Fondée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée des Nations Unies et, en tant que principale institution des Nations Unies dans le domaine des migrations, travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’engage à promouvoir une migration humaine et ordonnée dans l’intérêt de tous. Pour ce faire, elle fournit des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Description de l’emploi
Les candidatures internes et externes sont les bienvenues. Pour tous les postes vacants à l’OIM, les candidatures des candidats qualifiés et éligibles de premier rang sont prioritaires lors du processus de sélection. Pour ce poste, les candidatures internes sont considérées comme des candidatures de premier rang.
Contexte
Sous la supervision générale du responsable de la santé des migrations et la supervision directe du coordinateur médical, le candidat retenu sera chargé d’exécuter les tâches et responsabilités suivantes en relation principalement, mais sans s’y limiter, avec les équipes d’intervention d’urgence et H2 MHD au CAIRE, en ÉGYPTE.
Le rôle de l’assistant administratif est de soutenir principalement, mais sans s’y limiter, les équipes d’urgence MHD et H2 dans le bon fonctionnement de ses tâches administratives.
Responsabilités
- Organiser les rendez-vous du superviseur, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux demandes d’information courantes ;
- Fournir un soutien administratif, logistique et de bureau aux réunions, comités, conférences, etc. ;
- Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier et la correspondance entrants ; assurer le suivi des actions en cours ;
- Répondre ou rédiger des réponses à la correspondance standard/courante et autres communications ; utiliser un progiciel de traitement de texte pour produire une grande variété de documents et de rapports volumineux et complexes ;
- Relire les documents et mettre en forme les textes pour en vérifier l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que le respect des normes établies ;
- Lancer des tâches administratives générales dans les systèmes informatisés de finances/voyages/ressources humaines ;
- Prendre des dispositions de voyage et d’hôtel et préparer les autorisations/demandes de remboursement de voyage pour le personnel, selon les besoins ;
- Fournir une assistance dans le traitement administratif des avis de vacance et des contrats des consultants ;
- Enregistrer les candidats et tenir les comptes individuels tout en conservant des enregistrements des interactions des candidats, traiter les comptes des candidats et classer les documents.
- Assurer le stockage sécurisé des documents et données médicaux confidentiels conformément aux principes et directives de l’OIM.
- Aider aux demandes de remboursement des réfugiés.
a) Remboursement quotidien et mensuel des frais de transport des réfugiés selon les demandes approuvées.
b) Les demandes de médicaments prescrits approuvés par les médecins référents qui ont déjà été achetés pour les réfugiés.
c) Remboursement des demandes approuvées par les médecins référents pour évaluation par des spécialistes en dehors du système de l’OIM.
12. Aider à maintenir un rapport approprié sur les avances opérationnelles à l’unité financière de l’OIM au Caire
13. Si nécessaire, aider à la collecte des frais de service pour tous les projets GHAP (auto-payeurs).
a) Assurer le rapprochement des frais avec les demandes quotidiennes de l’équipe de traitement des données, de l’équipe de laboratoire et/ou du point focal des références.
b) Si nécessaire, s’assurer que les candidats auto-payants reçoivent leur reçu.
c) Tenir des registres papier/électroniques de la collecte des frais.
d) Déposer l’argent sur le compte bancaire de l’OIM.
14. Aider à examiner et à vérifier correctement toutes les factures avant de traiter le paiement.
15. Participer à la préparation des demandes d’achat (PR) liées aux besoins de MHD.
16. Assurer le suivi de toutes les demandes et dépenses d’approvisionnement et de logistique.
17. Contribuer au suivi des immobilisations acquises, ainsi que des fournitures et équipements de MHD, y compris leur entretien régulier conformément à leurs spécifications.
19. Suivre et consigner l’inventaire des stocks de MHAC.
20. Rechercher, compiler et organiser des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour les rapports ; créer des feuilles de calcul et des présentations ; gérer et mettre à jour des bases de données pour les listes de diffusion et autres informations ; et tenir à jour des fichiers électroniques et papier ; et
21. Effectuer d’autres tâches, selon les besoins.
Qualifications
Éducation
- Diplôme d’études secondaires avec quatre années d’expérience pertinente; ou,
- Baccalauréat en administration des affaires, en comptabilité, en finance ou dans des domaines connexes d’un établissement accrédité avec deux ans d’expérience professionnelle pertinente.
Les universités accréditées sont celles répertoriées dans la base de données mondiale de l’enseignement supérieur de l’UNESCO.
Expérience
Maîtrise des applications Microsoft Office, par exemple Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook ;
Souci du détail, capacité à organiser les documents de manière méthodique ;
Expérience des pratiques administratives et financières, de la gestion de trésorerie.
Discret, soucieux du détail et du client, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses ; et,
Une expérience professionnelle antérieure avec des organisations humanitaires internationales, des institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un environnement multiculturel est un avantage.
Langues
- arabe et anglais
Les langues officielles de l’OIM sont l’anglais, le français et l’espagnol.
La maîtrise de la ou des langues requises sera spécifiquement évaluée lors du processus de sélection, qui peut inclure des évaluations écrites et/ou orales.
Compétences requises
Le cadre de compétences de l’OIM est disponible à ce lien. Les compétences seront évaluées lors du processus de sélection.
Valeurs – tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces trois valeurs :
- Inclusion et respect de la diversité : Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles. Encourager la diversité et l’inclusion.
- Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et normes de conduite de l’organisation.
- Professionnalisme : Démontre sa capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve d’un jugement prudent pour relever les défis quotidiens.
- Courage : Démontre la volonté de prendre position sur des questions importantes.
- Empathie : fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.
Compétences de base – indicateurs comportementaux (niveau 1)
- Travail d’équipe : Développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre elles pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
- Obtenir des résultats : Produit et livre des résultats de qualité, axés sur le service et dans les délais. Orienté vers l’action et déterminé à atteindre les résultats convenus.
- Gestion et partage des connaissances : Cherche continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.
- Responsabilité : Assume la responsabilité de la réalisation des priorités de l’Organisation et de ses propres actions et du travail délégué.
- Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.
Remarques
- Toute offre faite au candidat en relation avec cet avis de vacance est soumise à confirmation de financement.
- Ce processus de sélection peut être utilisé pour pourvoir des postes similaires dans divers lieux d’affectation. Les candidats recommandés resteront éligibles à un poste similaire pendant une période de 24 mois.
- Ce poste est soumis à recrutement local. Seules les personnes titulaires d’un permis de séjour et de travail valide dans le pays où ce poste est basé pourront postuler.
- La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination, à la vérification de la résidence, du visa et des autorisations du gouvernement concerné, le cas échéant.
- L’OIM applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’OIM, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination fondée sur le sexe, la nationalité, l’âge, la race, l’orientation sexuelle, l’origine religieuse ou ethnique ou le handicap.
- L’OIM ne facture aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement (candidature, entretien, traitement, formation ou autre). Elle ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.
- L’OIM accepte uniquement les candidatures dûment complétées soumises via son système de recrutement en ligne. Cet outil permet également aux candidats de suivre l’état de leur candidature.
Pour plus d’informations et d’autres offres d’emploi, n’hésitez pas à visiter notre site Web : Carrières et offres d’emploi de l’OIM
