Ce poste est à pourvoir au Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROSEN), Division des opérations (DO), Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC), avec lieu d’affectation à Dakar, Sénégal.
L’assistant aux ressources humaines travaillera sous la direction générale du représentant régional de l’ONUDC, ROSEN, et sous la supervision directe du responsable des opérations de l’ONUDC et du point focal des ressources humaines.
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Responsabilités
Dans le cadre de l’autorité qui lui est assignée, le titulaire effectuera les tâches spécifiques suivantes :
Recrutement et placement
• Traiter les candidatures aux postes vacants, y compris préparer et tenir à jour les dossiers des candidats, assurer et surveiller le transfert des dossiers de candidats entre les bureaux, organiser les entretiens et saisir les données. sur les candidats dans la liste automatisée.
• Aider à pourvoir les postes, y compris lancer et suivre les vérifications de références et les vérifications académiques, assurer l’achèvement des formalités préalables au recrutement, calculer les salaires et avantages connexes, et préparer et envoyer les offres d’engagement et les relevés d’émoluments.
• Aider à l’évaluation et à la présélection des candidatures aux postes de secrétaire, de bureau et de catégories connexes.
• Tenir à jour les fichiers d’annonces de postes vacants et suivre l’état des annonces de postes vacants.
• Coordonner avec les bureaux exécutifs et les candidats sélectionnés les préparatifs de voyage, les questions de visa et l’expédition des effets personnels.
• Préparer l’ordre du jour et fournir la documentation pertinente requise pour les réunions liées au recrutement.
• Préparer les actions du personnel.
• Conseiller le personnel sur les questions de visa.
Classification
• Aider à l’examen et au traitement des demandes de classification.
• Fournir des conseils et répondre aux questions générales sur les procédures et processus de classification.
Général
• Fournir des services généraux de soutien de bureau ; rédiger et/ou traiter diverses correspondances et autres communications.
• Mettre en place et maintenir des fichiers/enregistrements de référence (électroniques et papier).
• Planifier des rendez-vous/réunions, surveiller les délais, etc.
• Entreprendre des recherches sur une gamme de questions liées aux RH et aider à la préparation de notes/rapports.
• Maintenir une base de données automatisée contenant des statistiques liées aux RH et préparer des rapports périodiques.
• Aider à la préparation de la documentation nécessaire pour la distribution aux divers bureaux, départements et bureaux à l’étranger.
• Effectuer diverses tâches administratives (ex. : enregistrement des congés, demande de fournitures et d’équipement de bureau, etc.).
• Peut fournir des conseils/formations au personnel moins expérimenté.
• Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aider aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information tel que des pages Web ou des brochures.
• Effectuer d’autres tâches liées au travail, selon les besoins.
Compétences
Professionnalisme : Connaître les politiques, procédures et pratiques en matière de ressources humaines et être capable de les appliquer dans un contexte organisationnel. Fait preuve d’initiative, établit des liens appropriés avec les exigences du travail et anticipe les prochaines étapes. A la capacité d’effectuer l’analyse, la modélisation et l’interprétation de données à l’appui de la prise de décision. Fait preuve de fierté dans son travail et dans ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes.
Travail d’équipe : Travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Planification et organisation : développe des objectifs clairs et cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
L’expérience professionnelle
Un minimum de cinq années d’expérience en gestion des ressources humaines, en services administratifs ou dans un domaine connexe est requis. Le minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à trois pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier niveau ou supérieur.
Une expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d’organisations internationales similaires est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation et un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Ce poste temporaire est disponible pour une durée de six mois. Le pourvoi effectif de ce poste et la durée réelle de la mission dépendent de la disponibilité du financement. Si le candidat sélectionné est un membre du personnel interne du Secrétariat des Nations Unies, la sélection peut être administrée sous la forme d’une affectation temporaire.
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