec le Country Logistics Manager (CLM) ou équivalent, négocier les termes des contrats, y compris le calendrier de paiement et les obligations fiscales ; s’assurer que les procédures de passation des marchés sont respectées ; Suivi des engagements et paiements via l’outil A7.02_Suivi du Contrat (CFU) ; Assurer les points de contrôle financiers, de conformité et budgétaires lors des réunions du comité d’achat ; revoir la cohérence entre commandes, devis/offres, bons de commande, dossier d’appel d’offres, note d’approvisionnement, contrat, factures, reçus, attestations de fin de travaux/prestations ; Vérifier la capacité du destinataire à endosser le paiement ;
• En étroite coordination avec l’équipe administrative, s’assurer que les contrats du personnel sont conformes à la grille salariale standard d’ACTED, aux budgets disponibles et aux réglementations ; proposer des révisions des grilles salariales en fonction des référentiels, de la législation nationale et des contraintes budgétaires ; examiner et valider la paie le 25 de chaque mois ;
• Valider l’exactitude et la conformité de la comptabilité et de la documentation du partenaire avant le paiement.
2.2 Suivi du budget du projet, contrôle des coûts de la mission, audits internes et externes – anticiper et atténuer les risques financiers en veillant à ce que les opérations soient exécutées de manière conforme et rentable
• Diriger le processus de consolidation du suivi budgétaire (A7.01) et des tableaux de répartition (A5) ;
• Analyser/signaler les écarts entre les budgets prévus et les dépenses réelles ; respecter la règle de flexibilité ;
• Anticiper les risques financiers, présenter les mises à jour budgétaires et les plans d’atténuation lors des réunions FLAT ;
• Analyser et rapporter les coûts de fonctionnement mensuels, la flotte et la communication de chaque zone (A6.01-04)
• Prévenir et signaler toute perte financière et opérationnelle (suivi A6.01 ACT);
• Soumettre au siège toutes les annexes de l’outil de reporting de suivi financier interne (TITANIC) avant le 15 de chaque mois ;
• Suivre les formulaires de sortie pour le personnel international et s’assurer qu’ils sont envoyés au siège une fois validés ;
• Prendre en charge la préparation de l’audit externe en soutien aux équipes de conformité des pays, le cas échéant ; Contribuer aux réunions d’ouverture/clôture, aux réponses aux rapports d’audit, aux plans de mise en œuvre des recommandations.
3. Gestion du cycle financier du projet
3.1 Élaborer des budgets et des rapports de projet – assurer la faisabilité financière des projets, en respectant les règles et les délais d’ACTED et des donateurs
• Recueillir des informations auprès des départements concernés pour consolider les budgets des propositions de projets en fonction des besoins du projet/mission et des contraintes des donateurs ; Proposer des budgets de programme et d’appui suffisants, y compris les plans d’investissement de la mission, en lien étroit avec la coordination du pays ;
• Examiner et négocier les conditions des contrats de subvention avant signature (calendrier de paiement et de rapport financier, utilisation du système de centralisation de trésorerie du siège, etc.) ;
• Planifier, consolider, rédiger et recouper avec le Département de développement de projets (PDD) les rapports financiers lorsque requis (ad’hoc, intermédiaires et finaux), en respectant les délais contractuels et les règles telles que la flexibilité, l’éligibilité et la période de liquidation, etc. ;
• Paiements de suivi des donateurs et clôture financière du projet (liquidation du contrat).
4. Leadership d’équipe et autres tâches
• Mettre à jour l’organigramme et les TdR des départements finances et administration (le cas échéant) en fonction de l’évolution de la mission ;
• Superviser l’équipe, planifier et conduire les recrutements du personnel financier, entreprendre des évaluations, suivre la gestion des carrières, identifier le personnel à potentiel et contribuer à la politique de mobilité interne d’ACTED ; Assurer la formation et le renforcement des capacités des membres de l’équipe financière d’ACTED et des partenaires afin d’augmenter le niveau de capacité et de compétences techniques ;
• Promouvoir activement des articulations fortes & structurées avec toutes les équipes (Logistique & PDD notamment) ; Représenter ACTED auprès des réseaux financiers et administratifs pertinents au niveau national ;
• Améliorer les flux d’informations au sein du département et avec les autres départements ;
• Planifier des missions de suivi sur le terrain ;
• Effectuer toute autre activité connexe assignée par le superviseur immédiat.
Compétences et qualifications attendues
• Master minimum en finance ou dans un domaine connexe
• 3+ années d’expérience solide dans la gestion financière et les systèmes de suivi, de préférence de grands programmes de développement, éventuellement complétée par une expertise académique
• Excellentes compétences financières et analytiques
• Excellentes compétences en communication et en rédaction pour des rapports efficaces sur la performance financière du programme
• Capacité à gérer une équipe financière/de surveillance et à faire preuve de leadership
• Capacité de suivre et d’évaluer les compétences financières et de suivi des communautés grâce à des efforts de renforcement des capacités
• Capacité à fonctionner dans un environnement interculturel nécessitant de la flexibilité
• Connaissance du système d’aide et compréhension des exigences des donateurs et des gouvernements ;
• Connaissance préalable de la région un atout
• Capacité à utiliser les logiciels Microsoft Word, Excel et de gestion de projet
Les conditions
• Salaire entre 3200 et 3400€ mensuel (avant impôt sur le revenu), selon le niveau d’études, le niveau de sécurité, etc ainsi qu’une allocation de subsistance mensuelle de 300$
• Hébergement et restauration fournis dans la maison d’hôtes ACTED
• Pension, assurance maladie, assurance vie et assistance rapatriement (& assurance chômage pour les citoyens de l’UE)
• Billets d’avion tous les 6 mois et frais de visa couverts
• Participation au transport des bagages : jusqu’à 100 kgs, selon la durée du contrat
• R&R tous les 3 mois, billets d’avion couverts jusqu’à 500 $ et allocation de 200 $
• Congé annuel de 25 à 43 jours par an
• Formation pré-départ d’une semaine au siège d’ACTED, incluant une formation de sécurité in situ de 3 jours
• Conseil fiscal (appel gratuit de 30 minutes avec un conseiller fiscal)
• Assistance psychologique
Rejoignez-nous
Merci d’envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) par email ([email protected]) ou ci-dessous, en mentionnant la référence : CFM/NIG
