Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et, en tant que principale agence des Nations Unies dans le domaine de la migration, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM a pour mission de promouvoir une migration humaine et ordonnée dans l’intérêt de tous. Pour ce faire, elle fournit des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Contexte:
Sous la supervision générale du Resources Management Officer (RMO) au Ghana et la supervision directe du (de la) Responsable de la Chaîne d’Approvisionnement, le/la titulaire du poste sera chargé (e) d’organiser les activités d’achats, y compris l’obtention de cotation, les appels d’offres, l’achat et la livraison de fournitures et de matériel de bureau et d’équipement, et de fournir un soutien logistique et administratif aux projets, ainsi que de préparer les demandes de paiement, les rapports et l’encodage.
Fonctions principales / Responsabilités:
1. Recevoir toutes les demandes d’achats et d’approvisionnements et s’assurer qu’elles sont toutes approuvées avant de procéder à l’achat en utilisant la matrice d’autorisation de l’OIM applicable au Bureau.
2. Traiter les demandes d’achat (PR), les demandes de devis (RFQ) avec le(s) fournisseur(s), préparer les résumés d’analyse des offres (BAS) puis la préparation finale du bon de commande (PO) via le système PRISM en utilisant le module de gestion du matériel (MM). S’assurer que les bons de commande sont remis aux fournisseurs et aux vendeurs et que leur signature est obtenue.
3. S’assurer que tous les achats sont effectués conformément aux règles de l’OIM en matière de passation de marchés et mettre en œuvre des mécanismes appropriés pour éviter la fraude et assurer la transparence en complément des règles et règlements de l’OIM en matière de passation de marchés.
4. Fournir une liste de contrôle mensuelle sur les engagements ouverts et assurer le suivi avec les collègues concernés pour garantir la fermeture en temps voulu de tous les PR et PO dans le système PRISM.
5. Gérer des services d’achat rentables dans le domaine des contrats et des accords à long terme (LTA) en soutien aux opérations de l’OIM Bénin.
6. S’assurer que les actifs (OIM et bénéficiaires) sont créés dans PRISM par le biais de MM avant la passation de marché et acquis et transférés, désactivés une fois le projet terminé.
7. Conseiller les assistants de projet et les managers sur les offres collectées et les meilleurs biens/services à acquérir.
8. Assurer le suivi avec les fournisseurs et veiller à la livraison en temps voulu des fournitures et matériaux demandés et tenir le personnel du projet concerné informé de l’état de la livraison.
9. Coordonner avec l’unité de réception les biens/services à recevoir et obtenir les bons de livraison et les factures satisfaisants de l’unité de réception.
10. Maintenir un système de classement efficace pour tous les documents, rapports et dossiers d’achat, offres, soumissions, etc. et s’assurer qu’il est régulièrement mis à jour.
11. Compiler avec l’aide du NPLO une base de données complète sur les vendeurs, les prestataires de services, les entrepreneurs fiables qui pourraient être utilisés au Bénin et mener des examens semestriels de la performance des fournisseurs, identifier les opportunités de fournisseurs spécialisés et mettre en œuvre des processus d’accréditation des fournisseurs, le cas échéant.
12. Coordonner avec le Département des Finances pour s’assurer qu’avant la commande finale et la livraison de l’équipement/matériel, le code du projet, le code du compte et la ligne budgétaire ont été déterminés.
13. Tenir un registre des fournitures de bureau et effectuer des inventaires périodiques pour s’assurer que la papeterie et les produits de nettoyage sont réapprovisionnés en temps voulu.
14. Fournir une assistance logistique aux projets, y compris, mais sans s’y limiter, en identifiant les lieux appropriés pour les formations/ateliers, en aidant les assistants de programme à préparer et à compiler le matériel de formation, etc.
15. Préparer les contrats de service selon les besoins et s’assurer que le département LEG de Genève a examiné et approuvé les accords/contrats avant leur signature.
16. Assurer la liaison avec les fournisseurs et les fabricants pour la réparation et la garantie des équipements endommagés.
17. Coordonner les tâches du chauffeur.
18. Planifier, organiser et coordonner les besoins en transport du bureau d’appui du Bénin et assurer une allocation efficace et efficiente des véhicules de l’OIM et des transports loués.
19. Entreprendre d’autres tâches qui peuvent être assignées de temps en temps et qui sont proportionnelles au poste.
Qualifications et expérience requises
Education
• Diplôme universitaire, de préférence dans le domaine de la gestion des achats et de l’approvisionnement, de la logistique ou de l’administration des affaires, avec au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans l’approvisionnement et la logistique, de préférence au sein d’une organisation non gouvernementale ou des agences des Nations unies ; ou,
• Diplôme d’études secondaires avec cinq (5) ans d’expérience professionnelle.
Expérience
• Compréhension approfondie des politiques, règles et règlements de l’OIM en matière d’achats et de logistique.
• Excellentes aptitudes à la communication et à la négociation.
• Capacité démontrée à maintenir l’intégrité dans l’exercice des responsabilités assignées.
• Capacité à prêter une attention particulière aux détails, à prendre des initiatives et à travailler avec un minimum de supervision.
• Connaissance de l’utilisation du matériel de bureau et excellente connaissance de Microsoft Windows. Une expérience préalable de l’utilisation de SAP constitue un avantage supplémentaire.
Langages
Une très bonne maitrise du français et de l’anglais est requise.
Compétences requises
Valeurs :
• Inclusion et respect de la diversité : respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles ; encourager la diversité et l’inclusion dans la mesure du possible.
• Intégrité et transparence : maintenir les normes éthiques élevées et agir d’une manière conforme aux principes / règles et normes de conduite de l’organisation.
• Professionnalisme : démontrer sa capacité à travailler de manière composée, compétente et engagée et faire preuve d’un jugement prudent pour relever les défis quotidiens.
Compétences de base – indicateurs comportementaux niveau 1
• Travail en équipe : développer et encourager une collaboration efficace au sein et entre les départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats.
• Fournir des résultats : produire et fournir des résultats de qualité rapidement ; agit pour et s’engage à atteindre les résultats convenus.
• Gestion et partage du savoir : chercher continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.
• Responsabilité : s’approprier la réalisation des priorités de l’Organisation, et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.
• Communication : encourager et contribuer à une communication claire et ouverte ; expliquer des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.
Autre:
Toute offre faite au candidat en relation avec le présent avis de vacance est soumise à la confirmation du financement.
La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination et à la vérification de la résidence, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.
Seuls les candidats résidant dans le pays du lieu d’affectation ou dans un pays voisin situé à proximité du lieu d’affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, une condition préalable à l’entrée en fonction est la résidence légale dans le pays du lieu d’affectation, ou dans le pays voisin situé à une distance de navette, et le permis de travail, le cas échéant.
Comment postuler :
Les candidat(e)s intéressé(e)s par cet avis de vacance sont prié(e)s d’envoyer leur CV et leur lettre de motivation à l’adresse électronique : [email protected] en indiquant dans l’objet du courriel le titre : « Recrutement pour le poste d’Assistant (e) Achats et Logistique (G5) » au plus tard le 25 avril 2022 à 17h30.
Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.
Période de publication : Du 12.04.2022 au 25.04.2022
Pas de frais :
L’OIM n’exige aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement (candidature, entretien, traitement, formation ou autre). L’OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.
