L’Organisation mondiale de la Santé est une agence spécialisée de l’Organisation des Nations unies pour la santé publique créée en 1948. Elle dépend directement du Conseil économique et social des Nations unies et son siège se situe à Pregny-Chambésy, dans le canton de Genève, en Suisse.
OBJECTIFS DU PROGRAMME
L’une des fonctions essentielles de l’OMS est de diriger et coordonner l’action sanitaire en favorisant la collaboration avec les parties prenantes, en mobilisant les partenariats et en galvanisant les efforts déployés par différents acteurs de la santé pour faire face aux défis sanitaires. nationaux.
L’OMS travaille en partenariat avec le système des Nations Unies, les organisations internationales bilatérales et multilatérales, la société civile, les fondations, les universités, les institutions de recherche et les communautés en vue d’améliorer la santé et assurer le bien-être.
de populations. Au Sénégal, le Gouvernement coopère avec une multitude d’acteurs bi- et multilatéraux, des Fonds, des Initiatives, des organisations non gouvernementales et des structures intervenant dans le domaine de la santé.
La plupart d’entre elles sont rassemblées au sein d’ un groupe thématique qui vise la facilitation et la rationalisation de leurs relations avec le Ministère chargé de la santé en particulier, ainsi que les autres secteurs de développement ayant un impact sur la santé.
Cette fonction comprend la fourniture de services administratifs de haute qualité et bien planifie ainsi que le suivi efficace (et le respect) des modes opératoires normalisés afin d’assurer une amélioration continue et l’excellence des processus institutionnels.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et la supervision directe du charge des opérations, le ou la titulaire du poste s’acquittera des principales tâches suivantes :
1.Initier les projets de correspondances sur orientation des Chefs de programmes; les finaliser conformément aux styles de l’OMS et du département et veiller à la bonne rédaction avant soumission pour approbation et signature ;
2. Organisateur de la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la réservation des salles, les lettres d’invitation, les estimations de couts et les demandes de voyage ; préparation des documents utiles ; envoi de matériel et suivi pour la mise à disposition des moyens de transport ;
3.Contribuer à la planification des activités des programmes, prendre les comptes rendus des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d’action afin d’assurer une réponse rapide aux requêtes de l’OMS ;
4. Obtention des documents d’information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participent les Administrateurs de programmes, vérifier leur disponibilité et s’assurer qu’ils ont les dossiers d’information et documents appropriés ;
5. Veiller à ce que les rapports techniques et les documents soient conformes aux normes, règles, pratiques, procédures et style d’édition de l’OMS et les corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature du Représentant.
6. Utiliser des outils de suivi appropriés pour faire un suivi efficace des dossiers ; en outre veiller à ce que les dates butoir et les échecs soient respectées afin que les correspondances et les demandes soient analysées et traitées dans les meilleurs délais ;
7. Utiliser GSM pour préparer les demandes de voyages officiels des Administrateurs de programmes. Initier dans GSM/Oracle les requêtes et services dans le cadre de l’exécution des programmes;
8.Faire les réservations des billets d’avion, chambres d’hôtel et salles de réunions. Préparer les dossiers de voyage et traiter toute autre tâche, sur demande ;
9.Apporter un appui à la logistique ainsi qu’à la gestion des équipements et fournitures (tenue du stock de fournitures et matériel, suivi de l’entretien du matériel et des véhicules , etc.);
10.Apporter un appui à l’organisation administrative des missions et déplacements des membres de l’équipe et des consultants externes (établissement des ordres de mission, des memos de paiement, des bons de commande d’achat de billets d ‘avion);
11.Appuyer l’organisation des réunions, ateliers et séminaires organisés par l’équipe;
12.S’acquitter d’autres taches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien à l’Administration et au Bureau du Représentant.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat)complet par une formation en secrétariat, administration., en gestion de projet, en finances ou comptabilité
Souhaitable : Un diplôme de Licence/ baccalauréat en administration des affaires, en finance ou dans des domaines connexes , livré par un établissement reconnu
Expérience
Essentiel : Au minimum cinq (05) ans d’expérience à un poste d’assistant(e) exécutif(ve) et de secrétariat, assistant financier ou assistant de projet /programme dans une organisation nationale ou internationale connue.
Souhaitable : Expérience dans des postes d’appui administratif au sein de l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes bases sur Oracle ou un autre système similaire à un ERP est un atout.
Compétences
Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise, actualiser ses connaissances dans l’utilisation de la technologie moderne de gestion du bureau par le biais des cours internes, la formation sur le tas ou l’auto-formation. Il/elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règlements et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l’OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.
Compétences de l’OMS
Travail d’équipe,
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles,
Communication.
Utilisation des compétences linguistiques
Essentiel : Connaissance approfondie du français.
Souhaitable : Connaissance intermédiaire de l’anglais.
RÉMUNÉRATION
L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux une rémunération attractive qui, pour le poste ci-dessus, comprend un salaire de base annuel net commençant à 11 366 000 XOF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congés annuels.
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