L’Organisation Internationale du Travail (OIT) est l’Institution spécialisée du Système des Nations Unies qui a pour mandat de promouvoir la justice sociale, à travers notamment l’Agenda du Travail Décent.
Poste 1 : Fonctionnaire chargé(e) des achats – P3
Introduction
Le poste est situé dans le Service Administratif Régional au sein du Bureau Régional de l’OIT pour l’Afrique (ROAF) à Abidjan. Le Bureau Régional exerce des responsabilités politiques et de gestion globale pour la promotion des principes et politiques de l’OIT dans la région et fournit des orientations stratégiques et un soutien à tous les pays de la région où l’OIT est présente.
Le rôle principal du titulaire est de planifier, développer et exécuter tous les aspects des transactions liées aux achats pour des projets de complexité/risque moyen à élever, depuis le commencement jusqu’à la recommandation de l’attribution des contrats pour des achats de biens ou de services techniquement complexes ou une variété de biens et services de nature complexe. Il s’agit notamment de fournir des conseils techniques en matière d’appels d’offres aux unités requérantes (clients) de tous les bureaux de pays de la région Afrique sur l’ensemble des questions relatives aux appels d’offres, conformément aux politiques et procédures de l’Organisation en la matière, et d’apporter un soutien et des conseils à toutes les étapes du cycle d’achat.
Le titulaire rend compte au Chef, Services Administratifs Régionaux (CRAS) et reçoit des orientations et des conseils techniques du Chef, Bureau des Achats et Contrats (PROCUREMENT) au siège de l’OIT.
PROCUREMENT rend compte au Trésorier et Contrôleur Financier et fournit des services aux unités du siège de l’OIT, aux bureaux extérieurs et aux programmes et projets financés par des fonds extrabudgétaires. PROCUREMENT élabore, administre et diffuse les politiques, règles et procédures en matière d’appel d’offres, y compris les contrats, conformément aux Règles et Règlements Financiers de l’OIT. Il planifie, coordonne et exécute les principaux processus d’appel d’offres, acquiert des services, des équipements et des biens, et fournit des services en matière de contrat. Il fournit également des informations, des conseils et des formations sur les questions d’appel d’offres.
Fonctions et responsabilités essentielles
1. Analyser les plans d’achats soumis par les unités requérantes de la région Afrique. Planifier les actions d’appel d’offres associées, ce qui implique l’analyse d’un large éventail de questions relatives à la passation des marchés et l’identification des plans d’actions possibles. Cela inclut l’identification des domaines où des actions d’achat pouvant être consolidées afin de tirer parti des économies d’échelle.
2. Engager des consultations avec les agents demandeurs et fournir des conseils sur les spécifications, les dates de livraison, les fournisseurs possibles et la stratégie d’achat optimale.
3. Préparer, superviser la préparation et la conduite des demandes de devis (RFQ), des invitations à soumissionner (ITB) et des demandes de propositions (RFP) en utilisant la plateforme électronique d’appel d’offres de l’OIT. Analyser et évaluer les propositions des fournisseurs par rapport aux exigences de l’Organisation.
4. Examiner les documents de sollicitation en relation avec les programmes de l’OIT financés par des fonds extrabudgétaires et fournir des orientations sur l’intégration de la durabilité environnementale, sociale et économique, y compris l’achat sensible au genre, tout au long des processus d’appel d’offres initiés par les unités requérantes.
5. Fournir une assistance technique sur tous les aspects de l’évaluation des offres liées aux appels d’offres passés à l’échelle mondiale pour l’acquisition de divers services et produits, en tenant compte des conditions économiques locales et autres.
6. Participer aux négociations avec les représentants des fournisseurs seniors.
7. En consultation avec le supérieur hiérarchique, développer et formuler des stratégies de projet d’appel d’offres et concevoir des solutions pour résoudre les problèmes/conflits découlant de projets d’achats complexes.
8. Préparer les bons de commande et les soumettre pour approbation dans le système ERP de l’OIT (IRIS). Signer les bons de commande jusqu’à la limite autorisée, et dans les cas où le montant dépasse l’autorité de signature autorisée, sous la supervision du CRAS, préparer les soumissions au Comité local d’examen des acquisitions et, sous la supervision du Chef, PROCUREMENT, préparer les soumissions au Comité d’examen des acquisitions du Siège pour examen et approbation ultérieure par le fonctionnaire autorisé.
9. Rédiger et superviser la rédaction de contrats standard et fournir des conseils techniques aux unités requérantes et aux entités bénéficiaires de la région Afrique sur les clauses contractuelles en consultation avec les spécialistes juridiques concernés de PROCUREMENT en cas de divergences. Veiller au respect des accords contractuels, recommander des amendements et des extensions de contrats, et conseiller les parties concernées sur les droits et obligations contractuels.
10. Extraire des données spécifiques, compiler et tenir à jour des statistiques et préparer des rapports analytiques pour la direction concernant les activités d’appel d’offres du Bureau.
11. Mener des études de marché pour se tenir au courant des évolutions significatives du marché, rechercher et analyser des données statistiques et des rapports de marché sur la situation mondiale des produits, les modèles de production et la disponibilité des biens et services. Identifier de nouvelles technologies et produits/services, évaluer et proposer des sources d’approvisionnement potentielles au supérieur hiérarchique, et participer à l’incorporation des résultats de la recherche dans le programme d’achats.
12. Exécuter d’autres tâches pertinentes assignées.
Qualifications requises
Formation
Un diplôme universitaire avancé (Master ou équivalent) en administration des affaires, commerce, droit ou dans un autre domaine pertinent. Un diplôme universitaire de premier cycle (Licence ou équivalent) dans l’un des domaines susmentionnés ou dans un autre domaine pertinent, avec deux années supplémentaires d’expérience pertinente, en plus de l’expérience mentionnée ci-dessous, sera accepté en lieu et place d’un diplôme universitaire avancé. Des études ou une formation complémentaire ou une qualification reconnue en matière d’acquisition (par exemple, certification UNDP/CIPS Niveau 3 ou équivalent) constituent un atout.
Expérience
Au moins cinq ans d’expérience progressive et responsable dans des opérations d’achats complexes dans les secteurs public ou privé ou dans une organisation internationale. Une expérience de travail dans une organisation des Nations Unies serait un atout. Une expérience et une familiarité avec les plateformes d’appel d’offres électronique seraient un atout. Une expérience en formation et/ou en communication serait un atout.
Langues
Excellente maîtrise de l’anglais ou du français et une connaissance pratique de l’autre langue.
Compétences
En plus des compétences de base de l’OIT, ce poste requiert :
- Capacité à utiliser des outils analytiques et des techniques qualitatives et quantitatives.
- Capacité à conceptualiser, planifier, coordonner et mener des travaux de recherche simples et à appliquer les lois, règlements et politiques.
- Connaissance des règles et règlements financiers de bureau.
- Connaissance des procédures d’achat négociées et des lois et règlements pertinents.
- Compétences en informatique et en gestion des données, y compris dans les systèmes informatiques d’appel d’offres (par exemple, un module ERP procure-to-pay), les appels d’offres électroniques, le traitement de texte, les tableurs et les applications Internet.
- Connaissances et compétences suffisantes pour évaluer les offres et recommander des gammes compétitives.
- Compétences en négociation pour façonner et influencer les accords avec les unités requérantes et les fournisseurs.
- Capacité à aborder les questions plus larges en matière d’acquisition en termes d’impact au niveau du programme et institutionnel.
- Expertise dans le traitement des questions contractuelles conformément aux politiques et aux normes ; solides compétences analytiques et bonne connaissance des méthodes quantitatives pour mesurer les systèmes de capacité des fournisseurs.
- Bonne connaissance des sources d’approvisionnement, des tendances du marché, des prix, etc.
- Jugement solide dans l’application de l’expertise technique pour résoudre un éventail de questions/problèmes.
- Capacité à guider et coordonner le travail des autres.
- Capacité à planifier les tâches de travail, à répondre aux demandes concurrentes et à travailler sous la pression de délais fréquents et serrés.
- Excellentes compétences en communication (orale et écrite), y compris la capacité à communiquer efficacement avec des publics divers sur les questions liées aux appels d’offres et à préparer une variété de documents écrits, contrats, rapports, etc. dans un style clair et concis.
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à démontrer un comportement et des attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.
Autres postes vacants à l’OIT :
