L’Organisation mondiale de la Santé est une agence spécialisée de l’Organisation des Nations unies pour la santé publique créée en 1948. Elle dépend directement du Conseil économique et social des Nations unies et son siège se situe à Pregny-Chambésy, dans le canton de Genève, en Suisse.
POSTE : Agent d’entrepôt, NO-B – SSA, Dakar – ( 2402523 )
OBJECTIFS DU PROGRAMME
La mission du Programme d’urgence sanitaire de l’OMS (le Programme) est d’aider les pays à coordonner l’action internationale, à prévenir, préparer, détecter, réagir rapidement et se remettre des épidémies et des situations d’urgence.
OBJECTIF DU POSTE
Dans le contexte du système de gestion des incidents d’urgence sanitaire (IMS) de l’OMS, au niveau national/régional, le responsable de l’entrepôt OSL soutiendra les opérations et la gestion des fournitures médicales et non médicales stockées dans l’entrepôt de l’OMS pour les interventions d’urgence, en garantissant une un suivi de bout en bout et garantir un processus de contrôle des stocks efficace et efficient au niveau du site incident.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Pendant le déploiement, le lieu d’affectation peut changer et les tâches peuvent être modifiées en fonction des besoins techniques du programme.
- Gestion de stock
- Organiser et superviser l’inventaire physique aléatoire régulier selon la fréquence définie par le Supply Manager (au moins une fois tous les 2 mois) et procéder au rapprochement du système de stockage des données.
- Responsable de l’exactitude des enregistrements des transactions de l’entrepôt, y compris l’identification des écarts, afin de garantir une action immédiate et des rapports précis au responsable de l’approvisionnement sur tout écart.
- Assurer une bonne implantation et utilisation des outils d’administration des stocks (rapport de stock Excel, GIMS¦).
- Surveiller de près les niveaux de stocks (fournitures médicales et non médicales), en particulier les chiffres de consommation mensuels, les dates de péremption et les éventuels excédents ou épuisements de stocks.
- Conseiller et informer le supérieur hiérarchique lorsque le stock de marchandises s’approche du seuil d’alerte minimum ou maximum, et fournir régulièrement au supérieur hiérarchique une liste des articles avec des dates de péremption dans les six prochains mois. En collaboration avec le responsable des approvisionnements, préparer toutes les procédures et étapes nécessaires à l’élimination des marchandises.
- Gestion d’entrepôt
- Maintenir l’état physique de l’entrepôt en planifiant et en mettant en œuvre de nouvelles dispositions de conception et en émettant des bons de travail pour la réparation et des demandes internes pour le remplacement.
- En liaison avec le point focal sécurité de l’OMS, établir et surveiller les procédures et protocoles de sécurité pour les stocks et l’entrepôt.
- Surveillez la température de l’entrepôt et assurez-vous que les produits nécessitant une chaîne du froid (par exemple vaccins/médicaments à température contrôlée) sont toujours stockés à une température appropriée.
- Assurez-vous que les équipements de l’entrepôt, par exemple les transpalettes manuels, les échelles, les chariots élévateurs, fonctionnent pleinement et que le personnel de l’entrepôt est formé à leur utilisation en toute sécurité.
- Assurez-vous que l’équipement de protection minimum de l’entrepôt est en place, par exemple des gants résistants, des bottes, un casque, un extincteur, etc.
- Veiller à ce que tous les objets soient bien organisés et correctement stockés, bien protégés, parfaitement identifiés et facilement accessibles (propreté, sécurité, accès, etc.).
- Veiller à ce que les moyens nécessaires soient mis en place pour la gestion et le contrôle des articles sensibles (Médicaments contrôlés, chaîne du froid, marchandises dangereuses) : numéros de lots, dates de péremption, emballages particuliers et stockage.
- Réception et stockage des marchandises
- Préparer des plans de stockage avant de planifier les arrivées de produits médicaux et non médicaux.
- Contrôler la qualité et la quantité des marchandises reçues des fournisseurs internationaux, des acheteurs locaux et d’autres entités, en comparant la liste de colisage ou le bon de commande avec le bon de livraison, et informer le supérieur hiérarchique de tout problème (articles endommagés ou manquants, etc.). Après toute réception de marchandises, assurer la mise à jour immédiate de la fiche de stock de l’entrepôt (Veiller à ce que toutes les informations nécessaires soient correctement et entièrement enregistrées sur les fiches de stock : code OMS, numéro de lot, date de péremption, date de livraison, solde du stock (entrant/sortant) et livraison. numéros de référence des documents).
- Centralisez le classement des documents suivants : GRN, fiche de stock, manifeste de cargaison/lettre de transport, liste de colisage, demande de stock, demande interne et certificat des articles.
- Gestion des demandes et des expéditions
- Accuser réception des demandes internes ou des demandes/versions de stock (SR).
- Sélectionnez le fret à préparer et traitez en premier les commandes les plus anciennes, le cas échéant ; tenir à jour la liste de suivi des demandes internes et des demandes de stock (Rapport sur les mouvements de stock).
- Coordonner la réception/l’expédition des articles, pour garantir que l’enregistrement, la comptabilité et les rapports précis soient disponibles à tout moment pour soutenir la prise de décision.
- Contrôler les plans de chargement soumis par le(s) magasinier(s) et s’assurer que les factures d’expédition et la liste de colisage de l’OMS sont dûment complétées.
- Livrer les marchandises conformément aux principes FEFO (First Expired First Out) et/ou FIFO (First In First Out).
- Assurez-vous que les zones d’expédition (par destination) sont clairement identifiées et que les destinataires sont informés.
- Assurer un emballage approprié au mode de transport choisi, au poids et à l’étiquette du fret (destination, nombre de colis, numéro de lettre de transport, poids et mode de transport) et assurer l’attribution du numéro d’expédition à chaque colis, conformément aux instructions du gestionnaire d’approvisionnement. Fournir l’approbation finale avant l’expédition des marchandises. Informer régulièrement le supérieur hiérarchique et le responsable du pilier Réponse Santé du poids/volume des articles prêts à être distribués au point de distribution finale.
- Gestion RH et budgétaire
- Superviser le personnel travaillant dans l’entrepôt.
- Sous l’approbation du responsable des approvisionnements, embauchez des travailleurs occasionnels.
- Identifiez les besoins de formation et planifiez efficacement les formations, pour garantir que tout le personnel possède les connaissances requises et est équipé des outils requis pour le travail.
- Organiser une réunion hebdomadaire pour s’assurer que l’équipe de l’entrepôt est bien informée des priorités.
- Aider à la formation de tous les homologues aux meilleures pratiques de gestion d’entrepôt.
- Effectuer le suivi du personnel de l’entrepôt et des résultats du travail occasionnel et procéder à l’évaluation des performances du personnel de l’entrepôt. Préparer le budget mensuel et prévoir les dépenses.
- Rapports
- Assurer la production du rapport mensuel.
- Informer immédiatement le supérieur hiérarchique de tout problème survenant lors des travaux, notamment en cas de dommages, pertes, tentatives d’effraction ou vols dans l’entrepôt.
- Effectuer toute autre tâche connexe spécifique à l’incident, tel que requis par le superviseur fonctionnel.
QUALIFICATIONS REQUISES
Niveau d’études)
Essentiel
Premier diplôme universitaire en gestion/gestion des achats et des fournitures/domaines des affaires ou pharmacie/équivalent international en administration des affaires ou domaine connexe.
Souhaitable
Un diplôme universitaire de niveau avancé ou une qualification professionnelle dans le domaine des TIC ou de l’administration délivré par un institut accrédité/reconnu.
Expérience
Essentiel
Minimum 2 ans d’expérience dans la gestion d’activités de stockage/entreposage et expérience en ONG, dont une partie sur le terrain en soutien aux opérations humanitaires d’urgence.
Souhaitable
Expérience connexe avec l’OMS, le système des Nations Unies, les partenaires du cluster santé, les organisations humanitaires reconnues ou le travail d’organisations non gouvernementales internationales dans le domaine des épidémies et/ou des interventions d’urgence sanitaire.
Compétences
- Excellentes compétences organisationnelles et managériales avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois, de fournir des résultats dans des scénarios critiques, d’identifier et de résoudre les problèmes.
- Connaissance et expérience démontrées en gestion des approvisionnements.
- Capacité avérée à garantir l’utilisation efficace des ressources.
- Capacité démontrée à travailler dans un environnement multiculturel et multidisciplinaire.
- Capacité avérée à gérer une équipe diversifiée dans différents domaines fonctionnels.
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à négocier et à convaincre les responsables avec tact et diplomatie.
- Capacité à rédiger de manière claire et concise et à présenter des informations pour obtenir les résultats souhaités. Connaissance ou compréhension du mandat et des objectifs de l’OMS dans le contexte de la gestion des incidents d’urgence
Compétences de l’OMS
- Travail en équipe
- Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
- Communication
- Produire des résultats
- Garantir une utilisation efficace des ressources
Utilisation des compétences linguistiques
Essentiel : Connaissance approfondie du français
Souhaitable : Connaissance intermédiaire de l’anglais
Autres compétences (par exemple, informatique)
Excellente connaissance des applications Microsoft Office. Compétences informatiques démontrées, avec un accent sur la gestion de bases de données. Compétences démontrées dans l’utilisation d’équipements tels que la radio et les téléphones satellite.
RÉMUNÉRATION
1.405.000 XOF/mois
