Les Nations Unies sont une organisation internationale fondée en 1945. Elle compte actuellement 193 États membres. La mission et le travail des Nations Unies sont guidés par les buts et principes contenus dans sa Charte fondatrice. Photo ONU Siège des Nations Unies à New York. D Grâce aux pouvoirs conférés par sa Charte et à son caractère international unique, les Nations Unies peuvent agir sur les problèmes auxquels l’humanité est confrontée au 21e siècle, tels que la paix et la sécurité, le changement climatique, le développement durable, les droits de l’homme, le désarmement, le terrorisme, l’aide humanitaire. et les urgences sanitaires, l’égalité des sexes, la gouvernance, la production alimentaire, etc.
POSTE 1 : Assistant.e Achats
Ce poste est à pourvoir au Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROSEN), Division des opérations (DO), Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC), avec lieu d’affectation à Dakar, Sénégal. L’assistant aux achats travaillera sous la direction générale du représentant régional de ROSEN et la supervision directe du responsable des opérations de ROSEN et du responsable des achats. Pour plus d’informations sur l’ONUDC, veuillez visiter notre site Web : www.unodc.org
Responsabilités
Dans le cadre de l’autorité qui lui est assignée, l’assistant aux achats sera responsable des tâches spécifiques suivantes :
• Examiner, enregistrer et prioriser les demandes d’achat et obtenir des informations/documentations supplémentaires si nécessaire ; fournir une assistance aux demandeurs dans la préparation de la portée des travaux et des spécifications des biens et services ; proposer des substitutions de produits conformes aux exigences pour réaliser des économies ; déterminer la disponibilité des sources de financement.
• Identifier et recommander des sources d’approvisionnement ; interroger les fournisseurs potentiels en s’assurant que tous les fournisseurs potentiels sont enregistrés auprès de l’UNGM et synchronisés dans UMOJA.
• Produire un document d’appel d’offres (par exemple, des appels d’offres, des demandes de propositions et des demandes de devis) en fonction de la nature des exigences et du coût de l’approvisionnement concerné.
• Préparer des résumés d’offres et compiler les données contenues dans les devis, les propositions et les offres pour déterminer quel fournisseur peut livrer les biens/services requis aux meilleures conditions et aux coûts les plus bas possibles en tenant dûment compte de la qualité, du délai de livraison, du paiement rapide et d’autres remises, du transport. coûts, etc.
• Entrer dans la négociation des termes et conditions des commandes sous la direction des responsables des achats ; obtenir du crédit et d’autres informations sur les fournisseurs proposés.
• Finaliser les bons de commande et les contrats pour approbation par la délégation de pouvoir en matière d’approvisionnement ; peut autoriser les achats conformément au pouvoir de signature délégué et, si nécessaire, préparer la soumission au Comité des contrats pour examen et approbation ultérieure par le fonctionnaire autorisé.
• Résoudre les problèmes liés aux marchandises livrées, y compris les écarts entre les bons de commande et les articles/quantités expédiées ou reçues ; préparer et signer les formulaires de retour au fournisseur pour les marchandises inacceptables et/ou endommagées reçues.
• Maintenir des bases de données et des fichiers internes pertinents ; garder une trace des accords contractuels, des contrats de mise à disposition directe, etc. et informer les utilisateurs concernés des droits et obligations contractuels.
• Rechercher, récupérer et présenter des informations provenant d’une variété de sources internes et externes sur les sources d’approvisionnement, les fournisseurs par produit, etc., ainsi qu’obtenir les spécifications des nouveaux produits et équipements sur le marché.
• Rédiger une variété de correspondance.
• Superviser, attribuer et examiner le travail du personnel plus junior.
• Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aider aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information tel que des pages Web ou des brochures.
• Effectuer d’autres tâches liées au travail assignées.
Compétences
• Professionnalisme : Connaître les politiques, processus et procédures d’approvisionnement en général et, en particulier, ceux liés à l’achat de fournitures et de services. Possède une connaissance des règles et réglementations financières et est capable de rechercher et de rassembler des informations à partir de diverses sources standard et de faire preuve de bon jugement dans le contexte des missions confiées. Possède la capacité d’effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données à l’appui de la prise de décision. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
• Travail d’équipe : travaille en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
• Planification et organisation : développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis. Un diplôme de niveau 4 du Chartered Institute of Purchasing and Supplies (CIPS) (ou équivalent) est requis.
Emploi – Qualification spécifique
Un diplôme de niveau 4 du Chartered Institute of Purchasing and Supplies (CIPS) (ou équivalent) est requis.
Expérience professionnelle
Un minimum de sept années d’expérience dans les domaines des achats, des services administratifs ou dans un domaine connexe est requis. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à cinq pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier niveau ou supérieur. Au moins deux (2) années d’expérience professionnelle dans l’acquisition de biens et de services complexes et de grande valeur provenant de sources mondiales et pour des clients diversifiés dans plusieurs pays sont requis. Une expérience professionnelle avec des applications informatiques avancées (MS Word, Excel, Powerpoint, Internet, Email, etc.) est requise. Une expérience professionnelle avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) est requise. Une expérience professionnelle avec SAP/Umoja est souhaitable. Une expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage. REMARQUE : « La maîtrise équivaut à une note « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre).
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation et un entretien basé sur les compétences.
POSTE 2 : Adjoint aux finances (2 postes) (temporaire)
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