L’Organisation mondiale de la Santé est une agence spécialisée de l’Organisation des Nations unies pour la santé publique créée en 1948. Elle dépend directement du Conseil économique et social des Nations unies et son siège se situe à Pregny-Chambésy, dans le canton de Genève, en Suisse.
OBJECTIFS DU PROGRAMME
Veiller à ce qu’une présence efficace dans les pays de l’OMS soit établie pour mettre en œuvre des stratégies de coopération avec les pays de l’OMS qui soient alignées sur les programmes de santé et de développement des États membres et harmonisées avec l’équipe de pays des Nations Unies
DESCRIPTION DES TÂCHES
Le titulaire exercera les fonctions suivantes:
ADMINISTRATION.
1. Fournir une gamme complète de services de secrétariat, en veillant à ce que les délais soient respectés et à ce que la correspondance et les questions reçoivent une réponse en temps opportun. Tapez et modifiez les rapports techniques, les documents et les présentations conformément au style de l’OMS, rédigez la correspondance générale de votre propre initiative ou sur instructions. Initier et traiter différentes transactions en GSM, y compris l’achat de biens et de services. Assure le suivi auprès des parties concernées de la réception des livrables et de la finalisation des paiements;
2. Recevoir, filtrer et traiter la correspondance et les demandes entrantes, obtenir et joindre des informations générales et transmettre au personnel concerné ; attirer leur attention sur des questions/problèmes spécifiques si nécessaire.
3. Prendre les dispositions nécessaires pour les visites sur le terrain et les déplacements professionnels des membres de l’équipe, des consultants et des missions de visite, assurer le suivi des réservations de billets et d’hôtels, des autorisations de sécurité et traiter les demandes de voyage en GSM
4. Aider à l’organisation de réunions, d’ateliers et d’activités de formation, en dactylographiant des documents et des exposés, en envoyant des lettres aux participants, en photocopiant et en préparant des dossiers ; assurer le suivi auprès des unités logistiques concernant les arrangements. Assurer le secrétariat lors des réunions. En étroite coordination avec l’unité Administration/Finances, traiter toutes les demandes liées aux activités du programme, telles que l’achat de biens et de services, le DFC, les APW, les bourses, les consultants, etc. obtenir les approbations nécessaires et lancer une action dans le GSM. Suivre avec les parties concernées la réalisation des livrables et des paiements.
FINANCE
1. Administrer le système E-Imprest. Assurer le bon respect des procédures financières, des systèmes et des contrôles internes conformément aux instructions du système de gestion mondial (GSM) et aux règles de l’OMS. Sélectionnez et saisissez les données de divers documents, assurer l’exactitude des calculs et joindre les factures justificatives ou les reçus de paiements et les autorisations de paiement nécessaires. Préparer des tableaux financiers, des rapports spéciaux et d’autres rapports ad hoc.
2. Initier, vérifier et traiter les transactions et paiements financiers pour le bureau de l’OMR relatifs aux frais de personnel et hors personnel, aux bons de commande, aux achats locaux, aux régies d’avances, aux DFC, GES etc, sur la base des autorisations reçues. Surveiller les régies d’avances garantissant l’exactitude des données financières, l’adéquation des pièces justificatives et la tenue de registres comptables appropriés. Rapprocher les livres de caisse des bureaux de pays et justifier toute différence de rapprochement ; préparer des décomptes de trésorerie à rapprocher des livres de caisse sur une base mensuelle.
3. À l’aide du GSM, surveiller certains aspects de la mise en œuvre des activités du programme conformément au plan de travail national approuvé. Assurer le suivi du transfert des fonds du programme et lancer la budgétisation des attributions dans le GSM. Surveiller les dates d’expiration des récompenses, alerter le personnel responsable et lancer des actions pour les lots de dépenses. Examiner et suivre les charges et les soldes de créances non appliqués, traiter et surveiller les révisions des montants par rapport à la distribution des attributions par l’OS/OWER.
4. Remplacer et aider les autres collègues de l’équipe et s’acquitter d’autres tâches financières et administratives connexes selon les besoins.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel: Achèvement de l’enseignement secondaire complété par une formation administrative et/ou financière/comptable
Souhaitable: Un diplôme universitaire en administration des affaires, finance, comptabilité, commerce, sciences sociales ou domaine connexe est un atout
Expérience
Essentiel: Au moins cinq ans d’expérience administrative progressive ; y compris une expérience dans le travail financier/comptable
Souhaitable: Expérience pertinente dans le système des Nations Unies
Compétences
– Des compétences avérées en rédaction.
– Bonnes capacités analytiques.
– Connaissance de base des principes comptables/financiers.
– Saines compétences en organisation.
– Très bonnes compétences en gestion du stress et du temps.
– Une bonne connaissance des procédures pertinentes de l’OMS et des règles établies est un atout.
Compétences de l’OMS
-Travail d’équipe,
-Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles,
-Communication,
-Aller de l’avant dans un environnement en mutation,
-Assurer l’utilisation efficace des ressources.
Utilisation des compétences linguistiques
Essentiel: Connaissance experte de l’anglais. Connaissance experte de l’arabe.
