Fondée en 1951, l’OIM est la principale agence des Nations Unies dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’engage à promouvoir une migration humaine et ordonnée dans l’intérêt de tous. Pour ce faire, elle fournit des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Contexte
Sous la direction générale du Responsable principal de la gestion des ressources (SRMO) et la supervision directe du Responsable de la chaîne d’approvisionnement, le titulaire sera responsable de la fourniture d’un soutien technique et opérationnel à la fonction de chaîne d’approvisionnement de l’OIM au Ghana, conformément aux règlements et procédures de l’Organisation.
Responsabilités
- Surveiller le travail des assistants aux achats et à la logistique en adhérant aux politiques et procédures de l’OIM et à toutes les tâches et activités liées à la gestion de la chaîne d’approvisionnement, à la planification et à la livraison en temps voulu des biens et services conformément aux besoins du programme de la mission.
- Examiner les demandes d’approvisionnement et de logistique, évaluer les prestataires de services et évaluer les informations concernant les performances des fournisseurs en termes de qualité, de prix et de livraison rapide des biens/services conformément à la politique de l’OIM.
- Évaluer les fournisseurs existants, recommander des ressources d’approvisionnement alternatives et établir des accords à long terme pour les besoins d’approvisionnement récurrents, effectuer des études de marché pour se tenir au courant des tendances et des développements du marché local.
- Procéder à un examen mensuel des rapports d’approvisionnement, enquêter sur les erreurs et les retards, le cas échéant, et assurer le suivi des actions du personnel concerné pour clôturer les éléments en attente.
- Vérifier et réviser les devis, analyser les offres ; analyser les offres en vérifiant qu’elles répondent aux exigences spécifiées ; soutenir l’évaluation et la sélection des fournisseurs et confirmer les conditions de paiement ; examiner les bons de commande tout en surveillant la réception de l’autorisation conformément à la matrice de délégation d’autorité (DOA) du CO.
- Fournir des conseils techniques à la direction du programme pour la préparation et la publication des « Appels à propositions » et des documents d’appel d’offres pour les processus d’appel d’offres des programmes/projets. Faciliter les processus d’appel d’offres pour promouvoir l’équité, la transparence et le respect des règles et réglementations en vigueur en matière de passation de marchés.
- Examiner l’inventaire physique, trimestriel et annuel des actifs dans tous les bureaux, tel que coordonné par le contrôleur des actifs, et, en fonction des résultats de l’inventaire, aider le responsable de la gestion des ressources à fournir la recommandation et les mesures appropriées.
- Fournir des suggestions et des conseils techniques pour améliorer les mécanismes de contrôle interne du processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement afin de protéger les actifs de l’Organisation et de prévenir la fraude tout en garantissant que les procédures administratives spécifiques à chaque pays sont en place et suivies conformément aux règles et réglementations de l’Organisation.
- Fournir une formation et des conseils techniques au personnel du SCM [NC1] et aux autres membres du personnel concernés du CO, en ce qui concerne les politiques, règles et réglementations connexes.
- Participer et s’engager activement dans les réunions et forums interinstitutions des Nations Unies liés à la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Collaborer au partage des ressources pour atteindre des objectifs communs et mettre en œuvre les initiatives mondiales des Nations Unies.
- Accomplir toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
Qualifications
Éducation
- Maîtrise en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en logistique, en gestion des opérations, en ingénierie ou dans un domaine connexe d’un établissement universitaire accrédité ; ou
- Diplôme universitaire dans les domaines ci-dessus avec deux années d’expérience professionnelle pertinente
Les universités accréditées sont celles répertoriées dans la base de données mondiale de l’enseignement supérieur de l’UNESCO.
Expérience
- Expérience en approvisionnement et gestion des contrats, gestion des actifs, gestion des fournisseurs, procédures administratives, financières et de contrôle interne.
- Expérience dans les systèmes comptables informatisés, notamment SAP/FIORI/SAP, utilisation de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance des tableurs et de l’analyse de données ;
- Expérience de supervision de l’élaboration et de la mise en œuvre de procédures de contrôle administratif.
- Solides compétences d’analyse, de planification et de gestion du personnel.
- Capacité à préparer des rapports clairs et concis.
- Excellentes compétences en communication.
- Engagement personnel, efficacité, flexibilité, volonté de résultats, respect de la diversité, pensée créative.
- Capacité à superviser le personnel et à coordonner les activités, à diriger et à encadrer des individus et à travailler efficacement et harmonieusement avec des collègues de cultures et d’horizons professionnels variés.
- Une expérience professionnelle antérieure avec des organisations humanitaires internationales, des institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un environnement multiculturel est un avantage.
Compétences
- Connaissance approfondie des règles internes d’approvisionnement et de finances de l’OIM/ONU, ainsi que du système et des processus de l’OIM tels qu’ils s’appliquent aux achats et à la logistique ; et ,
- Un excellent niveau de maîtrise de l’informatique et une bonne connaissance de WAVE sont un avantage.
Langues
- Les langues officielles de l’OIM sont l’anglais, le français et l’espagnol. Tous les membres du personnel doivent parler couramment l’une de ces trois langues.
Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais est requise (oral et écrit).
Compétences requises
Le cadre de compétences de l’OIM est disponible sur ce lien. Les compétences seront évaluées lors du processus de sélection.
Valeurs – tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces trois valeurs :
- Inclusion et respect de la diversité : Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles. Encourager la diversité et l’inclusion.
- Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et aux normes de conduite de l’organisation.
- Professionnalisme : Démontre sa capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.
- Courage : Démontre la volonté de prendre position sur des questions importantes.
- Empathie : fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.
Compétences de base – indicateurs comportementaux (Niveau 2)
- Travail d’équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein et entre les unités pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
- Fournir des résultats : Produit et fournit des résultats de qualité dans un souci de service et dans les délais. Est orienté vers l’action et déterminé à atteindre les résultats convenus.
- Gérer et partager les connaissances : Chercher continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.
- Responsabilité : Prend la responsabilité de la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
- Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.
Compétences managériales – indicateurs comportementaux (Niveau 2) (applicable uniquement si le poste est sous la responsabilité directe)
- Leadership : donne une orientation claire, montre l’exemple et démontre sa capacité à concrétiser la vision de l’organisation. Aide les autres à réaliser et à développer leur leadership et leur potentiel professionnel.
- Donner du pouvoir aux autres : crée un environnement propice dans lequel le personnel peut donner le meilleur de lui-même et développer son potentiel.
- Bâtir la confiance : Favorise les valeurs partagées et crée une atmosphère de confiance et d’honnêteté.
- Réflexion et vision stratégiques : Travaille de manière stratégique pour réaliser les objectifs de l’Organisation et communique une orientation stratégique claire.
- Humilité : Diriger avec humilité et faire preuve d’ouverture d’esprit pour reconnaître ses propres défauts.
