L’Organisation mondiale de la Santé est une agence spécialisée de l’Organisation des Nations unies pour la santé publique créée en 1948. Elle dépend directement du Conseil économique et social des Nations unies et son siège se situe à Pregny-Chambésy, dans le canton de Genève, en Suisse.
POSTE : Assistant(e) Administratif(ve) – (2407882)
NOTE: Cet avis de vacance de poste vise à pourvoir plusieurs postes d’Assistant(e) Administratif(ve).
OBJECTIFS DU PROGRAMME
Le programme d’action stratégique du groupe organique Couverture sanitaire universelle/Maladies transmissibles et non transmissibles (UHC/UCN) consiste à alléger la charge de morbidité dans la Région africaine de l’OMS, en encadrant le programme de lutte contre les maladies en Afrique et en mettant à contribution des analyses plus fines pour éclairer les investissements stratégiques et les interventions ciblées de lutte contre les maladies. Cette démarche est sous-tendue par les principes directeurs d’une approche sociétale, centrée sur les personnes et intégrée de lutte contre les maladies.
L’approche sociétale de lutte contre les maladies s’articule notamment autour de piliers comme :
a) la mise en œuvre cohérente d’une triple riposte, notamment technique par la mise en œuvre de cadres normatifs propres aux maladies, la promotion d’interventions mixtes et la distribution de produits médicaux ; au niveau des systèmes de santé par le renforcement des capacités des systèmes de prestation de services de district en matière de cartographie et de classification des maladies, l’adaptation des interventions et la planification sectorielle et sous-sectorielle ; et multisectorielle en agissant sur les déterminants socioéconomiques et environnementaux des maladies grâce à la mobilisation des secteurs non sanitaires, des communautés et des parties prenantes ;
b) le partenariat entre secteurs public et privé, et entre le secteur de la santé et les secteurs non sanitaires ; et
c) la participation des communautés dans les zones à haut risque ciblées, en mettant l’accent sur la gestion des déterminants des maladies, la création d’une demande de services de santé et la reddition de comptes par les responsables locaux de la santé.
Les objectifs spécifiques du groupe organique UCN sont les suivants : i) assurer le leadership en matière de coordination, de partenariat et de mobilisation des ressources pour la lutte contre les maladies ; ii) contribuer à la mise au point de produits, de services et d’outils techniques de lutte contre les maladies de l’OMS, ce qui passe par l’adoption de nouvelles technologies et innovations ; iii) soutenir la production et l’emploi d’informations stratégiques pour l’action et la prise de décisions, ce qui englobe l’optimisation des investissements ; et iv) fournir ou faciliter la fourniture d’un appui technique dans le déploiement des produits et services techniques de l’OMS et le renforcement des capacités institutionnelles, notamment l’accompagnement des programmes nationaux de lutte contre les maladies et l’appui aux autorités de réglementation.
DESCRIPTION DES FONCTIONS
Sous la direction générale du responsable de programme et d’administration au sein du Groupe Organique UCN et en collaboration avec les différentes unités du Groupe Organique ainsi qu’avec les autres services/départements de l’OMS, le ou la titulaire du poste s’acquitte des tâches décrites ci-après.
- Initier les projets de correspondances sur orientation des Chefs de programmes ou les techniciens en charge du travail, les finaliser conformément aux styles de l’OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant soumission pour approbation et signature;
- Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d’activités, les lettres d’invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents ; envoi de matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;
- Coordonner l’impression des présentations et autres documents requis pour le bon déroulement de l’activité/évènement planifié ;
- Analyser les correspondances et les requêtes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations pouvant servir de background et identifier les domaines nécessitant une action par les Chefs de programmes, en attirant leur attention sur des points importants.
- Planifier les réunions des Administrateurs de programmes, selon les horaires et les besoins ; prendre les comptes rendus des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d’action afin d’assurer une réponse rapide aux requêtes de l’OMS ;
- Obtenir des documents d’information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels prennent part les techniciens du programme, vérifier leur disponibilité et s’assurer qu’ils ont les dossiers d’information et documents appropriés ;
- Utiliser des outils de suivi appropriés, faire le suivi et veiller à ce que les dates butoir et les échéances des évènements sont respectées, et que les correspondances et les requêtes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;
- Préparer les demandes des voyages officiels, les réservations d’avion et d’hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes, sur demande ;
- S’acquitter d’autres tâches administratives connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien aux autres programmes.
QUALIFICATIONS REQUISES
Education
Essentiel: Avoir un diplôme de fin d’études secondaires ou un équivalent technique ou commercial
Désirable: Avoir une formation universitaire en Administration ou Secrétariat bureautique ou tout autre domaine relatif à la Gestion.
Expérience
Essential : Cinq (5) années d’expérience professionnelle, dont deux à trois dans le domaine de l’Administration, Secrétariat ou Gestion.
Désirable : Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une autre organisation internationale ou multilatérale serait un atout.
Compétences
Capacité à planifier, à organiser, à suivre les activités initiées et à utiliser les contributions émanant de plusieurs sources; une capacité à exprimer les idées de manière claire et concise, à l’oral comme à l’écrit ; une capacité à réaliser des tâches administratives sans beaucoup de supervision ; une capacité à produire des correspondances claires et concises et une capacité à créer et à entretenir des relations de travail efficaces avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.
Compétences de l’OMS
Favoriser l’intégration et le travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Communiquer de manière crédible et efficace
Produire des résultats
Utilisation des compétences linguistiques
Essential: Niveau expert en Français.
Desirable: Niveau intermédiaire en Anglais.
REMUNERATION
L’OMS offre au personnel de la catégorie des Services généraux un package de rémunération attrayante, qui pour le poste mentionné comprend un salaire de base net annuel commençant à 8.958.000 XAF (sous réserve des déductions obligatoires pour les cotisations de retraite et l’assurance maladie, le cas échéant) ainsi que 30 jours de congés annuels.
