L’OIM recrute pour ce poste (27 Octobre 2023)

Sous la supervision générale du chef du sous-bureau et la supervision directe du responsable de la gestion des ressources (RMO) à Lagos, et en étroite coordination avec les autres unités concernées, le candidat retenu sera responsable des activités d’approvisionnement et de logistique du Sous-bureau de Lagos. Les activités d’approvisionnement et de chaîne d’approvisionnement de l’OIM sont guidées par les principes généraux suivants : Meilleur rapport qualité-prix ; Responsabilité, intégrité et transparence ; Équité et concurrence efficace ; et dans le meilleur intérêt de l’OIM.

Fonctions/responsabilités principales :

• Gérer et mener les actions globales d’approvisionnement et de logistique au sein du sous-bureau de Lagos, y compris le contrôle des propriétés et des actifs, l’approvisionnement et les accords contractuels pour les services et la maintenance.
• Assumer la responsabilité de tous les aspects de planification, de mise en œuvre et de suivi liés aux besoins en matière d’approvisionnement et de logistique au sous-bureau de Lagos.
• Assurer la liaison avec le RMO, les gestionnaires de programme et le chef du sous-bureau concernant toutes les exigences en matière d’approvisionnement, de logistique et de service, afin de consolider les exigences globales en matière d’approvisionnement (ou de service) et d’optimiser le pouvoir d’achat ; proposer et mettre en œuvre des ajustements stratégiques visant à accroître l’efficacité et la précision de toutes les procédures d’approvisionnement et de logistique.
• Analyser les demandes d’achat, identifier les prestataires de services et évaluer les informations concernant les performances des fournisseurs en matière de qualité, de prix et de livraison des marchandises, dans le meilleur intérêt de l’Organisation.
• Aider les gestionnaires de programme à préparer les documents d’appel d’offres pour l’appel d’offres de projets et à émettre des appels de propositions, superviser les processus d’appel d’offres, solliciter des offres, des devis et des documents d’appel d’offres, évaluer et sélectionner les fournisseurs et confirmer les conditions de paiement. Soutenir toutes les transactions d’approvisionnement et les analyser pour vérifier leur conformité aux exigences spécifiées.
• Faire le suivi de l’état des bons de commande et tenir les gestionnaires de programme au courant du délai de livraison estimé ou de tout changement pouvant affecter ou modifier les conditions de livraison prédéterminées ; s’assurer que toutes les marchandises attendues sont reçues conformément aux spécifications du bon de commande et que toutes les marchandises sont en bon état.
• Créer et maintenir la base de données sur l’accréditation et le statut d’évaluation des fournisseurs, des entrepreneurs afin de garantir un pool de prestataires de services fiables pour répondre aux besoins du bureau de pays.
• Établir et surveiller un système de suivi des demandes d’achat émises dans les sous-bureaux ; organiser et maintenir des systèmes de classement appropriés.
• Entreprendre un inventaire physique des actifs dans les sous-bureaux et le mettre à jour périodiquement ; mettre en œuvre des systèmes efficaces de gestion des actifs ; veiller à ce qu’un registre approprié soit tenu sur la cession des actifs.
• Diriger et superviser les pratiques de gestion des entrepôts, afin de garantir qu’il n’y a pas de surstockage ou de perte injustifiée.
• Gérer et superviser l’entretien et la réparation globaux des installations de bureau, y compris l’entretien préventif. Établir des accords de maintenance avec des prestataires de services compétents lorsque cela est faisable et jugé rentable.
• Aider à la coordination des contrôles des véhicules, à la supervision des chauffeurs et à la gestion des mouvements du personnel.
• Assurer le bon fonctionnement de la flotte et le transport du personnel de l’OIM en mission officielle ; surveiller l’exactitude des enregistrements en fonction du journal de bord du véhicule, des enregistrements d’entretien/de maintenance et des consommations de carburant.
• Superviser et former le personnel dédié aux tâches et responsabilités ci-dessus.
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Qualifications et expérience requises :

Éducation

• Maîtrise en administration des affaires, gestion, logistique, approvisionnement ou dans un domaine connexe d’un établissement universitaire accrédité avec deux années d’expérience professionnelle pertinente ; ou,
• Diplôme universitaire dans les domaines ci-dessus avec quatre années d’expérience professionnelle pertinente.
• Une certification en gestion des achats, de la logistique ou de la chaîne d’approvisionnement est un avantage.

Expérience

• Expérience dans la gestion de diverses opérations d’approvisionnement et de logistique ;
• Expérience démontrée dans la formation et la supervision d’équipes de collègues, dans la gestion de vendeurs et de fournisseurs ;
• Expérience avec des organisations humanitaires internationales, des organisations non gouvernementales dans un contexte multiculturel ; et,
• Connaissance approfondie des règles internes de passation des marchés et des règles financières de l’OIM, ainsi que des éléments PRISM de l’OIM tels qu’ils s’appliquent aux achats et à la logistique.

Compétences

• Connaissance approfondie des règles internes de passation des marchés et de finances de l’OIM/ONU, ainsi que du système et des processus de l’OIM applicables aux achats et à la logistique ;
• Un excellent niveau de connaissances en informatique et une bonne connaissance de SAP constituent un avantage ;
• Capacité démontrée à bien travailler sous pression et à respecter les délais ;
• Excellentes compétences en communication et en négociation ; et,
• Capacité à écrire et à parler de manière claire et concise en anglais.