L’Organisation mondiale de la santé est une agence spécialisée de l’Organisation des Nations unies pour la santé publique créée en 1948. Elle dépend directement du Conseil économique et social des Nations unies et son siège se situe à Pregny-Chambésy, dans le canton de Genève, en Suisse.
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME
Des unités d’appui administratif aux pays (CSU) ont été créées dans la structure organisationnelle pour aider les directeurs de service et les membres du personnel a assumer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du Système mondial de gestion (GSM) et garantir le respect des politiques, procédures, règles et règlements institutionnels sur toutes les questions et transactions administratives et financières dans le contexte d’un progiciel de gestion intègre (ERP).
DESCRIPTION OF DUTIES
Sous la direction et la supervision du responsable des opérations, le ou la titulaire du poste exécutera les taches décrites ci-pareil ou elle assure la maintenance du système d’enregistrement du courrier et des archives en œuvrant essentiellement pour obtenir des résultats tels que : la configuration et le maintien en place du système d’archivage spécifique au bureau de pays conformément au système d’archivage de l’OMS; l’ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon la nécessite et l’élimination des anciens dossiers en application du plan de conservation établi; la tenue ajour des archives, en veillant a ce que les fichiers soient bien stockes et accessibles; et la conservation sécurisée des documents; la mise à disposition de photocopies de documents contenus dans les dossiers confidentiels du service du courrier et des archives, a la demande de membres du personnel; la fourniture d’une assistance en vue de la collecte des documents de référence et d’information a partir des dossiers disponibles; la mise en place et la maintenance d’un système d’enregistrement des mouvements de fichiers au sein du bureau; la tenue a jour des dossiers destines a la circulation et a la lecture au sein du bureau; la préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du service du courrier et des archives; la participation a la création et a l’entretien d’un système électronique d’enregistrement du courrier ou d’archivage en étroite collaboration avec le personnel du service d’assistance informatique. Le ou la titulaire du poste assure une gestion efficace du courrier en mettant l’accent sur les résultats ci-après: la réception, l’enregistrement, l’encodage et la transmission des télécopies, des lettres et des autres courriers entrants au service, a l’unité ou au fonctionnaire approprie; l’enregistrement et l’envoi des communications sortantes, y compris la valise diplomatique, et le suivi des expéditions; la préparation des formulaires de récapitulation des pièces jointes et des documents nécessaires et la tenue ajour le dossier des colis reçus par valise diplomatique pour s’assurer que tous les colis sont comptabilises. Le ou la titulaire du poste s’acquitte de toute autre tache qui pourrait lui être confiée par son supérieur hiérarchique.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education
Essential: un diplôme de fin d’études secondaires ou une formation technique ou commerciale équivalente.
Desirable: une formation postsecondaire dans les domaines de l’enregistrement et du classement des dossiers, de la documentation ou d’autres formations analogues.
Experience
Essential: Deux à quatre années d’expérience pertinente et la capacité a travailler avec un ordinateur.
Desirable: une expérience de travail dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation multilatérale ou internationale a but non lucratif œuvrant pour le développement sanitaire, ou une expérience de travail dans toute autre institution du système des Nations Unies est un atout. Une expérience de l’utilisation d’Oracle ou d’un autre progiciel de gestion intègre est un avantage
Skills
Le ou la titulaire du poste maintient et tient ajour ses compétences en informatique par des cours internes, par la formation en cours d’emploi ou par l’autoformation. Il ou elle doit suivre de près l’évolution des procédures et pratiques, règles et règlements, et les changements apportes a la structure organisationnelle au sein du département, du groupe organique et de l’OMS, afin de pouvoir présenter cette structure ases collègues et d’expliquer les procédures.
WHO Competencies
Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results
Moving forward in a changing environment
Use of Language Skills
Essential: Expert knowledge of French.
Desirable: Beginners knowledge of English.
REMUNERATION
WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at GNF 114,941,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.
ADDITIONAL INFORMATION
- This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
- Only candidates under serious consideration will be contacted.
- A written test may be used as a form of screening.
- In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
- Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
- For information on WHO’s operations please visit: http://www.who.int.
- WHO is committed to workforce diversity.
- WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
- WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
- WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
- This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.
