L’OMS recrute pour ces 2 postes (30 Octobre 2023)

L’objectif global du programme RMH est d’aider les États membres de la Région africaine de l’OMS à élaborer, mettre en œuvre, suivre et évaluer des politiques, des stratégies et des plans pour la promotion et la protection de la santé maternelle et périnatale pendant la grossesse, l’accouchement et après l’accouchement. période natale afin de mettre fin aux décès évitables et d’assurer le bien-être ; garantir l’accès universel aux services de soins de santé sexuelle et reproductive, y compris pour la planification familiale ; et promouvoir un vieillissement en bonne santé en vue de parvenir à une couverture sanitaire universelle dans la Région africaine de l’OMS. Dans le cadre de la Stratégie mondiale pour la santé des femmes, des enfants et des adolescents (GSWCAH) (2016-2030) et conformément à la Décennie des Nations Unies pour le vieillissement en bonne santé (2020-2030), le programme travaille en aidant les États membres à élaborer des politiques solides, des stratégies et des plans visant à réduire la mortalité maternelle et néonatale et à promouvoir la santé et le bien-être des personnes âgées, guidés par les normes et standards recommandés par l’OMS. Il fournit une assistance technique pour renforcer les capacités des États membres à mettre en œuvre des politiques nationales visant à améliorer la santé maternelle et néonatale et à accroître l’accès aux services visant à améliorer la santé sexuelle et reproductive et le vieillissement en bonne santé, et aide les pays à mener une mobilisation sociale. En collaboration avec le groupe des directeurs régionaux adjoints, le programme définit également le programme régional de recherche et d’innovation en RMH pour générer des preuves et renforce les systèmes d’information stratégique sur la RMH dans les pays pour la surveillance, le suivi, l’évaluation ; mener un plaidoyer de haut niveau et renforcer les partenariats en réunissant et en coordonnant les partenaires et parties prenantes clés, notamment l’UA, les CER, l’OAFLAD, le H6, l’USAID, la BMGF, le Fonds mondial, la Fondation Buffet, les associations professionnelles, les organisations de la société civile, etc., pour promouvoir des approches harmonisées et des ressources accrues. pour la SSR/MNH et le vieillissement en bonne santé. L’objectif est de permettre aux pays de la Région africaine de l’OMS de garantir que des politiques et des stratégies fondées sur des données probantes sont en place pour parvenir à un accès universel à des services de santé intégrés et de haute qualité, accroître la couverture et la qualité des interventions efficaces et créer des mécanismes pour mesurer l’impact de ces stratégies et interventions. L’assistant d’équipe fournira un soutien administratif aux gestionnaires et des conseils au personnel pour leur permettre de s’acquitter efficacement de leurs responsabilités connexes, conformément aux politiques, procédures, règles et réglementations administratives et financières de l’organisation dans le contexte d’un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP). .

DESCRIPTION DES DEVOIRS

GÉNÉRAL

• Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion et agir selon la nature et l’urgence de chacun, y compris les réorienter le cas échéant.
• Fournir des informations générales pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel.
• Surveiller les demandes de biens et de services, y compris les exigences en matière de réception, de paiement et d’inventaire.

CORRESPONDANCE

• Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ; finaliser la correspondance/les rapports pour signature/autorisation.
• Vérifiez que la correspondance sortante est présentée conformément aux styles de l’OMS et du département et vérifiez la langue, la grammaire et l’exactitude avant de la soumettre pour signature et autorisation.
• Analyser la correspondance et les demandes entrantes à la lumière des documents de base, des instructions, des politiques et des précédents, en recherchant, en obtenant et en joignant les informations de base en prévision des besoins de l’agent responsable, ou en les redirigeant le cas échéant ; identifier et mettre en évidence les documents entrants, joindre des informations générales et identifier les domaines nécessitant une action de la part du personnel professionnel, en attirant leur attention sur des éléments spécifiques.
• Veiller à ce que les rapports et documents techniques soient conformes aux normes, règles, pratiques et procédures de l’OMS, en les éditant et en les corrigeant si nécessaire avant leur soumission pour signature ou autorisation de l’autorité compétente.
• À l’aide d’outils de suivi appropriés, effectuez le suivi et assurez-vous que les dates cibles et les délais sont respectés et que la correspondance et les demandes reçoivent une réponse en temps opportun.

RESSOURCES HUMAINES

• Assurer la nomination/renouvellement des contrats en temps opportun, en lançant les demandes de personnel temporaire et à durée déterminée dans le plan d’action RH.

APPROVISIONNEMENT

• Initier, via le module d’approvisionnement Oracle/GSM, des contrats pour les consultants, des accords pour l’exécution des travaux (APW) et d’autres modalités contractuelles. Surveiller et enregistrer la réception des livrables et initier et surveiller les paiements si nécessaire.
• Initier, via le module d’approvisionnement Oracle/GSM, les demandes d’achat de marchandises, et surveiller et recevoir les livrables.

BUDGET ET FINANCES

• Aide au suivi et à l’examen des progrès des projets et des tâches du plan de travail GSM/Oracle.
• Fournit aux membres de l’équipe des informations en temps opportun sur les plafonds budgétaires des projets et des tâches, les budgets d’attribution, les dépenses et les fonds disponibles, selon les besoins. – Surveille les revenus et les dépenses à des fins de planification.
• Effectuer un suivi rapide des questions financières, budgétaires et de toute question en suspens concernant l’équipe/le département, notamment en assurant le traitement en temps opportun des documents d’engagement.
• Aide à la préparation des rapports d’avancement financiers et techniques destinés aux donateurs.

GESTION DE L’INFORMATION

• En étroite collaboration avec les autres membres du personnel de soutien, créer et/ou maintenir des systèmes de classement ; examen continu du système de classement pour garantir que les informations sont à jour et utilisées de manière efficace et efficiente.
• Obtenir des documents et des informations auprès de sources internes et externes, selon les besoins ; effectuer des recherches d’informations (bibliothèque, Internet) selon les demandes.

ADMINISTRATION DE LA RÉUNION

• Organiser, coordonner et diriger la préparation administrative des réunions, séminaires, ateliers, y compris les lettres d’invitation, le calcul des coûts et les demandes de déplacement ; aider à la préparation des documents, à l’expédition du matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées.
• Préparer des présentations à l’aide de PowerPoint et d’autres logiciels, de sa propre initiative ou sur la base d’instructions.
• Planifier des réunions d’équipe hebdomadaires et ponctuelles, selon les horaires et les besoins ; prise et préparation des procès-verbaux.
• Obtenir des informations et des documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participeront le personnel professionnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropriés.

VOYAGE

• À l’aide de GSM/Oracle, préparez les demandes de voyage pour les voyages officiels de l’OMS. Effectuer les réservations de vols et d’hôtels, préparer les dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes sur demande ou de sa propre initiative.

AUTRES FONCTIONS

• Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris en fournissant un soutien à d’autres domaines de travail.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Essentiel : Diplôme d’études secondaires ou formation technique ou commerciale équivalente.
Souhaitable : Une formation en finance, achats, tâches de secrétariat et/ou dans un domaine administratif est souhaitable. Un diplôme universitaire en commerce ou en administration publique est souhaitable.

Expérience

Essentiel : Un minimum de 5 années d’expérience dans des postes de secrétariat ou d’administration.
Souhaitable : Expérience dans des postes de soutien administratif à l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies, un atout. Expérience dans les systèmes ERP basés sur Oracle ou autres, un atout.

Compétences

• Le titulaire du poste maintient et met à jour ses compétences dans l’utilisation des technologies bureautiques modernes par le biais de cours internes, de formations en cours d’emploi ou d’autoformation.
• Il/elle se tient au courant des changements dans les procédures et pratiques, les règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le département, le Cluster et l’OMS, pour être en mesure d’informer les autres et d’expliquer les procédures.

Compétences de l’OMS

• Travail en équipe
• Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
• Communication
• Produire des résultats
• Se connaître et se gérer

Utilisation des compétences linguistiques

Essentiel : Connaissance approfondie du français ou de l’anglais avec un niveau intermédiaire dans l’autre langue.
Souhaitable :
Les exigences linguistiques ci-dessus sont interchangeables.

RÉMUNÉRATION

L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux une rémunération attractive qui, pour le poste ci-dessus, comprend un salaire de base annuel net commençant à 8 958 000 XAF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.

Assurer un leadership et une vision dans la Région africaine de l’OMS, faciliter la planification, la programmation, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des activités de l’ULC et soutenir et promouvoir les activités de recherche. Le cluster développera des partenariats stratégiques pour améliorer la mobilisation des ressources pour l’ULC et mettra en œuvre des méthodes innovantes pour intensifier les activités ULC dans les pays de la région.

DESCRIPTION DES DEVOIRS

• Mettre à jour les plans de travail, y compris les coûts prévus dans le GSM ;
• Soulever ou réviser les demandes de financement du plan de travail ; Initier la mise en place des plans RH, identifier et inclure les postes, mettre à jour les paramètres du poste et soumettre pour approbation ; Initier la cartographie des postes par rapport aux tâches et aux récompenses ;
• Compléter les demandes d’activation, de distribution et de modification des récompenses ;
• Élaborer/réviser les budgets des récompenses ;
• Surveiller les dépenses par rapport aux budgets des bourses, au financement des projets, aux distributions des bourses et aux allocations PB ; et prendre des mesures en temps opportun pour la clôture des récompenses ;
• Surveiller et examiner les coûts du personnel dans les postes occupés et vacants et prendre les mesures nécessaires pour éviter les OLD ;
• Surveiller les contrats du personnel et des consultants et alerter pour des actions opportunes ;
• Suivi de l’annulation des charges liées aux frais de déplacement et à l’achat de biens et services et clôture en temps opportun des bons de commande (PO) ;
• Fournir une assistance administrative (planification, correspondance, préparation des documents, préparation des réunions, y compris les arrangements logistiques, émission de demandes de voyage et de demandes d’achats et de contrats dans GMS) selon les besoins du personnel professionnel de RDO ;
• Fournir un soutien à la gestion des achats et des actifs ;
• Exécuter d’autres responsabilités connexes assignées, y compris le remplacement et l’assistance d’autres personnes, selon les besoins.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Essentiel : Diplôme d’études secondaires ou formation technique ou commerciale équivalente avec spécialisation en comptabilité, budgétisation ou finance.
Souhaitable : Formation en budget ou en finance au sein du système de l’OMS.

Expérience

Essentiel : Au moins 10 ans d’expérience pertinente.
Souhaitable : Au moins trois (3) postes à responsabilité dans les activités de finance, de budgétisation et/ou de comptabilité et une expérience de travail dans plus d’un domaine programmatique ou administratif de l’OMS seraient un atout.

Compétences

• Capacité à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre des contributions provenant de plusieurs sources ;
• Capacité à fournir des rapports d’analyse financière, à l’aide d’un logiciel approprié ;
• interpréter les règles et réglementations financières ; et établir et entretenir des relations de travail efficaces avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes ;
• Connaissance approfondie des compétences en secrétariat, y compris une capacité avérée de dactylographie ;
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à traiter avec le personnel à tous les niveaux ;
• Connaissance du protocole; Connaissance des règles, règlements, politiques et procédures de l’OMS.
• Le tact, la discrétion et la capacité à garder les informations confidentielles sont essentiels.
• Le titulaire devra également maintenir des compétences informatiques dans Word, Excel, Outlook, PowerPoint et le système de gestion mondial (GSM).

Compétences de l’OMS

• Travail en équipe
• Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
• Communication
• Produire des résultats
• Avancer dans un environnement changeant

Utilisation des compétences linguistiques

Essentiel : Connaissance approfondie de l’anglais ou du français avec une connaissance intermédiaire de l’autre langue.
Souhaitable :
Les exigences linguistiques ci-dessus sont interchangeables.

RÉMUNÉRATION

L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux une rémunération attractive qui, pour le poste ci-dessus, comprend un salaire de base annuel net commençant à 14 437 000 XAF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.