Créée en 1951, l’OIM est la principale organisation intergouvernementale dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. Avec 151 États membres, 12 autres États ayant le statut d’observateur et des bureaux dans plus de 100 pays, l’OIM se consacre à la promotion d’une migration humaine et ordonnée au bénéfice des personnes déplacées à l’intérieur du pays.
Assistante de la chaîne d’approvisionnement
Identification de l’emploi : 11674
Niveau : G-4
Description de l’emploi
- Les candidatures internes et externes sont les bienvenues. Pour tous les postes vacants de l’OIM, les candidatures des candidats qualifiés et éligibles de premier rang sont examinées avant celles des candidats qualifiés et éligibles de deuxième rang dans le cadre du processus de sélection.
- Pour ce poste, les candidats internes sont considérés comme des candidats de premier rang.
Responsabilités
Travaillant sous la supervision générale et directe du chef de bureau, le titulaire sera chargé d’exécuter les fonctions d’approvisionnement et de logistique conformément aux règlements, règles et procédures de l’OIM. En particulier, il/elle est responsable en tant que chef d’équipe de l’unité d’approvisionnement et de logistique dans l’exécution de diverses tâches, il/elle devra :
- Suivre les procédures d’approvisionnement locales, la politique d’approvisionnement de l’OIM et les autres réglementations et procédures connexes.
- Fournir un soutien, des conseils et une assistance dans l’approvisionnement en biens et services pour la Mission.
- Assurer l’exploitation quotidienne des services suivants :
- Recevez le formulaire de demande d’achat (PRF) et vérifiez que toutes les informations nécessaires concernant les spécifications, les justifications, le WBS et les dates de livraison prévues sont correctes
- Identifier les fournisseurs potentiels et émettre des demandes de devis (RFQ)
- Aider à l’évaluation et à la comparaison des devis sur la feuille d’analyse des offres (BAS) et recommander au demandeur concerné. Attribuer les commandes aux fournisseurs sélectionnés qui peuvent répondre aux spécifications à leur meilleure offre
- Préparez le bon de commande (PO) en incluant les informations nécessaires sur les codes d’actifs, les spécifications, la quantité, les prix, les dates de livraison, les paiements et les coordonnées du fournisseur.
- recevoir et inspecter les biens/services conformément aux spécifications du bon de commande et s’assurer que tous les biens sont en bon état ; et aider à la livraison ultérieure à la destination si nécessaire
- Assurez-vous que tous les documents justificatifs connexes sont complets et vérifiés
- Préparez la demande de paiement. Soumettez-la et faites-en le suivi auprès du service financier
- Obtenir les approbations requises par la matrice
- Enregistrer et indiquer correctement le processus ci-dessus dans PRISM comme requis
- Faire des copies des documents d’approvisionnement et de logistique
- Suivre l’état des commandes d’achat et tenir le demandeur informé du délai de livraison estimé ou de tout changement pouvant affecter ou modifier les conditions de livraison prédéterminées
- Accomplir d’autres tâches connexes qui pourraient être requises.
Qualifications
Éducation :
- Diplôme de licence en administration des affaires, en approvisionnement et en logistique ou dans un domaine connexe d’un établissement d’enseignement accrédité avec deux ans d’expérience professionnelle pertinente. Ou diplôme d’études secondaires avec quatre ans d’expérience professionnelle pertinente.
Expérience:
- Au moins 2 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire, avec un accent particulier sur la logistique et l’approvisionnement dans les situations d’urgence complexes de moyenne à grande échelle et la gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement.
- Connaissance approfondie des différents éléments de la chaîne d’approvisionnement en contexte humanitaire.
- Expérience antérieure dans des zones touchées par des conflits ou des catastrophes naturelles avec des infrastructures limitées.
Compétences:
- Capacité à travailler sous des contraintes de temps et de délais dans des environnements difficiles.
- Capacité à travailler dans des environnements multiculturels et multiethniques.
- Compétences analytiques, de communication, interpersonnelles et de plaidoyer.
Langues :
- Maîtrise de l’anglais (oral et écrit). Connaissance pratique de la langue locale.
- Les langues officielles de l’OIM sont l’anglais, le français et l’espagnol.
- La maîtrise de la ou des langues requises sera spécifiquement évaluée au cours du processus de sélection, qui pourra inclure des évaluations écrites et/ou orales.
Compétences requises :
Valeurs – tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces trois valeurs :
- Inclusion et respect de la diversité : Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles. Encourager la diversité et l’inclusion.
- Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et aux normes de conduite de l’organisation.
- Professionnalisme : Démontre sa capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.
- Courage : Démontre la volonté de prendre position sur des questions importantes.
- Empathie : fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.
Compétences de base – indicateurs comportementaux (Niveau 1) :
- Travail d’équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre elles pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
- Fournir des résultats : Produit et fournit des résultats de qualité dans un souci de service et dans les délais. Est orienté vers l’action et déterminé à atteindre les résultats convenus.
- Gérer et partager les connaissances : Chercher continuellement à apprendre, à partager les connaissances et à innover.
- Responsabilité : Prend la responsabilité de la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
- Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.
Compétences managériales – indicateurs comportementaux (Niveau 1) (applicable uniquement si le poste est sous la responsabilité directe) :
- Leadership : donne une orientation claire, montre l’exemple et démontre sa capacité à concrétiser la vision de l’organisation. Aide les autres à réaliser et à développer leur leadership et leur potentiel professionnel.
- Donner du pouvoir aux autres : crée un environnement propice dans lequel le personnel peut donner le meilleur de lui-même et développer son potentiel.
- Bâtir la confiance : Favorise les valeurs partagées et crée une atmosphère de confiance et d’honnêteté.
- Réflexion et vision stratégiques : Travaille de manière stratégique pour réaliser les objectifs de l’Organisation et communique une orientation stratégique claire.
- Humilité : Diriger avec humilité et faire preuve d’ouverture d’esprit pour reconnaître ses propres défauts.
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Assistante financière (Trésorerie) – HH
Identification de l’emploi : 11580
Niveau : G-4
Description de l’emploi
- Les candidatures internes et externes sont les bienvenues. Pour tous les postes vacants de l’OIM, les candidatures des candidats qualifiés et éligibles de premier rang sont examinées avant celles des candidats qualifiés et éligibles de deuxième rang dans le cadre du processus de sélection.
- Pour ce poste, les candidats internes sont considérés comme des candidats de premier rang.
Responsabilités
- Fournir une assistance financière quotidienne pour la bonne gestion des centres humanitaires
- Gérer la petite caisse du Centre humanitaire. Le membre du personnel sera chargé de rendre compte régulièrement (deux fois par mois) de l’état des fonds qui lui sont confiés, d’organiser des comptages mensuels de trésorerie et d’informer quotidiennement le PM des soldes de la petite caisse.
- Traiter et verser les paiements en espèces approuvés au personnel et aux autres bénéficiaires, en veillant à ce que les reçus officiels signés et les autres documents justificatifs pertinents justifient tous les paiements.
- Gestion quotidienne, collecte, encaissement et conservation de tous les paiements d’hébergement effectués au Hub Humanitaire.
- Préparer les documents financiers pour les opérations bancaires et s’assurer que les pièces justificatives pertinentes sont jointes
- Examiner et extraire les factures d’hébergement mensuelles des services en ligne du Humanitarian Hub pour les factures générées par erreur et les demandes de corrections.
- Surveiller le respect des dépenses du centre et tenir à jour et suivre les enregistrements de toutes les recettes générées au sein du centre humanitaire et transmises à l’unité de gestion des ressources.
- Effectuer le rapprochement des paiements pour confirmer la validité des frais dans le système comptable (SAP) par rapport aux demandes de paiement avant de télécharger les paiements sur la plateforme bancaire
- Tenir des registres comptables conformément aux règles et procédures comptables de l’OIM.
- Examiner, vérifier et certifier tous les types de documents de paiement (comptes créditeurs/comptes débiteurs) à partir du PRF jusqu’à la demande de paiement, et s’assurer que tous les documents justificatifs valides sont joints et signés par tous les signataires concernés.
- Aider le RMO/PM à préparer le budget annuel de recouvrement des coûts/budget des donateurs pour le centre humanitaire, surveiller le processus de contrôle budgétaire et analyser les écarts entre le budget, les revenus générés et les dépenses réelles.
- Aider au suivi des ressources financières et autres du pôle humanitaire, notamment en ce qui concerne le recouvrement des coûts ; entreprendre des analyses financières préliminaires et la surveillance des dépenses financières des pôles.
- Maintenir un système de classement et assurer la bonne conservation des documents financiers, des bons, de la correspondance bancaire, etc. Veiller à vérifier qu’avant de classer les documents payés, ils portent le cachet « PAYÉ ».
- Effectuez le remplissage électronique selon vos besoins et assurez-vous que tous les documents publiés sont archivés numériquement.
- Aider au maintien d’un système bancaire efficace, y compris la préparation d’un rapprochement bancaire mensuel.
- Récupérer les documents classés et archivés lorsque cela est nécessaire pour un audit ou d’autres requêtes dans les délais impartis et aider à la préparation des réponses aux requêtes.
- Effectuer des contrôles réguliers de la petite caisse et des journaux de caisse des centres humanitaires.
- Porter à l’attention du superviseur toute question financière et budgétaire pertinente.
- Accomplir toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
Qualifications
Éducation :
- Diplôme universitaire d’un établissement universitaire accrédité, de préférence en comptabilité ou en administration des affaires avec au moins 3 ans d’expérience professionnelle pertinente.
Expérience:
- Expérience en gestion financière de comptes, tâches de manipulation de trésorerie, finances/comptabilité et administration.
- 3 années d’expérience professionnelle pertinente
- La connaissance et l’expérience préalable de SAP ou de tout autre système de planification des ressources d’entreprise sont un avantage ; et,
- Une expérience professionnelle préalable auprès d’organisations humanitaires internationales, d’institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un environnement multiculturel est un avantage.
Compétences:
- Une maîtrise des applications Microsoft Office, par exemple Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook, et de bonnes compétences en informatique sont requises.
- Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, et capacité à livrer dans des délais serrés.
- Discret, soucieux du détail et du client, patient et prêt à apprendre de nouvelles choses.
- La connaissance des règles internes d’approvisionnement et de finances de l’OIM ou de l’ONU et des composants ERP correspondants est un avantage.
- Capacité à travailler sous des contraintes de temps et de délais dans des environnements difficiles.
- Capacité à travailler dans des environnements multiculturels et multiethniques.
- A démontré sa capacité à identifier, approcher et coordonner avec des intervenants d’horizons et de niveaux d’expertise divers.
Langues :
- Obligatoire : Pour tous les candidats, la maîtrise de l’anglais est requise (oral et écrit).
- Souhaitable : Connaissance pratique de la langue locale.
Compétences requises
Le titulaire doit démontrer les valeurs et les compétences suivantes :
Valeurs – Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces cinq valeurs :
- Inclusion et respect de la diversité : Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles. Encourager la diversité et l’inclusion.
- Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et aux normes de conduite de l’organisation.
- Professionnalisme : Démontre sa capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.
- Courage : Démontre la volonté de prendre position sur des questions importantes.
- Empathie : fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.
Compétences de base – Indicateurs comportementaux – Niveau 1 :
- Travail d’équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre elles pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
- Fournir des résultats : Produit et fournit des résultats de qualité dans un souci de service et dans les délais. Est orienté vers l’action et déterminé à atteindre les résultats convenus.
- Gérer et partager les connaissances : Chercher continuellement à apprendre, à partager les connaissances et à innover.
- Responsabilité : Prend la responsabilité de la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
- Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.
Compétences requises :
- Comptabilité
- Budgétisation
- Gestion de trésorerie bancaire
- Politique et orientation financières
- Ressources humaines
- Normes IPSAS
- Santé au travail
- Sécurité et sûreté du personnel.
