Titre du poste : 03 Assistant(e)s au Centre de Réception des Demandes de VISA du Canada
Lieu affectation : Côte d’Ivoire, Abidjan
Classification : General Service Staff, Grade G4
Type d’affectation : Affectation spéciale de courte durée avec attribution de grade
Sous l’autorité directe de la : Responsable du Centre de Réception des Demandes de VISA du Canada
Sous la supervision générale de la : Chef de Mission
Date de prise de fonction : Dès que possible
Créée en 1951, l’OIM est l’organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifié et inclusif.
Les candidatures des candidates qualifiées sont encouragées. Les candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste.
Dans le cadre de cet avis de vacance, seules les candidatures internes sont considérées comme prioritaires.
Contexte :
Sous la supervision générale de l’Unité des solutions d’aide à l’immigration et aux visas (IVSS), de la Division de la gestion de l’immigration et des frontières (IBM)à l’AC et sous la supervision directe de la Responsable du Centre de Réception des Demandes de VISA du Canada sur le plan programmatique, et du Chef de Mission sur le plan administratif, les titulaires des postes fournirons un soutien administratif au Centre de réception des demandes de visa canadien géré par l’OIM.
Attributions et Responsabilités :
Les personnes retenues devront assumer les tâches spécifiques suivantes :
1- Offrir l’excellence du service à la clientèle aux candidats en tout temps, en totale conformité avec les termes de références d’IRCC et les Normes de service d’IRCC ;
2- Aider à fournir des informations sur les clients : distribution de formulaires de demande, de fiches d’information et de listes de contrôle concernant les exigences en matière de visa ; aider avec les demandes de renseignements par téléphone, fax, e-mail, chat et SMS des clients (y compris les exigences relatives à la soumission des demandes de visa et l’emplacement du passeport du client), en fournissant des informations précises et opportunes aux clients ; commercialiser et fournir une assistance aux clients avec des services à valeur ajoutée, y compris, mais sans s’y limiter, les services de libre-service et de saisie de données assistée. Informer les clients de toute modification des exigences de visa ou des procédures de soumission ;
3- Aider à la collecte et à la transmission des demandes complètes conformément aux listes de contrôle de CIC, y compris la collecte de données biométriques : fournir des conseils aux clients sur la manière de remplir correctement les formulaires de demande, tout en examinant et en collectant les mêmes demandes ainsi que tout document justificatif / supplémentaire, au besoin ; enregistrer, expédier et suivre les demandes et les passeports ; organiser des rendez-vous pour les demandeurs de visa qui ont besoin d’un entretien, au besoin ;
4- Assister la Responsable du Centre de Réception des Demandes de VISA du Canada à percevoir des frais : au besoin, percevoir les frais de visa canadien applicables et les frais de service de l’OIM ; délivrer des reçus exacts ; effectuer le rapprochement quotidien des reçus et des rapports ; Garder en lieu sûr toutes les demandes, les pièces justificatives et les frais perçus ;
5- Aider à la saisie des données ; aider à maintenir un haut degré de compétence dans l’utilisation de la plate-forme logicielle CVAC fournie ; saisir toutes les données du demandeur, inscrire les données biométriques requises, soumettre les documents de demande dans l’ordre requis, tout en transmettant tous les renseignements sur le demandeur, le passeport et les rendez-vous à CIC ; assurer un suivi précis des demandes et des documents justificatifs via le système de lecture de codes à barres du logiciel CVAC ;
6- Participer à la restitution des passeports, pièces justificatives et décisions de visa.
Aider à la collecte des demandes traitées ; retourner les demandes traitées, les passeports et les pièces justificatives ;
7- Effectuer toute autre tâche pouvant être assignée.
Qualifications requises et Expérience :
Education
- Diplôme Universitaire en sciences sociales, gestion des affaires, services à la clientèle d’une institution académique accréditée, ou dans un domaine connexe avec 2 ans d’expérience professionnelle pertinente, ou ;
- Diplôme/certificat de fin d’études secondaires avec 4 ans d’expérience professionnelle pertinente.
Expérience
- Compétences dans les applications bureautique courantes notamment MS Office ;
Habilité
- Capacité démontrée à maintenir l’exactitude et la confidentialité dans l’exercice de ses responsabilités ;
- Solides compétences interpersonnelles et interculturelles avec une attention aux détails ;
Langues
Requise :
La maîtrise écrite et orale du Français est requise
Avantageux :
- Bonne connaissance écrite et orale de l’Anglais
Valeurs
– Inclusion et respect de la diversité : respecte et encourage les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion dès que possible.
– Intégrité et transparence : respecte des normes éthiques hautes et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l’Organisation.
– Professionnalisme : fait preuve de capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.
Compétences de base
– Travail en équipe : développe et encourage une collaboration efficace au sein et entre les départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats.
– Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité rapidement ; agit pour et s’engage à atteindre les résultats convenus.
– Gestion et partage du savoir : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.
– Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation, et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.
– Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante
Autres :
L’embauche sera soumise à une certification que les candidat(e)s sont aptes pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.
Seuls les candidats résidant soit dans le pays du lieu d’affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d’affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d’affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.
Comment postuler :
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature par message électronique à l’adresse [email protected] en mentionnant la référence du poste en objet : SVN-CI-06-2022.
Les candidatures doivent comporter un CV détaillé et une lettre de motivation dans un fichier unique.
La date limite de réception des candidatures est fixée au 21-déc.-22
Seul(es) les candidat(es) présélectionné(es) seront contacté(es).
