L’OIM recrute pour ce poste (12 mars 2025)

Créée en 1951, l’OIM est l’organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’active dans la promotion d’une migration humaine et ordonnée au profit de tous, en fournissant des services et des conseils aux Gouvernements et aux migrants.

Pour mener à bien ses activités, l’OIM recrute un(e) Assistant(e) des Ressources Humaines et Administratif(ve) basé(e) à Abidjan.

Sous la supervision générale de la Chargée des Ressources (RMO) et la supervision directe de l’Assistant Senior des Ressources Humaines, le(la) titulaire du poste devra, selon les règles et procédures de l’OIM, appuyer l’unité des Ressources Humaines et dans les tâches administratives liées au Chef de Mission.

RESPONSABILITES ET ATTRIBUTIONS 

1. Soutenir les processus de recrutement en coordonnant la publication de différents postes (l’avis de vacance de poste ou de l’avis de vacance de poste spécial) ;
2. Participer au tri des candidatures (longlist) en préparant les entrevues et les tests, la documentation et le matériel requis, en envoyant des communications aux candidats, en communiquant avec les employeurs précédents pour la vérification des références ;
3. Préparer les documents d’entrée en service (EOD), la collecte des documents justificatifs, la coordination des examens médicaux EOD, attestations de travail, des certificats de fin de service, des lettres, et appuyer dans la soumission des documents en temps opportun, etc ;
4. Remplir le(s) rôle(s) assigné(s) au sein de WAVE RH en accordant une attention particulière à la cohérence et à l’exactitude des données;
5. Appuyer les processus de séparation, de classification, de reclassement et de promotion en rassemblant les documents nécessaires, en remplissant des formulaires, en effectuant des calculs de base pour les SCS ;
6. Appuyer dans la mise à jour des systèmes d’archivage électroniques et physiques de l’unité, y compris les dossiers du personnel avec tous les documents justificatifs, les dossiers de recrutement, les politiques, les règlements, les lignes directrices et les manuels des ressources humaines, etc ;
7. Appuyer dans l’organisation d’activités de formation, faire le suivi pour les formations obligatoires (PSEA, BSAFE, Ethics and Conduct at IOM, IOM Data Protection Principles, I Know Gender Modules 1-2-3, I Know Gender Module 16: Gender Equality and Migration, Information Security Awareness);
8. Organiser les rendez-vous du Chef de Mission, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux demandes d’informations courantes ;
9. Appuyer le staff international dans l’obtention et le renouvellement des VISA d’entrée et des cartes spéciales.
10. Fournir un soutien administratif et bureautique pour les réunions, comités, conférences ; puis examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier entrant et sortant; assurer le suivi des actions en attente ;
11. Accomplir toutes autres tâches qui pourraient lui être assignées.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES

Education

Expérience

Habiletés

Langues

• Pour ce poste, la maîtrise orale et écrite du Français est requise.
• Une bonne connaissance orale et écrite de l’Anglais est un avantage.

COMPETENCES REQUISES

VALEURS – Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces valeurs:

• Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion.
• Intégrité et transparence : Respecte des normes éthiques élevées et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l’Organisation.
• Professionnalisme : Est apte à travailler avec sang-froid, compétence et dévouement, et gère les problèmes quotidiens en faisant preuve du discernement requis.
• Courage : Est prêt(e) à prendre position sur des questions importantes.
• Empathie : Fait preuve de compassion à l’égard d’autrui et fait en sorte que les autres se sentent en sécurité et respectés et aient le sentiment d’être traités de manière équitable.

COMPETENCES DE BASE – Indicateurs comportementaux – Level 1

• Travail d’Equipe : Met en place et promeut une bonne collaboration au sein de son unité et avec d’autres unités afin d’atteindre les objectifs communs et d’optimiser les résultats.
• Obtention de résultats : Produit et obtient de bons résultats rapidement et d’une manière axée sur les services ; privilégie l’action et fait preuve de détermination en vue d’obtenir les résultats convenus.
• Gestion et partage de connaissances : Cherche en permanence à apprendre, à partager des connaissances et à innover.
• Responsabilité : S’approprie les priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actes et des tâches qui lui sont déléguées.
• Communication : Encourage, et contribue à, une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière instructive, stimulante et motivante.