L’ONG Abt Associates recrute pour ce poste (04 Juillet 2023)

Description de l’emploi

• En tant  qu’assistant logistique/approvisionnement de PMI Evolve Nigeria , vous serez chargé de soutenir les fonctions d’approvisionnement/logistique et administratives à l’appui des activités du projet, conformément à toutes les politiques et procédures pertinentes de l’USAID et d’Abt Associates.
• Sous la direction du directeur financier et administratif de PMI Evolve Nigeria, vous aiderez à l’achat de biens et de services au niveau national et international, en vous assurant que les achats proposés sont conformes au budget annuel approuvé par l’USAID et conformes aux politiques et procédures d’Abt.
• Vous travaillerez en étroite collaboration avec d’autres coéquipiers pour surveiller les contrats, vérifier la livraison des matériaux et suivre les paiements des fournisseurs.
• Vous coordonnerez également la livraison des articles aux sites sentinelles d’entomologie et aiderez à maintenir à jour les suivis d’approvisionnement / d’inventaire pour le projet.

Responsabilités essentielles  

Tâches administratives/logistiques :

• Aider à planifier la logistique des réunions/séminaires/formations du projet, fournir le lieu et le matériel, ainsi que superviser le processus de paiement des indemnités journalières et des collations/repas.
• Prendre des dispositions logistiques pour le personnel du projet voyageant à l’extérieur de leur région ou pour les visiteurs internationaux.
• Conserver les versions papier et électronique des dossiers de projet, y compris les documents contractuels et de sous-traitance, les approbations des clients, les dossiers du personnel, les documents des consultants, les dossiers de voyage, les dossiers d’approvisionnement, les procès-verbaux des réunions et les rapports de projet.
• Gérer et documenter les correspondances entre les sites du projet, les membres du personnel technique, les autres partenaires et les parties prenantes en ce qui concerne les achats et la logistique.
• Acheter, stocker et distribuer des fournitures de bureau.
• Effectuer des tâches de bureau générales, y compris, mais sans s’y limiter, la photocopie, la numérisation, la télécopie, le classement et l’envoi par la poste.

Missions d’approvisionnement :

• Assister le responsable F&A dans l’exécution des achats, y compris la distribution des sollicitations, la collecte des devis et la demande de factures.
• Aider le gestionnaire F&A à mettre à jour et à maintenir la liste d’inventaire du projet.
• Assurer le dégagement et l’élimination appropriée de tous les déchets et articles excédentaires des magasins du projet.
• En collaboration avec le responsable COP et F&A, aider au traitement du dédouanement et assurer la liaison avec l’USAID sur les exonérations fiscales, si nécessaire.
• Développer, maintenir et mettre à jour régulièrement un outil de suivi des achats pour tous les achats en cours et nouveaux afin de fournir une visibilité sur les achats en cours
• Rédiger des demandes de devis (RFQ), des bons de commande et des accords de consultants locaux pour examen par le responsable F&A
• En collaboration avec les équipes techniques, obtenir et examiner les spécifications des produits ou l’étendue des travaux pour les services ; s’assurer que les spécifications et les portées sont claires, objectives et complètes.
• Soutenir l’examen et l’évaluation des offres, en assurant la participation du personnel technique concerné et la cohérence avec les critères d’évaluation
• Aider à la documentation des pré-qualifications des fournisseurs pour les achats répétitifs tels que l’hébergement, les services de restauration, les fournitures de bureau, l’eau, le service des véhicules ; lorsque cela est possible, aidez à préparer des accords-cadres de service en consultation avec le siège social d’Abt.
• S’assurer que les dossiers d’approvisionnement sont complets et prêts pour l’audit dès que le processus d’approvisionnement est terminé
• Peut entrer des transactions d’approvisionnement dans les entrées QuickBook et iProcure
• Préparer la matrice de soumission et le mémorandum de sélection des sources (le cas échéant) qui comprend le processus de concours, les noms des évaluateurs et une justification adéquate de la recommandation d’attribution.
• Aider à s’assurer que les achats sont en concurrence chaque fois que possible ; travailler avec l’équipe technique pour préparer la justification des achats non concurrentiels pour un fournisseur unique ou unique.
• En collaboration avec le responsable F&A et le responsable entomologie, s’assurer que le contrôle de la qualité est effectué lors de la réception des matériaux et que toute incohérence avec la commande d’origine est notée avant le paiement.
• Aider à gérer le système de contrôle des stocks du projet, y compris le stockage, le contrôle de la qualité, la tenue des registres d’inventaire et les rapports d’inventaire.

Exigences minimales

• BS+0

Ce que nous apprécions

• Baccalauréat en logistique, administration, gestion, commerce, sciences sociales ou autre domaine pertinent (souhaitable).
• Une expérience pertinente en matière d’enseignement/de stage, y compris une expérience dans le soutien des fonctions d’approvisionnement, est utile.
• Excellente connaissance et expérience de Windows, Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels de traitement de données et de présentation graphique.
• Capacité à exécuter de manière indépendante des tâches complexes tout en traitant les détails de la gestion quotidienne et en restant organisé et concentré sur des délais à long terme.
• Excellentes compétences en communication interpersonnelle et excellentes capacités d’organisation.
• Préférence pour les candidats qui ont une expérience liée à des projets financés par l’USAID ou une autre expérience de développement international.
• Maîtrise de la langue anglaise.