L’Office des Nations unies contre les drogues et le crime est un organe du Secrétariat des Nations unies dont le siège est à l’Office des Nations unies de Vienne en Autriche.
Poste 1 : National Programme Officer
Background
The Regional Office for West and Central Africa (ROSEN) of the United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC) is tasked with assisting Governments in its region with building capacity in the areas of drug control, crime prevention and criminal justice. Activities are implemented through regional and thematic programmatic frameworks.
This position is located in Dakar, Senegal. The incumbent will work under the direct supervision of the Crime Prevention and Criminal Justice Officer heading the Trafficking in Persons and Smuggling of Migrants Unit, located at the UNODC Regional Office for West and Central Africa in Dakar, Senegal, and the overall guidance of the Senior Law Enforcement Advisor (Head, Organized Crime, Illicit Trafficking and Terrorism Section, ROSEN).
Duties and Responsibilities
Results expected
Provides well-researched and sound analysis and advice on crime prevention and criminal justice related developments, in the specific area of smuggling of migrants, with special focus on law enforcement and prosecution/criminal justice;
Delivers outputs in a timely manner;
Effectively implements and supports programme activities implemented in The Gambia;
Effectively disseminates best practices and methodologies;
Organizes and participates in field missions.
Delivers effective substantive and technical assistance in the organization and delivery of legislative assistance and training for crime prevention and criminal justice administrators;
Liaises effectively and in a timely manner and interacts with colleagues and concerned parties internally and externally.
Within assigned authority, the National Project Officer will assist in the implementation of the project “Strengthening the capacities of West African states to develop a human rights-based response to smuggling of migrants and to effectively respond to human rights violations related to irregular migration” – PROMIS project.
In particular the incumbent will be responsible for the following specific duties:
Promotes the work of UNODC against trafficking in persons and smuggling of migrants in West and Central Africa within the overall framework of the Protocol to Prevent, Suppress and Punish Trafficking in Persons, Especially Women and Children and the Protocol against the Smuggling of Migrants by Land, Sea and Air, both supplementing the United Nations Convention against Transnational Organized Crime;
Supports the implementation of UNODC’s Regional Strategy against Trafficking in Persons and Smuggling of Migrants in West and Central Africa, and make substantive efforts to mobilize resources based on the strategy and collaboration with relevant partners;
Functions as the main focal point for all actions implemented in Senegal under the PROMIS project on trafficking in persons and smuggling of migrants. Participates in the development, implementation and evaluation of the PROMIS project at large, and of the activities in Senegal specifically; monitor and analyse project development; identifies problems and issues to be addressed and propose corrective actions. Liaises with relevant parties, including national counterparts, civil society and other international/regional organizations; identifies and tracks follow-up actions on trafficking in persons and smuggling of migrants.
Performs consulting assignments, in collaboration with the national counterparts, by planning and facilitating workshops, and assists in developing the action plan together with the relevant national counterpart.
Provides technical expertise and logistical support to design and implement the project activities in Senegal in consultation with national counterparts, including the collection and compilation of relevant background data and information and logistical organization of activities foreseen as part of the project.
Researches, analyses and presents information gathered from diverse sources on trafficking in persons and smuggling of migrants in Senegal (desk research and assessment missions).
Assists in policy development, including the review and analysis of issues and trends on trafficking in persons and smuggling of migrants in Senegal, preparation of impact evaluation or equivalent studies, etc.
Prepares various written outputs, e.g. draft background papers, analysis, sections of reports and studies, inputs to publications, webstories, etc.
Provides substantive support to consultative and other meetings, conferences, etc. in Senegal, including proposing agenda topics, identifying participants, preparation of documents and presentations, etc.
Designs, prepares and/or facilitates standardized training materials, as an ongoing task; contribute to updating, by reviewing and revising, relevant UNODC training and capacity-building tools; promote their use and application by respective target groups; compile information on best practices in the response to smuggling of migrants.
Undertakes outreach activities; conducts training workshops, seminars, etc.; makes presentations on trafficking in persons and smuggling of migrants.
Participates in or lead field missions, including provision of guidance to external consultants, government officials and other parties and drafting mission summaries, etc.
Contributes to activities related to project management (submission of progress reports, financial statements, etc.) and prepare related documents (workplan, activity budgets, etc.).
Represents UNODC in meetings of the United Nations Migration Network and other processes as required.
Assists with other UNODC led activities in Senegal and support the expansion of UNODC ROSEN portfolio in the Senegal, for example, by arranging assistance delivery and procurement in line with UN rules and regulations.
Performs other duties as required
Work implies frequent interactions with the following:
Counterparts, officers and technical staff in relevant Secretariat units and UN funds, programmes and other UN specialized agencies; senior level officers in national governments, international organizations, consultants.
Competencies
Core
Innovation :
Analyzes complex technical materials (including data) and makes concise, relevant recommendations
Leadership
Proactively identifies new opportunities and challenges
People Management
Appropriately involves team in different stages of work and decision-making
Communication
Expresses information and views with adaptive reasoning and appreciation for complexity and variation
Delivery
Takes responsibility for addressing critical situations and delivering core value
Technical/Functional
Professionalism
Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise
Teamwork
Implement & Manage: Exercises skills and knowledge independently, demonstrating ability to manage self and team responsibilities, in area of work
Planning and organizing
Implement & Manage: Exercises skills and knowledge independently, demonstrating ability to manage self and team responsibilities, in area of work
Communication
Implement & Manage: Exercises skills and knowledge independently, demonstrating ability to manage self and team responsibilities, in area of work
Client orientation
Implement & Manage: Exercises skills and knowledge independently, demonstrating ability to manage self and team responsibilities, in area of work
Required Skills and Experience
Education
Advanced university degree (Master’s degree or equivalent) in criminal law, criminology, social science, international relations, political science, law, or public administration. A first-level university degree in combination with qualifying experience may be accepted in lieu of the advanced university degree
Experience :
A minimum of five years of relevant professional experience in crime prevention, criminal justice and/or migration issues at national and/or international level is required. Direct experience on smuggling of migrants/ migration or trafficking in persons is desirable. Familiarity with project formulation, implementation and monitoring, and exposure to international development cooperation is highly desirable.
Language Requirements :
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised, fluency in English and French, i.e. oral and written proficiency, is required. Knowledge of another UN official language is an advantage.
Poste 2 : Assistant(e) Administratif(ve) aux Services Généraux
Sous l’autorité du Représentant Régional de l’ONUDC pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre et sous la supervision directe du Chargé des Opérations, l’Assistant(e) Administratif(ve) est chargé(e) de fournir les services généraux administratifs, tout en assurant la qualité et la précision du travail. Il promeut un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux règlements et procédures de la section.
Duties and Responsibilities
L’assistant(e) Administratif(ve) aux services généraux analyse et interprète les règles et lignes directrices concernant, les services généraux, la gestion des actifs et éventail de questions complexes y relatives.
Résumé des fonctions clés:
- Mise en œuvre des stratégies opérationnelles ;
- Appui aux processus de gestion des services généraux ;
- Appui au renforcement des connaissances et le partage des connaissances ;
- Accomplie toute autre tâche supplémentaire confiée par le superviseur.
Assure la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle, avec un accent particulier sur l’atteinte des résultats suivants :
- Le plein respect des règles et procédures des Nations Unies/ONUDC, des politiques et stratégies en matière de gestion des voyages;
- Assurer la mise en œuvre des mesures de réduction des coûts par la négociation avec les agences spécialisées dans les services généraux.
Gestion des services généraux du Bureau Régional avec un accent particulier sur l’atteinte des résultats suivants :
- Prendre toutes les dispositions pour organiser la propreté et la fonctionnalité des locaux ;
- Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et des biens ;
- Participer à la vérification annuelle des actifs ;
- Gérer les outils de communication du bureau (salle de vidéo conférence, WebEx, matériel de vidéo conférence, le système de video surveillance, etc.) ;
- S’assurer de l’achat, mise à jour et état des locaux et des équipements (hors IT) ;
- Gérer le calendrier des réunions et de l’utilisation des salles de réunion ;
Service d’interface entre le bureau et les vendors pour l’enregistrement de ces derniers dans la base de données des fournisseurs sur la plateforme Umoja :
- Préparer les notes verbales pour les demandes d’exonérations de Douanes et de Taxes sur les Valeurs Ajoutées (TVA);
- Gérer le park automobile et s’assurer de la maintenance des véhicules, du renouvellement de leur admission temporaires et des assurances :
- Gérer la gestion du carburant des véhicules et du groupe électrogène ;
- Prendre des dispositions pour l’accueil à l’aéroport de fonctionnaires de haut niveau et appui pour accélérer les procédures douanières et d’immigration, le cas échéant.
Assure la facilitation du développement et du partage des connaissances avec un accent particulier sur l’atteinte des résultats suivants :
- Organisation et participation à des formations sur les voyages en faveur du personnel intéressé ;
- Contributions significatives aux réseaux de connaissances et communautés des pratiques.
Effectuer toute autre tâche demandée par la hiérarchie
Competencies
Competences fonctionnelles
Renforcement des partenariats stratégique
Niveau 1.1: Maintien des informations et des bases de données
- Analyse les variétés d’informations et identifie des domaines clés, en l’appui aux initiatives de renforcement de partenariat.
Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances
Niveau 1.1: Recherche et analyse de base
- Identifie les meilleures pratiques et propose de nouveaux moyens plus efficaces de travailler.
Connaissance du Travail / Expertise Technique
Niveau 1.1: Connaissances fondamentales des processus, méthodes et procédures
Comprend les principaux processus et méthodes de travail liés à la position;
- Avoir des connaissances de base des politiques et procédures organisationnelles liées à la position et les applique de manière consistante dans l’exécution de ses fonctions ;
- S’efforce de maintenir à jour ses connaissances de la fonction, par l’étude et d’autres moyens d’apprentissage ;
- Démontre de très bonnes connaissances des outils informatiques et utilisation des logiciels multimédias ainsi que d’autres applications.
Promouvoir le changement et le développement organisationnel
Niveau 1.1: Présentation des informations sur les meilleures pratiques du changement organisationnel
- Aptitudes à identifier les problèmes et à proposer des solutions.
Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion
Niveau 1.1: Collecte de données et la mise en œuvre de systèmes de gestion
- Utilisation information / bases de données / d’autres systèmes de gestion de l’information.
Orientation client
Niveau 1.1: Entretenir des relations efficaces avec les clients
- Fournit des rapports aux clients internes et externes en temps opportun et approprié;
- Organise et hiérarchise horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients ;
- Répond rapidement aux besoins des clients.
Compétences core :
Planification et organisation : Capacité à établir, planifier et coordonner son propre plan de travail.
Communication : Capacité à écrire de manière claire et concise ; et a bien communiquer oralement en français et en anglais.
Travail en équipe: Bonnes relations interpersonnelles, habilité à développer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes de diverses origines nationale et culturelles.
Required Skills and Experience
Education
- Education Universitaire en Administration (Master) ou équivalent. Une formation spécialisée dans le domaine des achats est un atout.
Experience
- Avoir au moins 5 années d’expérience professionnelle pertinente en assistance administrative ou gestion administrative.
- Une expérience au sein du Système des Nations Unies est considérée comme un atout ;
- Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.).
Langue
- Très bonne maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.
- Compréhension de l’anglais est également requise.
Poste 3 : Assistant(e) Administratif(ve) aux Services Généraux
Sous l’autorité du Directeur Régional de l’ONUDC pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre et sous la supervision directe du Chargé des Opérations, l’Assistant(e) Financier(ère) fournit des services financiers de qualité, veille à l’exactitude et la cohérence des transactions. L’Assistant(e) Financier(ère) favorise une approche axée sur le client conformément aux règles et procédures de l’ONUDC.
Duties and Responsibilities
Tâches et Responsabilités :
L’Assistant(e) Financier(ère) aura pour tâche le suivi de tous les projets de l’ONUDC en Afrique de l’Ouest et du Centre ayant reçus des fonds de la part de donateurs spécifiquement établis. Il/Elle contribuera également aux activités quotidiennes de l’Unité Finances du Bureau Régional.
Résumé des fonctions clés :
- Mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière;
- Support de la Comptabilité et administratif;
- Gestion de la trésorerie des Projets suivis;
- Renforcement et partage des connaissances.
Assure la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière, en veillant à l’atteinte du résultat suivant :
- La conformité des processus financiers et des dossiers financiers aux règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies et de l’ONUDC.
Apporte un appui comptable et administratif aux Projets suivis, en veillant à l’atteinte des résultats suivants :
- Maintenir un système de contrôle des dépenses internes ;
- Exécuter toutes les tâches administratives nécessaires au déboursement des fonds liés aux contributions des donateurs spécifiquement établis ;
- Contrôler et enregistrer toutes les dépenses liées aux projets de l’ONUDC financés par ces donateurs, en veillant à leur correcte attribution selon les termes des accords de financement ;
- Etablir un système d’archivage des documents financiers pour chaque projet suivi ;
- Aider à la préparation de tous les rapports financiers requis par la mise en œuvre des projets suivis ;
- Tenir informer les Coordinateurs de Projets sur l’état de financement et de déboursement des projets suivis;
- Contribuer aux activités quotidiennes de l’Unité Financière de l’ONUDC.
Assure le bon fonctionnement du système de gestion de trésorerie, en veillant à l’atteinte des résultats suivants:
- Revoir, en temps opportun, les décaissements de fonds assignés au personnel dans le cadre des activités de projets et s’assurer que les documents comptables requis soient soumis pour réconciliation.
- Gérer la petite caisse et soumettre mensuellement un rapport financier sur la situation des décaissements;
- Préparer rapidement et de manière précise les rapprochements bancaires.
- Initier les virements bancaires.
Supporte le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, en veillant à l’atteinte des résultats suivants:
- Participer aux formations pour le personnel des Projets
- Contribuer aux réseaux et communautés d’échange des pratiques et connaissances.
Exécuter toute autre tâche fixée dans le domaine d’expertise.
Impact des résultats :
Les résultats clés ont un impact sur l’exécution de la gestion des services financiers des Projets de l’ONUDC, en termes de qualité et de précision du travail. L’enregistrement des données exactes et la présentation des informations financières ainsi qu’une approche axée sur le client renforcent les capacités de l’ONUDC à gérer efficacement les ressources financières.
Competencies
Compétences fonctionnelles
Etablir des partenariats
Maintien des informations et des bases de données
Suivi et rapports sur les ressources mobilisées.
Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances
Recherche et analyse de base
Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage de l’apprentissage et des connaissances.
Connaissance du Travail / Expertise Technique
Connaissances fondamentales des processus, méthodes et procédures
- Comprend les principaux processus et méthodes de travail liés à la position (gestion des ressources financières) ;
- Avoir des connaissances de base des politiques et procédures organisationnelles liées à la gestion des ressources financières et les applique de manière consistante dans l’exécution de ses fonctions ;
- S’efforce de maintenir à jour ses connaissances de la fonction, par l’étude et d’autres moyens d’apprentissage ;
- Démontre de très bonnes connaissance des outils informatiques et utilisation des logiciels multimédia, ainsi que d’autres applications.
Promouvoir le changement et développement organisationnel
Présentation des informations sur les meilleures pratiques du changement organisationnel
Aptitudes à identifier les problèmes et à proposer des solutions.
Concevoir et mettre en œuvre des systèmes de gestion
Collecte des données et mise en œuvre des systèmes de gestion
- Utilise des bases de données et autres systèmes de gestion de l’information ;
- Fait des recommandations relatives aux procédures et la mise en œuvre des systèmes de gestion du travail.
Orientation axée sur le client
Niveau 1.1: entretenir des relations efficaces avec les clients
- Reporte régulièrement aux clients internes et externes;
- Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre, dans les délais, aux besoins des clients ;
- Répond rapidement aux besoins des clients rapidement.
Promouvoir la responsabilité et la gestion axées sur les résultats
Collecte et diffusion de l’information
- Maintien des bases de données ;
- Prépare dans les délais les données à rapporter.
COMPETENCES CORE :
Professionnalisme :
- Bonne connaissance de la gestion financière ;
- Sens éthique fort ;
- Capacité à porter un bon jugement et à prendre les décisions permettant l’atteinte des objectifs.
Planification et Organisation :
- Capable d’établir des priorités et de planifier ;
- Coordonner et suivre les plans de travail ;
- Prioriser les besoins selon les exigences et capacité à travailler avec des délais courts.
Communication :
Capable de rédiger de manière claire et concise et à communiquer de façon effective, y compris en ce qui concerne la rédaction de rapports.
Travail d’équipe :
- Compétences interpersonnelles prouvée et aptitudes à établir et à maintenir des relations de travail effectives avec des personnes dans un environnement multiculturels et multiethnique, avec un respect pour la diversité ;
- Habilité à rester calme en toutes circonstances.
Required Skills and Experience
Education :
- Diplôme de niveau secondaire en Comptabilité, Administration publique ou dans d’autres domaines pertinents.
Expérience Professionnelle :
- Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle, de préférence dans un environnement international, dans les domaines de la comptabilité ou de l’administration financière. Une expérience professionnelle antérieure dans le système des Nations Unies est considérée comme un atout fort.
- Expérience du système Atlas et du système Umoja de l’ONUDC considérée comme un atout.
Connaissances technologiques :
- Maîtrise de l’informatique et de l’utilisation de logiciels et autres applications pertinentes, telles les logiciels de calcul, de graphique, de tableur et autres applications statistiques, Internet, etc.
Langues :
- Les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies sont l’anglais et le français. Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français est exigée.
- Une bonne compréhension de l’anglais est également requise.
