L’Office des Nations unies contre les drogues et le crime est un organe du Secrétariat des Nations unies dont le siège est à l’Office des Nations unies de Vienne en Autriche.
Contexte
Sous la supervision générale du représentant régional de l’ONUDC et la supervision directe du chef des opérations, l’assistant aux ressources humaines (RH) sera responsable d’une gamme complète d’activités liées à l’administration du personnel ainsi qu’au recrutement et à la nomination du personnel local conformément au règlement et au statut du personnel du PNUD/ONUDC.
Fonctions et responsabilités
L’assistant RH fournit des services RH en garantissant la qualité, la précision et la cohérence du travail. L’assistant RH encourage une approche orientée vers le client et conforme aux règles et règlements de l’unité.
Résumé des fonctions clés :
Mise en œuvre de stratégies RH
Mise en œuvre des services RH
Soutien au développement et au partage des connaissances
Plus précisément, le titulaire du poste aura les responsabilités suivantes :
1. Assurer la mise en œuvre des stratégies RH en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
Conformité totale des processus et dossiers RH avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD/UNODC.
Contribuer à la cartographie des processus d’affaires du bureau régional de CO et à l’élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard (SOP) internes en matière de gestion des RH, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.
2. Mettre en œuvre les services RH en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
Obtenir des informations générales et des termes de référence (TDR) auprès des coordinateurs de projet ou des chefs de section en relation avec le poste vacant à pourvoir et préparer la documentation administrative nécessaire (description du poste, demande d’annonce ou de publication de la vacance, etc.)
Créer des offres d’emploi pour le personnel international d’INSPIRA et coordonner le processus de recrutement en étroite collaboration avec le siège de l’UNODC
-Aider à la présélection des candidats en fonction des critères de sélection et à la préparation des tableaux d’évaluation finale. Préparer les procès-verbaux et les rapports (Process Verbale) relatifs aux recommandations du comité de sélection. Maintenir des enregistrements électroniques et des fichiers papier de cette documentation à des fins d’audit du projet.
-Aider à la préparation des lettres de contrat pour le personnel local et les consultants et s’assurer de leur soumission en temps voulu au PNUD pour approbation.
-Contrôler et maintenir le module FOSI (Platform Staff Information) du Field Office Human Resources Management (FOHRM) et s’assurer que les données relatives au personnel sont à jour.
-Suivre le statut contractuel du personnel du projet et donner des conseils sur les mesures à prendre en temps voulu pour la prolongation ou le renouvellement du contrat.
-Maintenir une liste séparée du personnel qui pourrait être utilisée comme un outil de suivi par rapport aux informations contenues dans FOHRM ainsi que pour améliorer la décision de gestion sur la planification des ressources humaines.
-Aider l’unité financière à clarifier et à réconcilier les EOIV mensuels de la paie du PNUD avec les informations contenues dans FOHRM ou les contrats du personnel.
-Organiser des programmes ou des réunions d’orientation et d’initiation pour le personnel nouvellement recruté (local et international) concernant le fonctionnement de l’organisation, la localisation de l’équipe de sécurité et de sûreté (UNDSS), la cantine, la recherche d’un logement dans le cas du personnel international, etc.
-Veiller à ce que le personnel nouveau et existant soit informé des nouvelles règles et réglementations en matière de RH, tant au siège qu’au PNUD.
-Préparer la documentation d’une grande variété d’actions du personnel (séparation, promotion, prolongation de contrat, augmentation de salaire, etc.) et s’assurer du bon classement des dossiers du personnel par le projet et le personnel individuel.
-Examiner les rapports d’évaluation des performances pour s’assurer qu’ils sont corrects et que les procédures appropriées sont suivies.
-Assurer un système de présence du personnel approprié et efficace et être le point de contact pour toutes les demandes de congé.
-Tenir un fichier de tendances du personnel sur une base mensuelle/annuelle qui pourrait être utilisé pour suivre les mouvements du personnel sur une période spécifique.
-Tenir un registre des formations entreprises au cours de l’année et, en consultation avec le chef des opérations, effectuer une analyse périodique des besoins en formation.
-Assurer la liaison entre le PNUD/Siège et ROSEN en ce qui concerne l’administration du personnel.
-Conduire des entretiens de départ pour les membres du personnel qui quittent l’organisation et les assister dans les formalités d’autorisation et de séparation.
3. Soutenir le renforcement et le partage des connaissances en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
-Participation aux formations sur les RH destinées au personnel des opérations/projets.
-Contribution aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Effectuer toute tâche supplémentaire assignée par le superviseur.
Compétences
COMPÉTENCES FONCTIONNELLES :
Établir des partenariats stratégiques
Niveau 1.1 : Tenir à jour l’information et les bases de données
Analyse les informations générales et sélectionne les documents à l’appui des initiatives de création de partenariats.
Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances
Niveau 1.1 : Recherche et analyse de base
Recherche les meilleures pratiques et pose de nouvelles façons plus efficaces de faire les choses.
Connaissance du travail/expertise technique
Niveau 1.1 : Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures
Comprend les principaux processus et méthodes de travail relatifs au poste.
Possède une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les applique de façon cohérente dans les tâches de travail
S’efforce de maintenir à jour ses connaissances professionnelles par des études autodirigées et d’autres moyens d’apprentissage.
Démontre une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans les tâches de travail
Promouvoir le changement et le développement organisationnels
Niveau 1.1 : Présentation d’informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel
Démontre sa capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions
Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion
Niveau 1.1 : Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion
Utilise des informations/bases de données/autres systèmes de gestion
Orientation client
Niveau 1.1 : Entretient des relations efficaces avec les clients
Rend compte aux clients internes et externes en temps voulu et de manière appropriée
Organise et priorise le calendrier de travail pour répondre aux besoins des clients et respecter les délais.
Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats
Niveau 1.1 : Recueillir et diffuser l’information
Recueille et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de responsabilité et de systèmes de gestion axés sur les résultats.
COMPÉTENCES ESSENTIELLES :
-Excellente communication et compétences interpersonnelles.
-Aptitude à travailler en équipe.
-Bonnes compétences en matière de service à la clientèle.
-Capacité à travailler avec des personnes de différentes nationalités, cultures, etc.
-Bonnes capacités d’analyse, d’organisation et de rédaction.
-Capacité à travailler avec un minimum de supervision.
Compétences et expérience requises
Formation :
-Enseignement secondaire avec certification spécialisée en RH ou complétée par une formation en personnel ou en administration générale.
-Un diplôme universitaire en administration publique, finances, économie, sociologie et sciences politiques est souhaitable mais non requis.
Expérience :
-Minimum de cinq ans d’expérience dans l’administration des ressources humaines dans un environnement multiculturel de toute autre grande organisation disposant de systèmes, de politiques et de procédures de RH établis.
-Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le web.
Langues :
La maîtrise de l’anglais et du français est requise
